采購訂單的收貨和檢驗(yàn)
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物料和其他項(xiàng)目的正確接收有重要的意義。如果不是在地域上分布較分散的大公司，許多有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接收活動集中于一個部門的方法，由于收貨部門與采購部門的關(guān)系十分密切，所以，許多公司中收貨部門直接或間接地向采購部門負(fù)責(zé)。在那些實(shí)施了JIT庫存管理系統(tǒng)的公司中，來自于已經(jīng)獲得認(rèn)證的供應(yīng)商的物料可以完全免除接收和檢驗(yàn)這兩項(xiàng)程序，并被直接送往使用點(diǎn)。
1．貨物接收的基本目的
貨物接收的基本目的包括：
①確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)。
②檢查到達(dá)的貨物是否完好無損。
③確保收到了所訂購的貨物數(shù)量正確。
④將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個目的地以進(jìn)行儲存、檢驗(yàn)或使用。
⑤確保與接收手續(xù)有關(guān)的文件都已進(jìn)行了登記并送交有關(guān)人員。
對貨物進(jìn)行檢查時，有時會發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象。這一情況有時是因?yàn)檫\(yùn)輸過程中丟失了一些物料，有時則是發(fā)運(yùn)時數(shù)量就不足，甚至在運(yùn)輸過程中物料也可能產(chǎn)生毀損。所有這些情況，都要寫出詳細(xì)的報(bào)告交給運(yùn)輸部門和采購部門。
通常，貨物接收部門所使用的采購訂單副本的數(shù)量欄是不填的，這是為了讓接收部門實(shí)際點(diǎn)數(shù)所收貨物。然后，有關(guān)物料接收方面的信息傳遞到采購部門以便其結(jié)清訂單，送到
庫存控制部門以便其更新庫存文件，送到應(yīng)付賬款處理部門以便其結(jié)清票據(jù)進(jìn)行支付。有些公司不使用采購訂單副本，而是使用可傳遞收貨單，貨物接收部門在上面記錄收貨日期、供應(yīng)商名稱、物料描述以及實(shí)際收到的貨物數(shù)量。在那些使用了綜合計(jì)算機(jī)物料管理系統(tǒng)的公司內(nèi)，收貨數(shù)量直接輸入數(shù)據(jù)庫中。
有時供應(yīng)商出于工作上的疏忽可能會忘記給發(fā)運(yùn)的貨物開發(fā)票，這時就有必要要求供應(yīng)商補(bǔ)開發(fā)票以使交易手續(xù)完備。另一方面，有時供應(yīng)商會要求在貨物收到之前就按發(fā)票進(jìn)行貨款支付。如果發(fā)票涉及現(xiàn)金折扣的問題，那么是在現(xiàn)金折扣期之內(nèi)就支付貨款而不管貨物是否已經(jīng)實(shí)際收到呢，還是冒著失去現(xiàn)金折扣的風(fēng)險而直到實(shí)際收到貨物之后才支付款項(xiàng)？如何進(jìn)行選擇一般可遵循以下基本規(guī)律：
(1)直到貨物實(shí)際收到之后才支付款項(xiàng)
通常，發(fā)票直到折扣期快終止的時候才到，有時甚至是在折扣期之后才到。這是由于供應(yīng)商方面的工作失誤造成的，有兩種可能：
①沒能及時發(fā)出票據(jù)，特別是在出票口和發(fā)票的處理、郵遞這段時間之間，即使有周六、周日和其他假日，折扣的到期日也不能相應(yīng)地順延。
②供應(yīng)商與采購方之間郵遞票據(jù)需要好幾天的時間。
如果沒有進(jìn)行檢驗(yàn)，對任何物料進(jìn)行貨款支付都是不明智的。實(shí)際上，任何交易在物料或部件被真正接收之前都沒有結(jié)束，在此之前支付貨款無疑為時過早。從法律的角度來看，貨物的所有權(quán)在接受它們之前還沒有移交到采購方手中。
無論如何，應(yīng)該改變常用的把貨物裝運(yùn)日作為開票日的做法，折扣期的起始日應(yīng)該是發(fā)票或貨物的接收日中較晚的一個。
(2)不必等待貨物的到達(dá)、檢驗(yàn)和接收物料，就對發(fā)票進(jìn)行支付
這樣做可能基于以下幾種情況：
①財(cái)務(wù)上的收益可能很大。
②不能享受現(xiàn)金折扣反映了采購方信用狀況不佳。
③如果供應(yīng)商聲譽(yù)良好，即使貨款已經(jīng)支付，物料出現(xiàn)了問題，雙方也可以圓滿地加以解決。
有些企業(yè)，特別是那些已經(jīng)采用了綜合計(jì)算機(jī)
采購管理系統(tǒng)的公司，懷疑其是否真的有必要要求收到發(fā)票。畢竟發(fā)票不能提供任何它們未曾掌握的新的信息，而且這又是一件要花費(fèi)金錢去處理的文書工作。它們會通知其供應(yīng)商，在已達(dá)成的折扣協(xié)議條件下，在收到令人滿意的貨物之后一定天數(shù)內(nèi)會支付貨款（它們也會特別指出，只有當(dāng)所有貨物到齊之后才支付貨款）。這些公司所需要做的，僅僅是在其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中比較采購訂單、收貨報(bào)告和檢驗(yàn)報(bào)告。如果這些文件相互吻合，計(jì)算機(jī)就會在收貨日后雙方同意的支付期限內(nèi)打印支票。很明顯，這要求收貨報(bào)告必須準(zhǔn)確；采購訂單已經(jīng)完全計(jì)價，包括稅金和現(xiàn)金折扣條款；在FOB目的地進(jìn)行結(jié)算，因?yàn)榘l(fā)票中不可能預(yù)先填上運(yùn)費(fèi)。因此，采購訂單是一份控制性文件。實(shí)際中使用電子資金轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)(electronic funds transfer system，EFT)也很有價值。通過EFT，采購方可以用電話調(diào)制解調(diào)器把貨款支付信息從它的計(jì)算機(jī)傳到銀行的計(jì)算機(jī)中，銀行按賬號和采購訂單編號把資金劃轉(zhuǎn)到供應(yīng)商的賬戶中。
2．物料檢驗(yàn)的內(nèi)容
①確定檢驗(yàn)日期。一些物料如機(jī)械、設(shè)備、大型電子裝置，往往需要到供應(yīng)商處現(xiàn)場檢驗(yàn)；有些物料如輕小型物品可以由供應(yīng)商送過來檢驗(yàn)，檢驗(yàn)日期及地點(diǎn)按照慣例進(jìn)行。
②通知檢驗(yàn)人員。檢驗(yàn)信息傳送至質(zhì)檢部門之后，要根據(jù)物料的輕重緩急，統(tǒng)一安排。
③物料檢驗(yàn)。對一般物料，施行正常檢驗(yàn)程序；對重要物料或者供應(yīng)商在此物料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性差的，則要嚴(yán)格檢驗(yàn)；對不重要物料，或者供應(yīng)商在此物料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性持續(xù)表現(xiàn)較佳的，則可放寬檢驗(yàn)。
④處理檢驗(yàn)問題。對于致命及嚴(yán)重缺陷的物料要求供應(yīng)商換貨；對于微缺陷物料，應(yīng)與認(rèn)證人員、質(zhì)量人員、設(shè)計(jì)人員協(xié)商，同時考慮生產(chǎn)的緊急情況，確定是否可以代用。對于偶然性的質(zhì)量問題，可由檢驗(yàn)部門或訂單部門通過供應(yīng)商處理；多次存在的質(zhì)量問題，由認(rèn)證人員正式向供應(yīng)商發(fā)出質(zhì)量改正通知單，限期供應(yīng)商改正質(zhì)量問題；對于重大問題或經(jīng)常有問題的，則由認(rèn)證部門組織專題會議，討論質(zhì)量問題的對策，確定原因是因?yàn)樵O(shè)計(jì)方案的問題還是供應(yīng)商的問題，前者要修改方案，后者要對供應(yīng)商進(jìn)行處理，包括罰款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。