采購管理理論：采購的程序
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采購的基本程序會(huì)因?yàn)椴少徠返膩碓?mdash;—國內(nèi)采購、國外采購，采購的方式——議價(jià)、比價(jià)、招標(biāo)，以及采購的對(duì)象——物料、工程發(fā)包等不同，而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有若干差異，但對(duì)于基本的程序每個(gè)企業(yè)則大同小異。采購作業(yè)流程通常是指有制造需求的廠家選擇和購買生產(chǎn)所需要的各種原材料、零部件等物料的全過程。在這個(gè)過程中作為制造業(yè)的購買方，首先要尋找相應(yīng)的供應(yīng)商，調(diào)查其產(chǎn)品在數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面是否滿足購買要求；其次，在選定了供應(yīng)商之后，要以訂單方式傳遞詳細(xì)的購買計(jì)劃和需求信息給供應(yīng)商并商定結(jié)款方式，以便供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確地按照客戶的性能指標(biāo)進(jìn)行生產(chǎn)和供貨；最后，要定期對(duì)采購物料的管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，尋求提高效率的采購流程創(chuàng)新模式。所以，采購作業(yè)流程體系是涵蓋從采購計(jì)劃的制訂、供應(yīng)商的認(rèn)證、合同簽訂與執(zhí)行，到
供應(yīng)商管理的全部過程。
美國采購學(xué)者威斯汀所主張的采購的基本程序如下：
①提出需求；
②描述需求，即對(duì)所需要的物料或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)；
③選擇可能的供應(yīng)來源，評(píng)價(jià)供應(yīng)商；
④確定適宜的價(jià)格；
⑤發(fā)出采購訂單；
⑥訂單跟蹤與稽核；
⑦核對(duì)發(fā)票；
⑧交貨不符與退貨處理；
⑨結(jié)案；
⑩記錄與檔案維護(hù)。
1．提出需求
任何采購都產(chǎn)生于企業(yè)中某個(gè)部門的確切需求。負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的人應(yīng)該清楚地知道本部門獨(dú)特的需求：需要什么、需要多少、何時(shí)需要。這樣，采購部門就會(huì)收到這個(gè)部門發(fā)出的物料需求單。當(dāng)然，這類需求也可以由其他部門的富余物料來加以滿足。但是，或早或晚公司必然要進(jìn)行新的物料采購。有些采購申請(qǐng)來自生產(chǎn)或使用部門，有些采購申請(qǐng)來自銷售或廣告部門，對(duì)于各種各樣辦公設(shè)備的采購要求則由辦公室的負(fù)責(zé)人或公司主管提出。通常，不同的采購部門會(huì)使用不同的請(qǐng)購單。采購部門還應(yīng)協(xié)助使用部門預(yù)測(cè)物料需求。采購部經(jīng)理不僅應(yīng)要求需求部門在填寫請(qǐng)購單時(shí)盡可能采用標(biāo)準(zhǔn)化的格式及盡可能少發(fā)特殊訂單，而且應(yīng)督促盡早地預(yù)測(cè)需求以免出現(xiàn)太多的緊急訂單。由于未了解價(jià)格變化和整個(gè)市場(chǎng)狀況，為了避免供應(yīng)終端的價(jià)格上漲，采購部門必須要發(fā)出一些期貨訂單。采購部門和供應(yīng)商早期參與合作會(huì)帶來更多信息，從而可以避免或削減成本，加速產(chǎn)品推向市場(chǎng)的進(jìn)度并能帶來更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
2．描述需求
如果采購部門不了解使用部門到底需要些什么，采購部門就不可能進(jìn)行采購。出于這個(gè)目的，就必然要對(duì)需要采購的商品或服務(wù)有一個(gè)準(zhǔn)確的描述。準(zhǔn)確地描述所需要的商品或服務(wù)是采購部門和使用部門，或跨職能采購團(tuán)體的共同責(zé)任。如果通過某種調(diào)整，公司可能獲得更多的滿足，那么采購部門就應(yīng)該對(duì)現(xiàn)存的規(guī)格提出質(zhì)疑。由于未來的市場(chǎng)情況起著很重要的作用，因此采購部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進(jìn)行交流就具有重要的意義；否則，輕則由于需求描述不夠準(zhǔn)確而浪費(fèi)時(shí)間，重則會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷及公司內(nèi)部關(guān)系的惡化。由于在具體的規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購部門是能見到它的最后一個(gè)部門，因此需要對(duì)規(guī)格進(jìn)行最后一次檢查。如果采購部門的人員對(duì)申請(qǐng)采購的產(chǎn)品或服務(wù)不熟悉，這種檢查就不可能產(chǎn)生實(shí)效。任何關(guān)于采購事項(xiàng)描述的準(zhǔn)確性方面的問題都應(yīng)該請(qǐng)采購者或采購團(tuán)隊(duì)進(jìn)行咨詢，采購部門不能想當(dāng)然地處理。采購的成功始于采購要求的確定，應(yīng)制定適當(dāng)?shù)霓k法來保證明確對(duì)供應(yīng)品的要求，更重要的是讓供應(yīng)商完全地理解。
這些辦法通常包括：
①制定規(guī)范、圖紙和采購訂單的書面程序；
②發(fā)出采購訂單前公司與供應(yīng)商的協(xié)議；
③其他與所采購物品相適應(yīng)的方法；
④在采購文件中包含清晰地描述所訂購產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品的精確辨認(rèn)和等級(jí)、檢查規(guī)程、應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；
⑤所有檢查或檢驗(yàn)方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)。在很多企業(yè)中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。
3．選擇可能的供應(yīng)來源，評(píng)價(jià)供應(yīng)商
供應(yīng)商是企業(yè)外部影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)行的最直接因素，也是保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期和服務(wù)的關(guān)鍵因素。因此，需要說明的是，在原有供應(yīng)商中選擇成績(jī)良好的廠商，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。
4．確定適宜的價(jià)格
確定了可能的供應(yīng)商后，就要進(jìn)行價(jià)格談判，確定適宜的價(jià)格。
5．發(fā)出采購訂單
對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行分析并選擇好供應(yīng)商后，就要發(fā)出訂單。
6．訂單跟蹤與稽核
采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，采購部門應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤和催貨，并進(jìn)行稽核。企業(yè)在采購訂單發(fā)出時(shí)，同時(shí)會(huì)確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。在一些企業(yè)中，甚至?xí)O(shè)有一些專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對(duì)訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。如果產(chǎn)生了問題，如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，采購方就需要對(duì)此盡早了解，以便及時(shí)采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤需要經(jīng)常詢問供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里去走訪。不過這一措施一般僅用于關(guān)鍵的、大額的和提前期較早的采購事項(xiàng)。通常，為了及時(shí)獲得信息并知道結(jié)果，跟蹤是通過電話進(jìn)行的，現(xiàn)在一些公司也使用由計(jì)算機(jī)生成的簡(jiǎn)單表格，以查詢有關(guān)發(fā)運(yùn)日朝和在某一時(shí)點(diǎn)采購計(jì)劃完成的百分比。催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以便按期履行最初所做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物發(fā)運(yùn)。如果供應(yīng)商不能履行發(fā)運(yùn)的承諾，采購部門就會(huì)威脅取消訂單或是以后可能進(jìn)行罰款。催貨應(yīng)該只是用于采購訂單中一小部分，因?yàn)槿绻少彶块T對(duì)供應(yīng)商能力已經(jīng)做過全面分析的話，那么，被選中的供應(yīng)商就應(yīng)該是那些能遵守采購合約的可靠的供應(yīng)商。而且，如果公司對(duì)其物料需求已經(jīng)做了充分的計(jì)劃工作，如不是特殊情況，就不必要求供應(yīng)商提前發(fā)運(yùn)貨物。稽核是依據(jù)合約規(guī)定，對(duì)采購的物資予以嚴(yán)格檢驗(yàn)入庫。
7．核對(duì)發(fā)票
采購合同上應(yīng)明確產(chǎn)品驗(yàn)證體系。該驗(yàn)證體系應(yīng)在采購合同簽訂之前由供應(yīng)商和采購方達(dá)成協(xié)議。下面方法的任何一種均可用于產(chǎn)品驗(yàn)證：
①采購方信賴供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系；
②供應(yīng)商提交檢查檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)的程序控制記錄；
③當(dāng)收到產(chǎn)品時(shí)由采購方進(jìn)行抽樣檢查或檢驗(yàn)；
④在發(fā)送前或在規(guī)定的程序中由采購方進(jìn)行檢查；
⑤由獨(dú)立的認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證。
采購方必須在采購合同上明確指出最終用戶（若有最終用戶參與）是否在供應(yīng)商的場(chǎng)地進(jìn)行驗(yàn)證活動(dòng)，供應(yīng)商應(yīng)提供所有設(shè)施和記錄來協(xié)助檢驗(yàn)。
8．交貨不符與退貨處理
如果廠商所交貨物與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結(jié)案。
9．結(jié)案
無論對(duì)驗(yàn)收合格的貨物進(jìn)行的付款，還是對(duì)驗(yàn)收不合格的貨物進(jìn)行的退貨，均需辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。
10．記錄與檔案維護(hù)
凡經(jīng)過結(jié)案批示后的采購案件，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類，予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題的查考。檔案應(yīng)該具有一定保管期限的規(guī)定。