高級文秘的工作技巧訓(xùn)練
【培訓(xùn)目標(biāo)】：
1）掌握必備的基本技能、技巧；
2）善于處理工作中的難點(diǎn)，掌握待人接物的技巧，實(shí)現(xiàn)有效的
時(shí)間管理；
3）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代文秘和
檔案管理的規(guī)范；
4）善于上傳下達(dá)，掌握
溝通技巧；
5）學(xué)習(xí)掌握規(guī)范的商務(wù)寫作技巧，提高公文寫作水平；
6）學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織思路及高效率的組織方法；
7）掌握基本的商務(wù)活動(dòng)禮儀，適應(yīng)日常商務(wù)場合的禮儀要求；
9）掌握拜訪客戶的必備禮節(jié)，從細(xì)微之處體現(xiàn)您對他人的尊重；
10）了解接待客戶的禮儀細(xì)節(jié)，讓您的每一位客人賓至如歸。
課程大綱：
【課程背景】為了快速提升文秘、助理、前臺(tái)、公關(guān)人員的職業(yè)技能，避免工作中的被動(dòng)和意識(shí)不到的差錯(cuò)；節(jié)省公司費(fèi)用。
【培訓(xùn)提綱】：
一、企業(yè)行政文秘職業(yè)特性與素質(zhì)要求
◇文秘人員的職業(yè)價(jià)值和作用
→案例：通用韋爾奇的
秘書崗位的評價(jià)
◇企業(yè)文秘工作的基本特征
◇文秘人員的職責(zé)與主要工作內(nèi)容
→案例：文秘人員的職位說明書樣板
◇文秘人員的自我角色定位
◇優(yōu)秀文秘人員的
勝任素質(zhì)
→案例：她作繭自縛發(fā)展機(jī)會(huì)毀于一旦
→案例：“一字之錯(cuò)”
→案例：一口痰“吐掉”一項(xiàng)合作
◇文秘的職業(yè)發(fā)展前景與實(shí)現(xiàn)路徑案例：
這個(gè)文秘是如何晉升為董事長辦公室主任的？
二、公文寫作與處理實(shí)務(wù)
→案例：一個(gè)剛上任的辦公室助理的公文遭遇
◇公文分類
◇公文的結(jié)構(gòu)
◇秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求
→案例：資深秘書談寫作基本功養(yǎng)成
◇公文寫作基本要領(lǐng)
◇13種常用公文模版
◇常用公函
◇請示與報(bào)告、批復(fù)的寫作與范例
◇SMART原則與SWOT方法
◇計(jì)劃撰寫注意事項(xiàng)
三、會(huì)務(wù)組織與管理
◇會(huì)務(wù)分類－組織思路
◇組織階段：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)助、會(huì)后整理
◇組織方法
◇例會(huì)的組織
◇大型會(huì)議、展會(huì)的組織
◇如何擔(dān)任會(huì)議主持人
◇如何當(dāng)好會(huì)議秘書？
→案例：某公司例會(huì)展開方式的變遷
◇全景案例：某公司年度大型慶典活動(dòng)策劃始末
→案例：大型會(huì)議及活動(dòng)策劃案
◇如何避免陷于會(huì)議忙碌之中？
四、文件資料管理與運(yùn)用
◇文檔分類標(biāo)準(zhǔn)
◇檔案管理的原則
◇文檔的索引
◇電子文檔的保管
◇名片系統(tǒng)管理
◇印章的管理
→案例：檔案員文件管理釀大錯(cuò)
→案例：有“人情味”的印章
◇研討：如何利用檔案為公司業(yè)務(wù)服務(wù)？
五、信息檔案管理
◇信息管理基本流程
◇信息的傳遞
◇保密意識(shí)與保密規(guī)則
◇信息的收集整理
◇信息的儲(chǔ)存與保密
◇秘書的基本職業(yè)道德
六、人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
◇溝通對于秘書的意義
◇秘書人員的溝通技巧
◇秘書讓領(lǐng)導(dǎo)刮目相看、獲得信任？
◇秘書人員如何與各種上司相處？
→案例：領(lǐng)導(dǎo)讓我難為情，我該怎么辦？
→案例：有人在你面前抱怨你的領(lǐng)導(dǎo)該怎么辦？
◇秘書常用溝通方式之比較
→案例：如何聽懂老板的“沒有說出來的意思”？
◇如何與你的上司協(xié)調(diào)而不幫倒忙？
◇問題：我的上級調(diào)走了怎么辦？
→案例：如何與同事或下級相處？
◇討論：秘書應(yīng)當(dāng)如何發(fā)揮自身優(yōu)勢起好協(xié)調(diào)作用？
七、辦公室
5S及辦公用品管理
◇整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng)
◇辦公用品申購、領(lǐng)用
◇維護(hù)各類辦公設(shè)備的正常使用
◇文件處理流程化
◇建立固定資產(chǎn)臺(tái)帳，確定責(zé)任人
八、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧
◇時(shí)間管理的誤區(qū)
◇時(shí)間管理的原則
√緩急輕重的優(yōu)先管理
√與別人的時(shí)間取得協(xié)作
◇賓客接待與電話處理
◇自我情緒控制與
壓力管理
◇時(shí)間管理的誤區(qū)
√目標(biāo)管理與80/20法則
√個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排
◇秘書時(shí)間管理小竅門
◇自我組織管理
九、訪客接待
◇接待客人流程
◇來訪電話對策
◇接待重要客戶的注意事項(xiàng)
◇案例分析一、二、三
十、如何成為上司得力助手
◇優(yōu)秀秘書的核心競爭力
◇如何對待不同類型的上司
◇與上級相處三大注意事項(xiàng)
◇知己知彼：分析上司的特點(diǎn)
◇站在下級的位置上思考上級的事
◇上司的行程安排
十一、
商務(wù)禮儀與職業(yè)形象塑造
一、新世紀(jì)個(gè)人形象塑造
◇女士著裝的要點(diǎn)
二、基本社交禮儀
◇問候的禮儀
◇日常商務(wù)活動(dòng)中的禮儀規(guī)范
三、商務(wù)宴請禮儀
◇西餐禮儀
◇自助餐禮儀四、儀容、儀表禮儀與儀態(tài)
◇儀容禮儀規(guī)范
◇站、坐、行的禮儀規(guī)范五、電話禮儀
◇接聽電話的七項(xiàng)注意六、辦公室禮儀
◇適度的音量◇與異性同事交往
◇著裝的TPO原則
◇男士著裝的規(guī)范
◇見面介紹的禮儀
◇名片的使用
◇與工作有關(guān)的文體活動(dòng)中的禮儀規(guī)范
◇中餐禮儀
◇日餐與茶道禮儀簡介
◇餐飲禮儀禁忌
◇形象的社會(huì)
心理學(xué)基礎(chǔ)
◇化妝的禮儀
◇恰當(dāng)?shù)闹w語言
◇接聽電話的四大基本原則
◇撥打電話的八大要點(diǎn)
◇創(chuàng)設(shè)整潔的辦公環(huán)境
◇尊重他人的空間