采購管理策略：項目采購作業(yè)控制
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簽訂合同是一種比較好的辦法，但是如果供應(yīng)商不愿簽訂合同、或者供應(yīng)商愿意簽合同但不愿負責運輸時，或者是多品種采購，每個供應(yīng)商的批量都很小，而合起來運量很大、必須項目采購部門來運輸進貨時，就不能采用合同控制，而只能進行作業(yè)控制。作業(yè)控制，就是項目采購部門必須經(jīng)辦處理或者監(jiān)督處理進貨過程的每一道作業(yè)，對每一道作業(yè)進行控制。工作量很大、很辛苦、而且風險大、責任重。處理時，應(yīng)當注意采用以下一些措施和辦法：
(1)選用有經(jīng)驗、處理問題能力強、活動能力強、身體好的人擔任此項工作。這項工作要處理各種各樣的問題，項目
采購人員要接觸各種各樣的人，要熟悉運輸部門的業(yè)務(wù)和各種規(guī)章制度，沒有一定能力的人，難以勝任此項工作。
(2)事前，要進行周密策劃和計劃，對各種可能出現(xiàn)的情況制定應(yīng)對措施，要制定切實可行的物料進度控制表。對整個過程實行任務(wù)控制。
(3)做好供應(yīng)商的按期交貨、貨物檢驗工作。這是項目采購部門與供應(yīng)商的最后的物資交接，物資所有權(quán)的完全性轉(zhuǎn)移。交接完畢，供應(yīng)商就算完全交清了貨物，項目采購部門就已經(jīng)完全接受了貨物。所以這次交接驗收一定要嚴格在數(shù)量上、質(zhì)量上把好關(guān)，做到數(shù)量準確、質(zhì)量合格。要有驗收記錄，并且準確無誤，要留下原始憑證，例如磅碼單、計量記錄等。驗收完畢，雙方簽字蓋章。
(4)發(fā)貨。接受的貨物，要妥善包裝，每箱要有裝箱清單，裝箱單應(yīng)該一式兩份，箱內(nèi)1份，貨主留1份。在有些情況下還要在箱外貼物流條碼，安全搬運上車，每個都要合理堆碼，固緊，活塞填填充物，防止運輸途中發(fā)生碰撞、傾覆而導(dǎo)致貨物受損。車廂裝滿以后，還要填寫運單。辦好發(fā)運手續(xù)，并且在物料進度控制表中填寫記錄，做好商業(yè)記錄。督促運輸商按時發(fā)車。
(5)運輸途中控制?？赡艿脑?，最好跟車押運。如果不能跟車，也要和運輸部門取得聯(lián)系，跟蹤貨物運行情況。無論跟車或不跟車，都要隨時掌握物料運輸進度，并且記錄物料進度控制表，做好記錄。
(6)貨物中轉(zhuǎn)。運輸途中，可能會因運輸工具改變、運輸路段改變而需要中轉(zhuǎn)，中轉(zhuǎn)有不同情況，有的是整車重新編組以后再發(fā)運，有的是要卸車、暫存?zhèn)}庫一段時間后再裝車發(fā)運。中轉(zhuǎn)點最容易發(fā)生問題，例如，整車漏掛、錯掛，卸車損壞、錯存、錯裝、少裝、延時裝車、延時發(fā)運等，所以，最好親自前往監(jiān)督。并填寫好物料控制進度表，做好商業(yè)記錄。
(7)購買方與運輸方的交接。貨物運到家門口，購買方要從運輸方手中接受貨物。這個時候，要做好運輸驗收。這個驗收主要是看有沒有包裝箱受損、開箱、缺少，貨物散失等。如果包裝箱完好無損，數(shù)量不少，就可以接受。如果包裝箱受損、遺失，或貨物散失，就要弄清受損或遺失的數(shù)量，并且做好商業(yè)記錄，雙方認證簽字，憑此向運輸方索賠。
(8)進貨責任人與倉庫保管員的交接，即入庫。這是采購中最實質(zhì)性的一環(huán)。它是采購物資的實際接受關(guān)。驗收入庫完畢，貨物就完全成為企業(yè)的財產(chǎn)，這次采購任務(wù)也基本結(jié)束。因此，要嚴格做好入庫驗收工作。數(shù)量上要認真清點；質(zhì)量上要認真檢查，按實際質(zhì)量標準登記人賬。驗收完畢，雙方在驗收單簽字蓋章。進貨管理人員要填寫物料進度控制表，做好商業(yè)記錄。至此，項目采購進貨管理工作宣告結(jié)束。進貨管理人員的物料控制進度表和商業(yè)記錄應(yīng)當存檔以后工作總結(jié)、取證查詢之用。以上是一般的火車運輸情況下的作業(yè)控制手段。在汽車運輸?shù)那闆r下，項目采購作業(yè)控制的一個重要方式是押運，可以派人坐駕駛室跟車監(jiān)督控制。在合同控制的第一種情況下，如果入庫驗收質(zhì)量不合要求或者數(shù)量不對，可以拒收或退貨。在其他情況下發(fā)生這樣的情況，可以和供應(yīng)商協(xié)商解決。在項目采購進貨過程中，如果處理不好，當事雙方發(fā)生爭端的事也是可能發(fā)生的。為了防止爭端發(fā)生，或者發(fā)生爭端之后能夠妥善處理好爭端，也是要做好管理控制工作。首先，要很好地研究如何防止爭端的發(fā)生，爭端發(fā)生以后應(yīng)當如何處理。把研究的結(jié)果，制定成文件或操作手冊，供操作人員認真執(zhí)行。
其次，在整個項目采購進貨過程中，一定要認真、謹慎、妥善處理好各種事情，工作要做到位。該簽字的要簽字、該找人的要找人，不要留下缺口和隱患。第三，一定要重證據(jù)、重原始記錄。特別要注意形成認證簽字證物。例如，檢驗記錄、磅碼單、化驗單、裝箱單、運單等。還要注意做好商業(yè)記錄。在發(fā)生爭端時，要用證物說話，就可以防止發(fā)生爭端。發(fā)生爭端以后不要急躁和意氣用事，不要激發(fā)矛盾。應(yīng)爭取協(xié)商解決，實在不行可以請雙方公認的權(quán)威機構(gòu)判定；如果還是不行，則可以申請法律仲裁。