采購訂單簽訂前的準備工作：界定和描述需求
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描述需求是在提出需求的基礎上，對需要采購的商品或服務有一個準確的描述。準確地描述所需商品或服務是采購部門和使用者，或是跨職能采購團體的共同責任。未來的市場情況對物資采購是非常重要的，因而采購部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進行交流很重要。又由于在具體的規(guī)格交給供應商之前，采購部門是對它進行把關的最后一個部門，因而采購部門需要對它進行最后一次檢查。任何關于采購事項的描述的準確性方面的問題都應該請采購者或采購團隊進行咨詢。采購的成功始于采購需求的確定，應制定恰當?shù)霓k法來保證明確對供應品的需求，更重要的是讓供應商準確地理解。
1．界定和描述需求
如果不了解使用部門到底需要什么，采購部門不可能進行采購。出于這個目的，就必然要對所申請采購的需求品、物品、商品和服務有一個準確的描述。準確地描述所需的物品和服務是采購部門或是使用者共同的責任。
如果通過某種調(diào)整，公司可能獲得更好的滿足，那采購者就應該對現(xiàn)存的規(guī)格要求提出質(zhì)疑。當所需要的物品在市場上處于短缺狀態(tài)時，只能采用替代品，這就是一個明顯的例子。由于未來的市場情況起著很重要的作用，因此，采購部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進行密切的交流就有重要意義。否則，輕者由于需求描述不夠準確而導致浪費時間；重者，會產(chǎn)生嚴重的財務后果并導致供應的中斷，公司內(nèi)部關系惡化，喪失產(chǎn)品或服務改進的機會，或是失去供應商的尊重和信任。
由于在具體的規(guī)格要求交給供應商之前，采購部門是能見到它的最后一個部門，因而，很明顯，需要對其最后檢查一次。如果采購部門的人員對申請采購的產(chǎn)品或服務不熟悉，這種檢查就不可能產(chǎn)生實效。任何關于請購事項的描述的準確性方面的問題都應該向請購者或采購團隊進行咨詢，采購部門不能單方面想當然地處理。
2．如何界定和描述需求
用來描述所需物品或服務的字眼應該統(tǒng)一，為了避免誤解應制定合適的名詞手冊。確保詞匯的統(tǒng)一性的一個最有效的方法是在采購部門保留一份文件，列出經(jīng)常購買物品的名稱。這類文件一般的保管方法是企業(yè)同時保管總目錄和庫存目錄，總目錄列出所有使用的項目，而庫存目錄包括所有在庫的物品，這些目錄可以做成活頁或是制成卡片，或者在計算機中建立數(shù)據(jù)庫。這類目錄如果能被完善地規(guī)劃并得到精心的維護，那么對于企業(yè)中物品描述的一致性會有很大的推動作用。這也有助于減少采購申請呻出現(xiàn)異乎尋常的尺寸等級要求，并且它還能方便會計和倉儲部門的工作。不過，如果這類目錄不能被周到地規(guī)劃、維護并投入實際使用，那么它們只能帶來混亂和金錢的浪費，不會有任何作用。
以下內(nèi)容應該包括在申請中：
①日期。
②編號（以便于區(qū)分）。
③申請的發(fā)出部門。
④涉及的金額。
⑤對于所需物料本身的完整描述以及所需數(shù)量。
⑥物料需要的日期。
⑦任何特殊的發(fā)送說明。
⑧授權(quán)申請人的簽字。