實(shí)施電子采購的步驟
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
有的企業(yè)可能認(rèn)為目前自己的信息化程度低，懷疑可不可以做電子采購，這個(gè)問題有三個(gè)不同層次的答案。因?yàn)殡娮硬少徔梢允且粋€(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，企業(yè)可以沒有ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）的基礎(chǔ)，沒有SCM（供應(yīng)鏈管理），甚至連企業(yè)最起碼的OA（辦公自動化）都沒有。但只要有一點(diǎn)——企業(yè)只要可以上網(wǎng)，比如有一臺電腦可以撥號上網(wǎng)就行。企業(yè)可以人工統(tǒng)計(jì)自己的采購量，通過國研電子商務(wù)公司的網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)的ASP服務(wù)，租用招投標(biāo)軟件服務(wù)。一些有OA基礎(chǔ)的企業(yè)，就可以在自己以前的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上做設(shè)計(jì)，所以實(shí)施起來，企業(yè)沒有人的因素——如ERP因?yàn)槿说男畔⑺降投鵁o法操作這個(gè)系統(tǒng)。另外，一些大型企業(yè)集團(tuán)公司，就可以建立一個(gè)完整的采購平臺，包括有整個(gè)采購業(yè)務(wù)流程，從采購訂單的收集整理，通過層層審批匯總，然后通過專業(yè)的招投標(biāo)人員具體的操作，直到一個(gè)成功的采購流程的完成。當(dāng)然，國內(nèi)幾家大的行業(yè)巨頭也可以聯(lián)合起來建一個(gè)更大的聯(lián)合采購平臺，為所有購買商和供貨商提供門戶功能、目錄管理功能、交易功能、協(xié)作功能及諸多的增值服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)更大的范圍利益共享。
企業(yè)實(shí)施電子采購的步驟一般可以從以下幾個(gè)方面考慮。
(1)提供培訓(xùn)。很多企業(yè)只在系統(tǒng)開發(fā)完成后才對使用者進(jìn)行應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)。但是國外企業(yè)和國內(nèi)一些成功企業(yè)的做法表明，事先對所有使用者提供充分的培訓(xùn)是電子采購成功的一個(gè)關(guān)鍵因素。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括技能的方面，更重要的是讓員工了解將在什么地方進(jìn)行制度革新，以便將一種積極的、支持性的態(tài)度灌輸給員工，這將有助于減少未來項(xiàng)目進(jìn)展中的阻力。
(2)建立數(shù)據(jù)源。目的是為了在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行采購和供應(yīng)管理積累數(shù)據(jù)。主要包括供應(yīng)商目錄、供應(yīng)商的原料和產(chǎn)品信息、各種文檔樣本、與采購相關(guān)的其他網(wǎng)站、可檢索的數(shù)據(jù)庫、搜索工具。
(3)成立正式的項(xiàng)目小組。小組需要由高層管理者直接領(lǐng)導(dǎo)，其成員應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)進(jìn)程所涉及的各個(gè)層面，包括信息技術(shù)、采購、倉儲、生產(chǎn)、計(jì)劃等部門，甚至包括互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商(ISP)、應(yīng)用服務(wù)提供商(ASP)、供應(yīng)商等外部組織的成員。每個(gè)成員對各種方案選擇的意見、風(fēng)險(xiǎn)、成本、程序安裝和監(jiān)督程序運(yùn)行的職責(zé)分配等進(jìn)行充分地交流和討論，以取得共識。企業(yè)的實(shí)踐證明事先做好組織上的準(zhǔn)備是保證整個(gè)過程順利進(jìn)行的前提。
(4)廣泛調(diào)研，收集意見。為做好電子采購系統(tǒng)，應(yīng)廣泛聽取各方面的意見，包括有技術(shù)特長的人員、管理人員、軟件供應(yīng)商等；同時(shí)要借鑒其他企業(yè)行之有效的做法，在統(tǒng)一意見的基礎(chǔ)上，制定和完善有關(guān)的技術(shù)方案。
(5)建立企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)自動化管理。在企業(yè)的電子采購系統(tǒng)網(wǎng)站中，設(shè)置電子采購功能板塊，使整個(gè)采購過程始終與管理層、相關(guān)部門、供應(yīng)商及其他相關(guān)內(nèi)外部人員保持動態(tài)的實(shí)時(shí)聯(lián)系。
(6)應(yīng)用之前測試所有功能模塊。在電子采購系統(tǒng)正式應(yīng)用之前，必須對所有的功能模塊進(jìn)行測試，因?yàn)槿魏我粋€(gè)功能模塊在運(yùn)行中如果存在問題都會對整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行產(chǎn)生很大的影響。
(7)培訓(xùn)使用者。對電子采購系統(tǒng)的實(shí)際操作人員進(jìn)行培訓(xùn)也是十分必要的，只有這樣才能確保電子采購系統(tǒng)能得以很好的實(shí)施。
(8)網(wǎng)站發(fā)布。利用電子商務(wù)網(wǎng)站和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)收集企業(yè)內(nèi)部各個(gè)單位的采購申請，并對這些申請進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，形成采購招標(biāo)計(jì)劃，并在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布。