采購管理策略：采購訂單的準(zhǔn)備
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如果沒有采用供應(yīng)商的銷售協(xié)議，發(fā)訂單通常需要先進(jìn)行訂單的準(zhǔn)備工作。由于合同形式使用上的不當(dāng)，很可能帶來嚴(yán)重的法律爭議，而且可能導(dǎo)致交易記錄不準(zhǔn)確完整，因此，即使訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補上書面訂單。緊急情況下，企業(yè)可以不按照正常的采購申請和填寫采購單等程序，直接派車裝運所需物料。但是決不允許沒有書面訂單就進(jìn)行采購。
所有公司都有備好的采購訂單。不過，實際中許多采購活動不是在采購訂單上載明的條件下進(jìn)行的，起作用的常常是供應(yīng)商提出的銷售協(xié)議上的條件。由于每個公司都會盡可能地保護(hù)自己的利益，在采購方備好的采購訂單上由供應(yīng)商承擔(dān)的責(zé)任常常在銷售協(xié)議里轉(zhuǎn)化為采購方的責(zé)任。自然，企業(yè)都希望銷售自己產(chǎn)品時使用本企業(yè)準(zhǔn)備的銷售協(xié)議，而在采購時使用本企業(yè)準(zhǔn)備的采購訂單。
有些采購員聲稱，如果不用他們準(zhǔn)備的采購訂單就不進(jìn)行任何采購，如果供應(yīng)商強(qiáng)烈地反對采購訂單上所列的某些條款而且可以給出很好的理由，雙方就可以達(dá)成妥協(xié)。不過在強(qiáng)大的賣方市場情況下，堅持這一規(guī)則比較困難。而且，如果采購方不在供應(yīng)商準(zhǔn)備的銷售訂單上簽字，一些供應(yīng)商會拒絕銷售產(chǎn)品。如果沒有其他可供選擇的貨源，例如供應(yīng)商對某一產(chǎn)品擁有專利或是這一產(chǎn)品的價值極為突出，其他產(chǎn)品不能替代，在這樣的情況下，采購方就沒有其他的選擇了。不過，通常情況下到底選用哪一方準(zhǔn)備的文書有時取決于雙方相對實力的強(qiáng)弱、采購物品的特點、交易的復(fù)雜程度以及在確定或發(fā)出訂單方面所制定的戰(zhàn)略。
在這方面似乎有許多令人困惑的情況，采購方可能隨便地在供應(yīng)商派出的銷售代表提供的訂單上簽字，然后把采購訂單送到供應(yīng)商那里，并想當(dāng)然地認(rèn)為該合同對供應(yīng)商也有約束力（這種訂單對簽了字的采購方有約束力；對于供應(yīng)商而言，只有當(dāng)其總部的負(fù)責(zé)人確認(rèn)之后，才在法律上產(chǎn)生約束力）。有時，采購方郵寄或傳真出采購訂單后，收到的答復(fù)不是接受函，而是一張銷售訂單。這種情況下，銷售方其實不是表示接收采購條件而只是進(jìn)行還盤。
不過，如果采購涉及的是小額訂單，由于引發(fā)法律訴訟的可能性極小，所以簽訂了受法律約束的協(xié)議也不必太擔(dān)心。由于這個原因，以及為了節(jié)省處理過多文書工作的費用，當(dāng)采購金額在某一限額以下，例如5000美元，許多公司都取消了把收函通知或接受函作為訂單必要附件的做法。這就意味著直到貨物到達(dá)后，雙方都沒有在法律上有約束力的合同。不過，如果對方根據(jù)小額采購訂單通過法律訴訟要求強(qiáng)制發(fā)貨，最后引發(fā)的損失還是會讓人有所顧忌。
具體的準(zhǔn)備工作包括以下幾項：
1．熟悉需要訂單操作的物料項目
訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計劃，訂單的種類很多，有時可能是從來沒有采購過的物料項目，其采購環(huán)境不一定熟知，需要
采購人員花時間去了解物料項目技術(shù)資料等。訂單的難易程度也有差異，有時可能要到國外去采購，值得注意的是，直接從國外采購可能獲得較好的品質(zhì)和較低的價格（對認(rèn)證人員來說），但卻會大大增加訂單環(huán)節(jié)操作難度，手續(xù)復(fù)雜，交貨期長，監(jiān)控操作困難。
2．價格確認(rèn)
由于采購環(huán)境的變化，訂單人員應(yīng)對采購價格負(fù)責(zé)，不能認(rèn)為價格的確定完全是認(rèn)證人員的責(zé)任，訂單人員有權(quán)利向采購環(huán)節(jié)（供應(yīng)商群體）價格最低的供應(yīng)商下達(dá)訂單合同，以維護(hù)采購的最大利益。
3．確認(rèn)項目質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn)
訂單人員日常與供應(yīng)商的接觸通常會大大多于認(rèn)證人員，由于供應(yīng)商實力的變化，前面訂單的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否需要調(diào)整，訂單操作作為認(rèn)證環(huán)節(jié)的一個監(jiān)督部門將發(fā)揮應(yīng)有的作用。
4．確認(rèn)項目的需求量
訂單計劃的需求量應(yīng)與采購環(huán)境訂單容量相匹配，或者小于采購環(huán)境訂單容量；如果大于則應(yīng)提醒認(rèn)證人員擴(kuò)展采購環(huán)節(jié)容量。另外，對計劃人員的錯誤操作，訂單人員應(yīng)及時提出來。
5．制訂訂單說明書
訂單說明書是訂單準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的輸出，主要內(nèi)容有訂單說明書，它包括：項目名稱、確定的價格、確定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確定的需求量、是否需要擴(kuò)展采購環(huán)境容量等方面。還有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等。