如何解決采購管理中的跨部門協(xié)作問題
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由于采購業(yè)務(wù)牽涉范圍廣，相關(guān)部門多，欲使采購業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，而獲得良好的工作績效，除了
采購人員的努力外，尚需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。
因此，采購人員必須具備良好的人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力，以期獲得有關(guān)部門的合作，圓滿完成任務(wù)。采購部門與企業(yè)內(nèi)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系敘述如下：
（一）與營銷部門協(xié)調(diào)
1．營銷部門應(yīng)提供正確的營銷預(yù)測(cè)及營銷目標(biāo)等資料給采購部門，以期采購計(jì)劃有效執(zhí)行。
2．營銷部門制定產(chǎn)品的價(jià)格，必須事先預(yù)估制造成本，尤其是占主要部分的材料成本。在預(yù)估材料成本方面，采購部門應(yīng)提供充分協(xié)助。
3．營銷部門在接受顧客緊急訂單時(shí)，應(yīng)充分考慮庫存情況和采購周期，通過引導(dǎo)客戶，確定合適的交貨期，避免交貨延誤。
（二）與生產(chǎn)管理部門協(xié)調(diào)
為了確保原料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部門和生產(chǎn)管理部門需要經(jīng)常交換信息。生產(chǎn)管理部門應(yīng)盡早通知采購部門有關(guān)產(chǎn)品的
生產(chǎn)計(jì)劃與物料需求計(jì)劃，使采購部門有充裕的時(shí)間尋求貨源，并與供應(yīng)商議價(jià)；而采購部門也必須通知生產(chǎn)管理部門其所需要的購運(yùn)時(shí)間及訂購后可能發(fā)生的變化。如果生產(chǎn)計(jì)劃或采購計(jì)劃中的數(shù)量或時(shí)程有任何的改變，彼此都應(yīng)迅速通知對(duì)方，以便及時(shí)作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合。
(三）與品質(zhì)管理部門協(xié)調(diào)
采購人員必須熟悉有關(guān)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，以便從供應(yīng)商處購買到合乎質(zhì)量的物料。采購人員由于直接與供應(yīng)商接觸，能幫助品質(zhì)管理部門建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；而品質(zhì)管理部門也應(yīng)將檢查結(jié)果告知采購人員，借以考核供應(yīng)商。因此，采購部門與品質(zhì)管理部門的協(xié)調(diào)關(guān)系如下：
1．品質(zhì)管理知識(shí)：采購人員應(yīng)隨時(shí)向品質(zhì)管理部門學(xué)習(xí)品質(zhì)管理的知識(shí)，以便在與供應(yīng)商談判時(shí)明確物料品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以免在交貨時(shí)與供應(yīng)商產(chǎn)生質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)方法分歧。
2．品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)：采購部門應(yīng)與品質(zhì)管理部門保持密切聯(lián)系，以使品質(zhì)管理部門隨時(shí)提供必要的協(xié)助，使請(qǐng)購規(guī)格與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)能相吻合。
3．物料驗(yàn)收：品質(zhì)管理部門對(duì)由于廠商交來的物料不符合要求而拒收時(shí)，應(yīng)立即通知采購部門，以便采取必要的措施。
4．開發(fā)供應(yīng)商：采購部門與品質(zhì)管理部門應(yīng)共同開發(fā)供應(yīng)商，以確認(rèn)廠商是否具備供應(yīng)所需品質(zhì)及數(shù)量的產(chǎn)品的能力。
（四）與生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)
采購部門提供生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)所需物料，兩者關(guān)系密切，但是兩者卻有不同的立場(chǎng)。通常，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)希望物料能快速供應(yīng)，以免發(fā)生斷料停工；而采購部門則希望能有充分的時(shí)間進(jìn)行議價(jià)，以降低
采購成本。因此，在采購的購運(yùn)時(shí)間方面，彼此需互相尊重、充分協(xié)調(diào)，切勿意氣用事。
另外，對(duì)于“自制”或“外包”的決定，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)與采購部門彼此立場(chǎng)與見解也可能不同，此時(shí)應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，以客觀的態(tài)度共商辦法。
（五）與財(cái)務(wù)部門協(xié)調(diào)
每一項(xiàng)采購交易，從訂購開始到交貨、請(qǐng)款、付款為止，都需要作財(cái)務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門還可為采購部門提供各項(xiàng)有關(guān)的計(jì)算資料。例如：應(yīng)付賬款余額統(tǒng)計(jì)、實(shí)際支出金額與預(yù)算金額比較、材料成本計(jì)算、價(jià)差績效計(jì)算等。
（六）與技術(shù)部門協(xié)調(diào)
1. 技術(shù)部門在設(shè)計(jì)物料規(guī)格時(shí)，不可過分強(qiáng)調(diào)追求理想品質(zhì)，而忽略價(jià)格和市場(chǎng)因素；而采購部門也不可太強(qiáng)調(diào)價(jià)格因素而忽略品質(zhì)要求。因此，技術(shù)部門應(yīng)征詢采購部門的意見，而采購部門也應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)信息，建議適當(dāng)?shù)囊?guī)格標(biāo)準(zhǔn)。總之，兩者必須密切協(xié)調(diào)，才能順利進(jìn)行采購。
2．為了降低采購成本，采購人員應(yīng)早期參與
產(chǎn)品開發(fā)過程，隨時(shí)提供有關(guān)物料規(guī)格、性能、價(jià)格等最新信息，供技術(shù)部門參考，推進(jìn)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化。
（七）與倉儲(chǔ)部門協(xié)調(diào)
大量采購可以降低物料的單位成本，但相對(duì)地，存量的增加會(huì)提高倉儲(chǔ)成本。因此，為了使整體的采購成本降低，采購部門與倉儲(chǔ)部門必須有良好的溝通與協(xié)調(diào)，從而設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)淖畹痛媪考坝嗁忺c(diǎn)。
采購部門應(yīng)在訂購作業(yè)完成時(shí)，將有關(guān)交貨時(shí)間與數(shù)量等資料通知倉儲(chǔ)部門，以便倉儲(chǔ)部門能事先準(zhǔn)備所需空間，而倉儲(chǔ)部門也應(yīng)定期將存量記錄通知采購部門，以利于存量控制。另外，對(duì)于退貨、呆料、缺料等問題，采購人員也應(yīng)協(xié)助倉儲(chǔ)人員處理。