供應(yīng)商管理：交貨管理的意義及適時(shí)交貨的對(duì)策
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一、交貨管理的意義
交貨管理，是指采購(gòu)部門在發(fā)出采購(gòu)訂單或簽訂
采購(gòu)合同之后，為確保購(gòu)用材料的交貨期限所采取的一切措施。
確保交貨期限的目的，是在生產(chǎn)活動(dòng)中對(duì)必需的原材料，在必要時(shí)能確實(shí)地獲得，以免停工待料。
在此，所謂“必要之時(shí)”，是指在最低成本的要求下，預(yù)先計(jì)劃的原材料的取得時(shí)期，超過此時(shí)期固然不妥，但超前取得也不合適。所以確保交貨期限十分的重要。
二、適時(shí)交貨的對(duì)策
買方開立訂單或簽訂合同后，供應(yīng)商便有適時(shí)完成訂單或合同所定交貨任務(wù)的責(zé)任。但事實(shí)上，采購(gòu)部門往往不能完全信賴供應(yīng)商一定能準(zhǔn)時(shí)按約執(zhí)行，故尚有密切監(jiān)督供應(yīng)商執(zhí)行情況的必要。現(xiàn)將適當(dāng)?shù)慕黄诘囊?guī)劃與一般決策分述如下：
1．進(jìn)行一般的監(jiān)督
采購(gòu)單位開立訂單或簽訂合同時(shí)，便應(yīng)決定監(jiān)督的方法。若采購(gòu)品并非重要項(xiàng)目，則僅作一般的監(jiān)督即可，通常僅須注意是否確能按規(guī)定時(shí)間收到檢驗(yàn)報(bào)表。有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。但若采購(gòu)品較為重要，可能影響企業(yè)的營(yíng)運(yùn)，則應(yīng)考慮采用較周密的監(jiān)督步驟。
采購(gòu)部門要了解實(shí)際進(jìn)度，也可分別從各項(xiàng)來源獲知供應(yīng)商的進(jìn)度資料。如供應(yīng)商的制程管制的資料、生產(chǎn)匯報(bào)中所得資料、直接訪問供應(yīng)商工廠所見，或供應(yīng)商按規(guī)定送交的定期進(jìn)度報(bào)表等均屬此類。
2．比較進(jìn)度時(shí)程
倘若認(rèn)為必要，可在采購(gòu)訂單或合同中明確規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定時(shí)程表。此項(xiàng)規(guī)定，可在報(bào)價(jià)說明中或招標(biāo)須知中說明，并應(yīng)明確列在訂單或合同中。所謂預(yù)定時(shí)程進(jìn)度表，應(yīng)包括全部籌劃供應(yīng)作業(yè)的時(shí)程，例如企劃作業(yè)、設(shè)計(jì)作業(yè)、采購(gòu)作業(yè)、工廠能量擴(kuò)充、工具準(zhǔn)備、組件制造、次裝配作業(yè)、總裝配作業(yè)、完工試驗(yàn)及裝箱交運(yùn)等全部過程。此外，應(yīng)明確規(guī)定供應(yīng)商必須編制實(shí)際進(jìn)度表，與預(yù)估進(jìn)度并列對(duì)照，并說明延誤原因及改進(jìn)措施。
3．工廠實(shí)地查證
對(duì)于重要品項(xiàng)的采購(gòu)案，除要求供應(yīng)商按期送進(jìn)度表外，也應(yīng)實(shí)地前往供應(yīng)商工廠訪問查證。此項(xiàng)查證，應(yīng)在合同或訂單內(nèi)說明，必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。
4.買賣雙方信息的溝通
買賣雙方可建立統(tǒng)合性溝通系統(tǒng)，使買方的需要一有變動(dòng)，立即通知賣方，賣方的供應(yīng)一有問題，也可隨時(shí)通知買方，即能順利解決交貨適時(shí)問題。
5．特案的處理
有些特殊性的采購(gòu)案，如建造工程、國(guó)防采購(gòu)，以及其他一次性的重大采購(gòu)案等，可用各種標(biāo)準(zhǔn)化的流程管制，如所謂甘特表(Gantt cbart)、計(jì)劃評(píng)核術(shù)(PERT)、要徑法( CPM)等方法，來進(jìn)行交貨管理。
6.供需協(xié)調(diào)配合
由于生產(chǎn)部門或使用部門的需求日程計(jì)算過于保守，未設(shè)定正常延時(shí)寬限；采購(gòu)計(jì)劃未就來源或市場(chǎng)可能變動(dòng)或影響延誤的因素加以預(yù)估，造成實(shí)際交貨時(shí)間與計(jì)劃交貨時(shí)間不符等，都是形成交期延誤的主要原因。
因而，要防止交期延誤，必須先健全本身計(jì)劃。任何需求與供應(yīng)計(jì)劃，都應(yīng)要求個(gè)別計(jì)劃的正確性，包括時(shí)間、數(shù)量等，更須重視各計(jì)劃之間執(zhí)行的配合度。
7．慎選采購(gòu)方法
以招標(biāo)方式采購(gòu)，固然具有公平與公正的優(yōu)點(diǎn)，但是對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)能力及信用等，不易先作徹底了解。有些供應(yīng)商可能因無法自行生產(chǎn)，在得標(biāo)后而再轉(zhuǎn)包出去。有的供應(yīng)商可能為了先趕制利潤(rùn)較佳的訂貨，而延誤其他貨品的交期。有時(shí)候，惡性競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手也可能會(huì)進(jìn)行干擾，造成供應(yīng)商無法及時(shí)生產(chǎn)。
對(duì)于通過招標(biāo)方式采購(gòu)的案件，如要避免供應(yīng)商延誤交貨，應(yīng)注意供應(yīng)來源的評(píng)選。對(duì)曾有不良記錄者，應(yīng)提高警惕。在合同中必須詳細(xì)規(guī)定交貨辦法及違約賠償規(guī)定，必要時(shí)并須規(guī)定得標(biāo)廠商提出
生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度。
8．?dāng)M訂應(yīng)變計(jì)劃
偶發(fā)因素多屬事先無法預(yù)料或不可抗力因素，現(xiàn)列述如下：
(1)戰(zhàn)爭(zhēng)
戰(zhàn)爭(zhēng)的發(fā)生，可能使所需物料受到阻斷，雖訂有嚴(yán)密合同，因?qū)俨豢煽沽σ蛩兀酂o法索賠或追究責(zé)任。倘若采購(gòu)地區(qū)有發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)的可能，應(yīng)事先研擬適當(dāng)?shù)?ldquo;應(yīng)變計(jì)劃”。
(2)罷工或停工
由于勞資糾紛，可能造成供應(yīng)商員工的罷工而無法生產(chǎn)。因而在采購(gòu)時(shí)，應(yīng)作調(diào)查，凡有糾紛可能或公司制度欠佳者，宜避免與之簽約，以防止停工延誤交貨。
(3)自然災(zāi)害
如臺(tái)風(fēng)、水災(zāi)或地震等自然災(zāi)害，均屬不可抗力而事先難以預(yù)防者。對(duì)此類原因可能造成的延誤，唯有對(duì)各項(xiàng)物料作個(gè)別檢討。凡屬存貨生產(chǎn)，市場(chǎng)上可隨時(shí)收購(gòu)現(xiàn)貨者，多不會(huì)缺料或延誤，無須過分重視。
凡屬需特別訂制才有供應(yīng)者，則應(yīng)估計(jì)并備足再次訂購(gòu)所需時(shí)間內(nèi)的整個(gè)需用數(shù)量，即單位時(shí)間所需數(shù)量乘以再次訂購(gòu)至交貨所需時(shí)間。例如每天需用1 000個(gè)，再次訂購(gòu)至交貨需時(shí)20天，則整個(gè)需用數(shù)量為20 000個(gè)。這樣，萬一發(fā)生問題，仍有備用料可供應(yīng)。另外，也應(yīng)該做好供應(yīng)來源調(diào)查，力求分散地區(qū)，以免某一地區(qū)發(fā)生災(zāi)害，臨時(shí)無法獲得新的可供應(yīng)的廠商承制。
(4)經(jīng)濟(jì)因素
經(jīng)濟(jì)因素包括通貨膨脹、匯率及利率變動(dòng)等。這些因素會(huì)導(dǎo)致廠商生產(chǎn)成本大幅增加，如無適當(dāng)補(bǔ)償辦法，必然會(huì)毀約停產(chǎn)。
交貨期較長(zhǎng)，受通貨膨脹或匯率及利率影響的物料，在訂約時(shí)，最好事先注意防范辦法。例如采用浮動(dòng)價(jià)格的計(jì)價(jià)方式，先就訂約時(shí)生產(chǎn)成本，包括原料、人工及制造費(fèi)用，確定其廠牌價(jià)或指數(shù)，待交貨時(shí)，再與交貨時(shí)的廠牌價(jià)或指數(shù)比較，如有漲跌，按實(shí)際計(jì)算，使雙方均能避免上述各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)因素變動(dòng)的影響而構(gòu)成損失。此外，凡是會(huì)受到季節(jié)性或周期變動(dòng)影響的物料，采購(gòu)時(shí)機(jī)宜恰當(dāng)，以免在原料缺乏季節(jié)無法取得原料而延緩交貨。
(5)政治或法律因素
政治或法律因素也會(huì)造成供料不及時(shí)，例如政府間的關(guān)系改變，影響正常商務(wù)交往，造成無法履約或取得物料供應(yīng)。此外，法律的嚴(yán)格禁止或限制也有影響，例如商標(biāo)、‘專利、通關(guān)等，處處有規(guī)定，隨時(shí)會(huì)有限制。因此，與政治或法律欠安全地區(qū)的廠商交易，應(yīng)隨時(shí)預(yù)防，以免措手不及，造成延誤。