采購訂單的跟單和催貨
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采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，采購方會對訂單進行跟蹤和催貨。訂單發(fā)出的同時會確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。有些公司甚至設(shè)有全職的跟蹤和催貨人員。
跟蹤是對訂單所作的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。如果產(chǎn)生諸如質(zhì)量或發(fā)運方面的問題，采購方就需要對此盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動。跟蹤一般需要經(jīng)常詢問供應(yīng)商的進度，有時甚至需要到供應(yīng)商處走訪。不過，這一措施通常僅用于關(guān)鍵的、大額的或提前期較長的采購事項。為了及時獲得信息并知道結(jié)果，可通過電話進行跟蹤；不過，有些公司也會使用由計算機生成的、簡單的表格，以查詢有關(guān)發(fā)運日期和在某一時點
生產(chǎn)計劃完成的百分比。
催貨是對供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初所作出的發(fā)運承諾、提前發(fā)運貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單涉及的貨物的發(fā)運。如果供應(yīng)商不能履行合約，采購方會威脅取消訂單或是取消以后可能的交易。催貨應(yīng)該僅適用于采購訂單的個別情況，因為如果采購方對供應(yīng)商能力已經(jīng)作過全面分析的話，那被選出的供應(yīng)商就應(yīng)該是那些能遵守采購合約的可靠的供應(yīng)商。而且，如果一家公司對其物料需求已經(jīng)做了充分的計劃工作，如果不是情況特殊，它就不必要求供應(yīng)商提前貨物的發(fā)運日期。當然，在物資匱乏的時候，催貨確實有重要的意義。
具體來說，跟蹤和催貨的工作內(nèi)容如下：
1．跟蹤供應(yīng)商工藝文件的準備
工藝文件是進行加工生產(chǎn)的第一步，對任何外購件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購，訂單人員都應(yīng)對供應(yīng)商的工藝文件進行跟蹤。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應(yīng)及時提醒供應(yīng)商修改，并提醒供應(yīng)商如果不能保質(zhì)、保量、準時到貨，則要按照合同條款進行賠償。
2．確認原材料的準備
備齊原材料是供應(yīng)商執(zhí)行工藝流程的第一步，有經(jīng)驗的訂單人員會發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有時說謊，如有可能必須實地考察。
3．跟蹤加工過程進展狀態(tài)
不同物料的加工過程不同，為了保證貨期、質(zhì)量，訂單人員需要對加工進行監(jiān)控。有些物料采購，其加工過程的監(jiān)工小組要有訂單人員參加，如一次性、大開支的項目采購、設(shè)備采購和建筑采購等。
4．跟蹤組裝調(diào)試檢測過程進展狀態(tài)
組裝調(diào)測是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的完成表明訂單人員對貨期有一個結(jié)論性答案。訂單人員需要有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗，否則，即使跟蹤也難以達到效果。
5．確認包裝入庫
此環(huán)節(jié)是整個跟蹤環(huán)節(jié)的結(jié)束點，訂單人員可以向供應(yīng)商了解物料最終完成的包裝入庫信息。如果有可能，最好去供應(yīng)商現(xiàn)場考察。