高級秘書、助理和行政人員技能提高訓(xùn)練營
課程引言
您是秘書、助理、行政管理者，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，您是否對以下問題感到困惑：
1、同樣的工作機(jī)遇，同樣的發(fā)展平臺，為什么有的人能在很短的時間里平步青云，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，成為企業(yè)不輕易被取代的人，而有的人付出不少，卻不能被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可？
2、想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，卻不知道如何才能做得優(yōu)秀？
3、看著領(lǐng)導(dǎo)每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？
4、面對領(lǐng)導(dǎo)，不知道自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中的價值是多少？
5、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，努力去做了，但為什么結(jié)果與領(lǐng)導(dǎo)的要求差距甚遠(yuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)不滿意呢？
6、工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？
7、輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，很多時候不知道如何去行使權(quán)利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領(lǐng)導(dǎo)”地位？領(lǐng)導(dǎo)催辦的工作，對方總是拖延，自己卻無力解決？
8、與領(lǐng)導(dǎo)工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領(lǐng)導(dǎo)的距離，心中沒底？
9、對公司的“潛”規(guī)則，不知該如何應(yīng)對？
10、如何服務(wù)好多頭領(lǐng)導(dǎo)？
11、對領(lǐng)導(dǎo)交辦臨時工作，卻不知如何把握其權(quán)重？
12、禮儀看似微不足道，如何認(rèn)知其重要性？
13、在所從事的工作中總是被動行事，如何才能主動掌握工作節(jié)奏？
14、想努力提升工作的效率，但卻不知從何處下手？
15、如何能在崗位上保持良好的工作狀態(tài)？
16、如何提升自身的崗位能量及能力能量？
17、不明確自己未來職業(yè)發(fā)展方向是什么？
18、……
諸如以上的問題，都是每個秘書、助理/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，工作能力，成為行政管理者亟待解決的問題。
——如何全方位打造五星級秘書、助理/行政人員，從優(yōu)秀到卓越，通過學(xué)習(xí)我們能找到結(jié)果。
課程背景
在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)對下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；
課程收益
新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調(diào)頻”能力，本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”技巧，學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法，具備快速調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo)一個“頻道”上進(jìn)行溝通的能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。
→明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向；
→崗位認(rèn)知，職責(zé)明確；
→明確行政管理工作必須掌握的專業(yè)知識；
→學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位；
→運用流程化管理技能提升行政管理工作水平；
→有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；
→規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用；
→提升的企業(yè)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
→學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；
→了解作為一個專業(yè)化的前臺行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵；
→掌握溝通的基本步驟，學(xué)習(xí)溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。
→學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法
課程提綱
第一部分職業(yè)素養(yǎng)篇
一、行政人員（秘書/助理）的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、準(zhǔn)確自我定位
◇初級：事務(wù)性文員
◇中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
◇高級：獨立管理＋事務(wù)處理
——視頻：為什么不提拔我？
——現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”
2、優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
◇如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì)
◇優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認(rèn)為：初級秘書、文員不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；
第二種人認(rèn)為吃年輕飯，混日子；
第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越
——案例：老板眼中的五星級秘書/助理
二、職業(yè)生涯規(guī)劃
1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2、為何要進(jìn)行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
◇分析自我，確立人生的方向
◇準(zhǔn)確評價個人特點和強(qiáng)項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
◇看到秘書/助理/前臺人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動力
——小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏
3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
◇掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析
◇運用“5W提問”法進(jìn)行自我分析
→WhatIam?我是什么樣的人？
→WhatIwant?我想要什么？
→WhatIcando?我能做什么？
→WhatfitImost?什么是最適合我？
→WhatIcanchoose？我能夠選擇什么？
——走進(jìn)實戰(zhàn)：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認(rèn)識自我
你知道您是什么性格的人嗎？你不能在困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
——建議尋找通過20%的努力就能到達(dá)80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
——視頻：同樣的事情為什么我就做不好？
三、秘書/助理職場禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個人職場形象
◇職業(yè)形象六要素
◇“拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
◇恰當(dāng)?shù)闹w語言讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2、基本職場禮儀
◇辦公室禮儀
◇待禮儀——形體儀態(tài)的訓(xùn)練
※站姿—體態(tài)美的起點
※坐姿—高雅儀態(tài)的展示
※走姿—動態(tài)美的展示
※表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
◇接待禮儀
※有約接待
※無約接待
◇電話禮儀與應(yīng)對技巧
——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信
四、辦公場所5S管理
◇5S的概念
◇推行5S的重要性
◇如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
◇長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧
職業(yè)形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領(lǐng)導(dǎo)的品味。責(zé)任重大
從改變自己開始吧！
——案例：為什么有需求，見了你后需求就沒有了
第二部分工作技能篇
一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
◇時間管理的誤區(qū)
◇時間管理的原則
√目標(biāo)管理與80/20法則
√緩急輕重的優(yōu)先管理
√個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排
——現(xiàn)場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數(shù)？
盤點你的工作效率。
練習(xí)2：整理一個秘書的工作日程
◇時間管理小竅門
◇辦公室事務(wù)處理技巧
◇上級的時間管理與安排
◇自我情緒控制與壓力管理
◇上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧
——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對
大家認(rèn)為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣
二、會務(wù)組織與管理
◇成功組織會議的技巧
◇組織階段的工作：
——會前準(zhǔn)備
——會中協(xié)助
——會后整理
◇會議座次安排的學(xué)問
——練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會
——案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？
三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
◇信息工作的六個基本要求和三個訣竅
◇收集信息工作的三個訣竅
2、文檔管理
◇文檔分類及儲存的工作規(guī)范
◇文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
◇文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
——案例：李秘書的返工引起的深思
四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文寫作的方法
◇寫作原則
◇寫作特點
3、常用行政公文寫作規(guī)范及訓(xùn)練
◇通用公文：
→通知
→請示
→批復(fù)
→函
→決定
事務(wù)公文：
→工作計劃
→工作總結(jié)
→會議紀(jì)要
現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告），您如何處理來？
第三部分統(tǒng)籌管理篇
秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
——游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
◇學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話
◇怎樣反問：了解對方的需求
◇如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
◇表明立場：拒絕的藝術(shù)
◇提出解決方案：提出2-3個解決方案
——案例：如果是你該怎么說？
為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環(huán)節(jié)
◇信息發(fā)送、接收、反饋
◇有效發(fā)送的技巧
——現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認(rèn)識你的溝通對象
◇與上級溝通的原則
◇與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
◇跨部門的溝通技巧
◇與客戶溝通
——游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學(xué)問——教您認(rèn)識自己和他人的工具
——只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo)
二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理
1、行政管理內(nèi)容：
◇后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
——案例：如何應(yīng)對車輛管理的“漏洞”？
◇辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）
◇員工安全和保密工作
三、事物性項目性工作的組織管理
◇事務(wù)工作有哪些
◇學(xué)會列事務(wù)清單
◇用項目計劃管理工作
——現(xiàn)場演示行政事務(wù)工作：
1、搬家后員工提出不滿，如何解決？
2、如何合理安排分布辦公室？
3、如何為上司整理辦公室？
四、課程分享：我學(xué)到了什么？