采購(gòu)管理策略：采購(gòu)訂單的格式
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采購(gòu)訂單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線而言各不相同。不過(guò)，任何實(shí)用的采購(gòu)訂單所必備的要素有：序列編號(hào)、發(fā)單日期、接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)訂單有約束的各種條件。
這些約束采購(gòu)方和供應(yīng)商之間關(guān)系的條件極為重要，至于什么應(yīng)該包括到合同中而什么又是不必要的，則要通過(guò)磋商決定。實(shí)際上，在某個(gè)公司的采購(gòu)訂單中包括哪些條款常常由多年采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)決定。訂單中的條款項(xiàng)目一般包括如下方面：
①包括那些當(dāng)侵犯了別人的專利時(shí)，保護(hù)采購(gòu)方不受訴訟連帶責(zé)任的條款。
②包括有關(guān)價(jià)格的條款。例如，“如果訂單中沒(méi)有指明價(jià)格，那么，在我方?jīng)]有接到通知并對(duì)其表示接受的情況下，所購(gòu)物料的價(jià)格不應(yīng)高于上次支付的價(jià)格”。
③包括明確指出不允許就裝箱和運(yùn)輸進(jìn)行收費(fèi)的條款。
④明確規(guī)定貨物的接受取決于對(duì)其進(jìn)行的質(zhì)量檢測(cè)的結(jié)果。
⑤指明拒收貨物后，如果購(gòu)買方再次采購(gòu)會(huì)重新發(fā)出訂單。
⑥詳細(xì)描述質(zhì)量要求以及質(zhì)量保障、控制的方法。
⑦如果所發(fā)貨物在訂單指定日期沒(méi)有到達(dá)，允許取消訂單。
⑧指明采購(gòu)方拒絕支付匯票給供應(yīng)商的幾種情況。
⑨有些條款涉及貨物數(shù)量，即關(guān)于實(shí)際裝運(yùn)數(shù)量多于或少于所定貨物時(shí)如何處理。
在某些行業(yè)中，很難控制一次生產(chǎn)產(chǎn)出的數(shù)量（例如印刷業(yè)）。這時(shí)，產(chǎn)量在一定限度內(nèi)的超量和不足都可以接受。
⑩涉及對(duì)公司有特殊利害關(guān)系的事件的條款，例如有關(guān)仲裁和制造部件時(shí)所需工具的處理等問(wèn)題的條款。
個(gè)別公司在采購(gòu)訂單一式幾份方面以及如何處理這些不同副本方面各不相同，典型情況下，采購(gòu)訂單的傳遞路徑如下：原件發(fā)往供應(yīng)商，有時(shí)隨單附一份副本以便供應(yīng)商返回作為其接受合同的證明。
一份副本歸入順序編號(hào)的采購(gòu)訂單卷宗中由采購(gòu)部門(mén)保管，另一副本則由供應(yīng)商保管。有些公司里，采購(gòu)部門(mén)不保存采購(gòu)訂單的副本，他們把采購(gòu)訂單拍照后，用縮微膠片的形式進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)部門(mén)也會(huì)收到一份訂單副本以便于處理應(yīng)付賬款。一份副本發(fā)往倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，用于該部門(mén)為接收物料做準(zhǔn)備。如果公司組織結(jié)構(gòu)把收貨和倉(cāng)儲(chǔ)兩個(gè)職能分開(kāi)處理，收貨部門(mén)也會(huì)收到一份副本。這些副本將按照供應(yīng)商名稱的字母順序進(jìn)行歸檔，并用于記錄貨物到達(dá)后真正收到的數(shù)量。如果收到的物料還要經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)（通常原材料和生產(chǎn)部件就是這樣），那么一份副本也要送到檢驗(yàn)部門(mén)。
盡管采購(gòu)訂單的所有副本在內(nèi)容上都是相同的，并且是一次同時(shí)填寫(xiě)完畢的，但是，這并不意味著它們?cè)谛问缴弦脖仨氁荒Ｒ粯印＠?，供?yīng)商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意見(jiàn)的條款，填出收貨方面的各項(xiàng)數(shù)據(jù)僅僅是收貨部門(mén)的訂單副本的要求；采購(gòu)部門(mén)的訂單副本則可能要求列出發(fā)貨承諾、發(fā)票以及運(yùn)輸?shù)确矫娴臈l款。由于價(jià)格的保密性，一般而言，它不會(huì)出現(xiàn)在收貨部門(mén)的副本上。
實(shí)際上，采購(gòu)訂單會(huì)以不同的方式加以保存，但關(guān)鍵是在需要這些文件的時(shí)候可“輕而易舉”地找到它們。目前可能做到的是：所有與一項(xiàng)特殊采購(gòu)的訂單有關(guān)的文書(shū)應(yīng)該
附在一張訂單副本上，如果可能的話，還要將其在某處歸檔并建立交叉索引，以便需要時(shí)可以很快找到。使采購(gòu)部門(mén)最可能受到指責(zé)的，莫過(guò)于當(dāng)其收到來(lái)自于使用方、生產(chǎn)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、工程技術(shù)部門(mén)或會(huì)計(jì)部門(mén)的人員發(fā)出的只能在查看過(guò)汀單后才能解答的質(zhì)詢時(shí)，供應(yīng)部門(mén)的人員卻不能及時(shí)肯定地對(duì)其進(jìn)行解答。
對(duì)于一式兩份的采購(gòu)訂單的歸檔問(wèn)題，一般一份按采購(gòu)訂單的編號(hào)順序保管；另一份與相關(guān)的采購(gòu)申請(qǐng)和往來(lái)信件一起，按照供應(yīng)商名字的拼音字母順序加以保管。除此之外，還可以把一份按供應(yīng)商名字的拼音字母順序保管，而另一份按應(yīng)該從供應(yīng)商那里收到接受函的期限歸入期票據(jù)記錄簿中。如果到期后沒(méi)有收到供應(yīng)商發(fā)來(lái)的接受函，這個(gè)結(jié)果會(huì)記錄在這份副本上。然后，采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行跟蹤接觸以督促供應(yīng)商發(fā)出接受函，同時(shí)，將訂單上到期日期加以順延。如果供應(yīng)商最終接受了訂單，到期票據(jù)記錄簿中的這份副本就應(yīng)按最后的跟蹤接觸日期或貨運(yùn)到期日的日期進(jìn)行歸檔。
如果對(duì)方?jīng)]有表示接受，那發(fā)出的采購(gòu)訂單并不能構(gòu)成一項(xiàng)合同，通常，供應(yīng)商接受了訂單的各項(xiàng)條件后，要向采購(gòu)方的采購(gòu)部門(mén)發(fā)出所謂的“接受函”，至于什么真正表示雙方達(dá)成一致并接受發(fā)盤(pán)的各項(xiàng)條款，基本上是一個(gè)法律方面的問(wèn)題。不過(guò)，有時(shí)律師所指出的表明接受發(fā)盤(pán)的一些要素，在另外一些情況下恰恰是一些例外。
另外一個(gè)堅(jiān)持要求對(duì)采購(gòu)訂單作出接受確認(rèn)的原因是：除了任何法律上的原因以外，只有當(dāng)采購(gòu)訂單被確認(rèn)接受之后，采購(gòu)方才能確信在要求的日期供應(yīng)商將發(fā)貨。如果發(fā)貨日期不確定，采購(gòu)方在進(jìn)行任何有效行動(dòng)之前都必須了解一些確切的信息。