采購管理理論：采購的過程
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采購過程因企業(yè)采購產(chǎn)品的不同而有很大不同。對(duì)服務(wù)的管理與對(duì)原材料和輔助材料的管理有所不同，同時(shí)原材料和輔助管理又屬于技術(shù)部分。任何一個(gè)企業(yè)都要以不同的程度和方式執(zhí)行以下9個(gè)基本采購步驟。采購方式由購買的產(chǎn)品、采購經(jīng)理的能力及采購的方式而定。
以下是采購過程的步驟：
確認(rèn)需求 當(dāng)企業(yè)的某個(gè)人認(rèn)識(shí)到有需求進(jìn)而去投入時(shí)，比如有材料、供應(yīng)商或服務(wù)等來滿足這一需求或者支持企業(yè)每天的運(yùn)營活動(dòng)，采購便開始了。我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到需求的存在是所采購產(chǎn)品的人的職責(zé)，例如，生產(chǎn)部門的經(jīng)理有責(zé)任知道何時(shí)需要多少零部件。生產(chǎn)部門經(jīng)理的職責(zé)是識(shí)別并傳達(dá)需求，以使采購行為準(zhǔn)確并且及時(shí)。管理工作做得較好的企業(yè)一般都有采購政策或者程序手冊(cè)，、用來指導(dǎo)企業(yè)的管理者和采購部門的合作。今天，很多標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)需求會(huì)通過一個(gè)計(jì)算機(jī)生產(chǎn)控制程序傳達(dá)，這個(gè)程序能夠監(jiān)控存貨水平和再訂貨點(diǎn)。然而，一個(gè)明確的指導(dǎo)原則應(yīng)該是使新的、獨(dú)特的和一次性的采購得到準(zhǔn)確的傳達(dá)。
描述需求 為保證在正確的時(shí)間得到正確的產(chǎn)品，使用者必須向采購方明確表達(dá)特殊的需求，通常是通過采購請(qǐng)求。采購請(qǐng)求包括以下信息：產(chǎn)品的描述；提出請(qǐng)求的部門；負(fù)責(zé)人的簽名；購買的數(shù)量以及送達(dá)的時(shí)間和地點(diǎn)。這些信息都應(yīng)該明確地表述出來以確保購買過程盡可能地順利進(jìn)行。例如，送達(dá)時(shí)間應(yīng)該具體到某天的某時(shí)，而不應(yīng)該是“盡快”。如果產(chǎn)品在四周內(nèi)不需要，使用者就應(yīng)表明是四周而不是兩周以保證產(chǎn)品“按時(shí)”得到。兩周的壓縮時(shí)間可能導(dǎo)致較高的價(jià)格，而這對(duì)于“按時(shí)”送達(dá)貨物是沒有必要的。實(shí)際的、準(zhǔn)確的信息對(duì)于減少混亂、建立良好的工作環(huán)境是必需的。由于購買必須準(zhǔn)確表達(dá)出需要什么，進(jìn)而能挑選正確的供應(yīng)商并將需求準(zhǔn)確地傳達(dá)給供應(yīng)商，所以需求的表述顯得格外重要。對(duì)于某種產(chǎn)品的購買經(jīng)驗(yàn)越少，對(duì)它的描述就應(yīng)該越清晰、具體。
供應(yīng)商的選擇和發(fā)展 一旦采購方理解了消費(fèi)者購買產(chǎn)品的需求，下一步就是盡量找到最好的供應(yīng)商。在購買過程中，供應(yīng)商的選擇是很重要的一步，“采購部門的成功取決于它在確定和發(fā)展供應(yīng)商，考察供應(yīng)商（賣主）的實(shí)力，然后選擇正確的供應(yīng)商（賣主）上”。由于采購的職責(zé)是以最好的服務(wù)、最低的總成本提供最高質(zhì)量的產(chǎn)品，所以供應(yīng)商的選擇應(yīng)基于以上的要求。判斷一個(gè)好的供應(yīng)商的實(shí)際操作過程依照購買產(chǎn)品的不同而不同。對(duì)大多數(shù)企業(yè)來說都存在下面這個(gè)相同的基本關(guān)系：主要零部件的供應(yīng)商如發(fā)動(dòng)機(jī)、控制面板這些要經(jīng)過認(rèn)真檢驗(yàn)的產(chǎn)品的供應(yīng)商，比輔助材料的供應(yīng)商受到更多的關(guān)注。一般來說，購買產(chǎn)品的價(jià)值越大或?qū)ψ罱K產(chǎn)品影響越大，供應(yīng)商的選擇就越重要。選擇供應(yīng)商的基本程序包括以下4步：識(shí)別、評(píng)估、認(rèn)可和監(jiān)控。識(shí)別應(yīng)從回顧采購資料開始，列出潛在供應(yīng)商的名單。這些資料包含了過去幾年所有供應(yīng)商的信息。供應(yīng)商的名字經(jīng)常出現(xiàn)在本企業(yè)或別的企業(yè)合同中，比如采購和銷售經(jīng)理那里。附加的信息可以從出版商和供應(yīng)商的指南手冊(cè)中得到。例如，托馬斯美國制造商名單(
www.thomospublishing. com)幾乎包括了美國所有產(chǎn)品的制造商，該名單大約50000頁，列舉了150000多個(gè)公司。名單中不包括公司的任何業(yè)績，也不包括國際供應(yīng)商。在市場(chǎng)全球化的今天，最好的供應(yīng)商可能不在美國國內(nèi)。
確定名單上供應(yīng)商的業(yè)績是評(píng)估階段的第一任務(wù)，應(yīng)分成兩步。首先，要建立供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)包括質(zhì)量、價(jià)格、
可靠性、當(dāng)前和今后的實(shí)力、服務(wù)、快速反應(yīng)能力、技術(shù)知識(shí)、管理能力和財(cái)務(wù)的穩(wěn)定性。評(píng)估的第二步是收集業(yè)績信息，這可以用來評(píng)估供應(yīng)商。采購經(jīng)理收集到每個(gè)供應(yīng)商基本的信息后，就可以進(jìn)行比較分析了。在供應(yīng)商評(píng)估領(lǐng)域一個(gè)有意義的發(fā)展就是利用專家系統(tǒng)幫助做出選擇供應(yīng)商的決策。專家系統(tǒng)是將“專家”的知識(shí)與決策的邏輯性結(jié)合起來，幫助經(jīng)理們制定系統(tǒng)決策方法的一種工具，比如說供應(yīng)商的選擇。選擇供應(yīng)商的專家系統(tǒng)不但包括與正確選擇標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的一系列問題，而且還包括選擇標(biāo)準(zhǔn)的相對(duì)權(quán)重和優(yōu)先次序。
對(duì)潛在供應(yīng)商認(rèn)真評(píng)估后，采購就應(yīng)集中到名單上少數(shù)幾個(gè)供應(yīng)商上，這個(gè)過程是認(rèn)可的關(guān)鍵。如果在簽訂合同時(shí)，認(rèn)可名單上的供應(yīng)商的價(jià)格和其他條件具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，那這個(gè)供應(yīng)商就是有資格的。如果企業(yè)的采購策略是從多方供應(yīng)商采購從而保證以較低的價(jià)格獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，那認(rèn)可名單上就應(yīng)該有每種材料的多個(gè)供應(yīng)商名字。如果企業(yè)購買一種材料全部是與一個(gè)供應(yīng)商合作，那名單上就應(yīng)該減少到只有一個(gè)供應(yīng)商，這個(gè)供應(yīng)商一般通過合作談判的方式確定下來。選擇和發(fā)展供應(yīng)商過程中的最后一步是監(jiān)控供應(yīng)商的業(yè)績。現(xiàn)在很多采購部門使用計(jì)分卡( scorecard)評(píng)估供應(yīng)商的業(yè)績。計(jì)分卡是一種記錄卡片，用來確定和衡量基本的業(yè)績指標(biāo)，以每個(gè)指標(biāo)評(píng)估供應(yīng)商的業(yè)績，最后全面提供供應(yīng)商的等級(jí)水平。很多企業(yè)都用評(píng)分等級(jí)的方式來對(duì)供應(yīng)商分類。例如，一個(gè)運(yùn)輸設(shè)備行業(yè)領(lǐng)頭的制造商將供應(yīng)商分成以下4組：合伙人、關(guān)鍵供應(yīng)商、一般供應(yīng)商和合同供應(yīng)商。不管如何分類，供應(yīng)商都應(yīng)根據(jù)計(jì)分卡上的信息不斷加以改進(jìn)。大多數(shù)企業(yè)都會(huì)按季度更新計(jì)分卡信息。
確定價(jià)格 在供應(yīng)商的選擇中，價(jià)格僅是一個(gè)因素，但卻是評(píng)估采購部門業(yè)績的一個(gè)最常用的因素。因此，應(yīng)積極地采用以下三種主要辦法獲得盡可能低的價(jià)格：以目錄價(jià)格購買；競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)和談判。
以目錄價(jià)格購買 對(duì)大多數(shù)產(chǎn)品來說，最好的辦法就是到平價(jià)商場(chǎng)以公開的價(jià)格購買。低需求量和低價(jià)值的商品不值得花額外的時(shí)間和精力去獲得較低的價(jià)格。
競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo) 競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)是指通過市場(chǎng)的公開競(jìng)爭(zhēng)找到提供較低價(jià)格的供應(yīng)商。因?yàn)闈撛诘墓?yīng)商為得到合同而競(jìng)爭(zhēng)，它們會(huì)給出在彌補(bǔ)了制造和銷售成本以后獲利較少的價(jià)格。由于合同以較低合理價(jià)格參與招標(biāo)，所以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)被看做是取得合理價(jià)格的最有效方式。
談判 當(dāng)購買金額很大，存在高風(fēng)險(xiǎn)或長期的合作時(shí)，就需要進(jìn)行談判。談判的內(nèi)容一般超越了價(jià)格本身，是為了建立一項(xiàng)全面的協(xié)議，協(xié)議對(duì)談判雙方是互利的。談判的主題一般是價(jià)格、配送、不斷改進(jìn)、產(chǎn)品的詳細(xì)信息、擔(dān)保和財(cái)務(wù)條款。像沃爾瑪和豐田這樣的企業(yè)都已采用談判的方式來以較低的價(jià)格獲得較高水平的服務(wù)。
合同制定的前期準(zhǔn)備工作 繼需求被確認(rèn)和描述，選擇了供應(yīng)商，所有的細(xì)節(jié)如數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格和配送確定之后，
采購合同就制定出來了。采購合同具體指明了產(chǎn)品和協(xié)議中的條款以及供應(yīng)商的責(zé)任。由于一些潛在成本是采購合同的不正確履行產(chǎn)生的，所以確保每個(gè)采購合同的正確實(shí)施是非常重要的。例如，彌補(bǔ)產(chǎn)品數(shù)量裝錯(cuò)和時(shí)間、地點(diǎn)出錯(cuò)這樣的錯(cuò)誤所用的時(shí)間和精力就會(huì)增加購買成本，使得精心選擇供應(yīng)商、費(fèi)盡心思談判的努力付諸東流。為了使購買過程簡(jiǎn)化、高效，我們已將工作放在減少與采購合同相關(guān)的文本工作上，并且充分利用總合同。總合同將協(xié)議中的所有條款具體到某一特定時(shí)間（通常是一年），并且包括了所購買產(chǎn)品的總量甚至協(xié)議中分批送貨的小批量數(shù)。合同一旦生效，供貨方就會(huì)騰出運(yùn)輸工具來發(fā)貨。由于總合同承諾將會(huì)與供應(yīng)商有業(yè)務(wù)往來，所以購買者有資格得到數(shù)量折扣。今天，采購合同可以由最終消費(fèi)者或采購部門以電子方式傳輸過來。利用共同調(diào)撥卡也是減少文本工作量的一個(gè)途徑。
后續(xù)跟進(jìn)及催促 采購過程要求供應(yīng)商必須按步驟貫徹采購協(xié)議，以保證他們履行采購協(xié)議中的條款。當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量和配送問題時(shí)，供應(yīng)商有序的行動(dòng)能夠幫助及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，采購的后續(xù)工作會(huì)變得復(fù)雜，而且干擾因素會(huì)增加。如指派員工與供應(yīng)商共同工作；使用高成本的應(yīng)急運(yùn)輸工具；安排替代供應(yīng)商的送貨事宜；或者改變采購企業(yè)的
生產(chǎn)計(jì)劃。采購過程中在行動(dòng)前要考慮問題的類型、訂單的重要性，以及采購方與供應(yīng)者關(guān)系等方面。
催促是指為加快送貨而做的努力。像最初承諾的一樣，不管合同履行落后于預(yù)定計(jì)劃，還是采購企業(yè)需要提前履行合同時(shí)，送貨都是必需的。一個(gè)管理得較好的企業(yè)催促的僅是總貨物的一小部分。如果要使采購活動(dòng)順利進(jìn)行，應(yīng)該只選擇能按承諾送貨的供應(yīng)商。如果生產(chǎn)商充分計(jì)劃了它的原材料需求，那么對(duì)提前送貨的要求就不多。為了避免不及時(shí)送貨的問題發(fā)生，很多企業(yè)在采購協(xié)議中加入了懲罰條款。如第一次晚送貨罰款5000美元；第二次罰款50000美元；若發(fā)生了第三次，一年后從認(rèn)可名單上除去這個(gè)供應(yīng)商。有的企業(yè)制定懲罰條款是為了激勵(lì)供應(yīng)商們?cè)趩栴}出現(xiàn)時(shí)積極進(jìn)行交流，降低企業(yè)合作時(shí)耽擱送貨的可鼢陛。如果供應(yīng)商沒有通知企業(yè)送貨發(fā)生了問題，金錢方面的懲罰是很嚴(yán)厲的。
收貨和檢驗(yàn) 當(dāng)訂貨到達(dá)采購企業(yè)時(shí)，必須要經(jīng)過一個(gè)接貨程序。接收程序要求發(fā)票與貨物對(duì)應(yīng)，包括實(shí)物清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)，目的是確保購買的產(chǎn)品確實(shí)是需要的。在大多數(shù)企業(yè)中，收貨和檢驗(yàn)工作由一個(gè)獨(dú)立的部門來完成，以確保檢驗(yàn)的準(zhǔn)確性和客觀性。當(dāng)收到的貨物不合格時(shí)要通知采購部門。產(chǎn)品不合格的兩個(gè)主要原因是運(yùn)送來的貨物過多或不足，導(dǎo)致了錯(cuò)誤的數(shù)量，或者產(chǎn)品達(dá)不到所要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。很多企業(yè)，通過特許或首選供應(yīng)商的作用改變了接貨程序。與主要供應(yīng)商的緊密合作有助于幫助它們獲得特許。大多數(shù)特許條款主要集中在提高供應(yīng)商生產(chǎn)高質(zhì)量產(chǎn)品的能力上，以便取消質(zhì)量檢驗(yàn)。確保供應(yīng)商具有及時(shí)準(zhǔn)確送貨的程序和技術(shù)也是特許認(rèn)可過程中主要考慮的。供應(yīng)商一旦獲得了特許，驗(yàn)貨的過程就可以取消，收到的貨物就能很快地入庫或直接從碼頭運(yùn)到生產(chǎn)線上。檢驗(yàn)只有在將來出現(xiàn)問題的時(shí)候才會(huì)發(fā)生。特許供應(yīng)商和簡(jiǎn)化收貨帶來的好處不但是有了高質(zhì)量的產(chǎn)品，還縮短了流通時(shí)間。
結(jié)算票據(jù)和付款 供應(yīng)商希望準(zhǔn)時(shí)收到貨款。另外，準(zhǔn)時(shí)的付款對(duì)于與有能力的供應(yīng)商建立良好的關(guān)系也是必要的。除了有助于建立購買者和供應(yīng)商之間的關(guān)系外，發(fā)展高效的票據(jù)結(jié)算程序在財(cái)務(wù)上也很有意義，因?yàn)楦犊顥l款中經(jīng)常包括即刻付款折扣。實(shí)際的付款過程是由財(cái)務(wù)部門實(shí)施的，但是采購應(yīng)該設(shè)計(jì)一個(gè)系統(tǒng)，使票據(jù)到款項(xiàng)的支付過程清晰、快速。將經(jīng)營商的特許與信息技術(shù)聯(lián)系起來能夠使票據(jù)結(jié)算和付款過程簡(jiǎn)化。當(dāng)福特公司在20世紀(jì)90年代設(shè)計(jì)它的付款程序時(shí)，采用了“無票據(jù)系統(tǒng)”。當(dāng)訂貨送達(dá)時(shí)，就檢查計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，確認(rèn)所到的貨物是否與訂貨記錄相符。如果訂貨記錄存在的話，接收訂貨同時(shí)直接付款。
績效監(jiān)控和數(shù)據(jù)庫管理 應(yīng)該認(rèn)真地跟蹤供應(yīng)商的業(yè)績，同時(shí)采購產(chǎn)品的數(shù)據(jù)庫也應(yīng)及時(shí)更新，為采購方提供未來決策的更好信息。數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括以下4種類型的信息：所有采購訂單當(dāng)前的狀況；所有供應(yīng)商與選擇評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的業(yè)績信息；每種類型或商品的信息；與合同和合作關(guān)系相關(guān)的所有信息。如果一份合同能有效地履行企業(yè)每年的訂貨，采購方就需要知道到截至目前已訂了多少貨。如果合同中規(guī)定在合作期間供應(yīng)商每年將以3%的幅度降低材料價(jià)格，采購方就應(yīng)該考慮是否與供應(yīng)商在合同中簽訂折扣條款。因?yàn)樾畔⒃诔晒Φ馁徺I中起著至關(guān)重要的作用，所以必須認(rèn)真設(shè)計(jì)和維護(hù)數(shù)據(jù)庫，使它能夠提供準(zhǔn)確、相關(guān)和實(shí)時(shí)的信息。
當(dāng)正確實(shí)施了以上9個(gè)步驟后，采購就會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。