采購管理策略：防止采購過程中的暗箱操作
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暗箱操作將會一直伴隨著采購活動而存在，企業(yè)雖然不可能完全杜絕其現(xiàn)象的發(fā)生，但是可以采取措施減少此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。下面就有一些現(xiàn)在采購行業(yè)總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)。
一、三統(tǒng)一分
“三統(tǒng)”是指所有外購材料要統(tǒng)一采購驗(yàn)收，統(tǒng)一審核結(jié)算，統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬付款；“一分”則是指費(fèi)用要分開控制。材料和備品配件的采購要實(shí)行“三統(tǒng)一分”的管理機(jī)制。統(tǒng)一采購，統(tǒng)一管理，既保證需要，又避免漏洞；既保證質(zhì)量，又降低價格；既維護(hù)企業(yè)信譽(yù)，又不至于上當(dāng)受騙。各部門和分廠要對費(fèi)用的超支負(fù)責(zé)并有權(quán)享受節(jié)約所帶來的收益，有權(quán)決定采購計劃和采購項目。這樣，物資
采購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎(chǔ)的相互制約的機(jī)制。
二、三分一統(tǒng)
“三分”是指三個分開，即市場采購權(quán)、價格控制權(quán)、質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)要做到三權(quán)分離，各自負(fù)責(zé)，互不越位。“一統(tǒng)”，即合同的簽約特別是結(jié)算付款一律統(tǒng)一管理。物料管理人員、化驗(yàn)人員和財務(wù)人員都不能夠與客戶見面，實(shí)行嚴(yán)格的封閉式管理。財務(wù)部依據(jù)合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對照化驗(yàn)單和數(shù)量測量結(jié)果，認(rèn)真核算后付款。這樣就可以形成一個以
財務(wù)管理為核心，最終以降低成本為目的的制約機(jī)制。
三、三公開兩必須
“三公開”是指采購品種、數(shù)量和質(zhì)量指標(biāo)公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，采購?fù)瓿珊蟮慕Y(jié)果公開；“兩必須”是指必須在貨比三家后采購，必須按程序、按法規(guī)要求簽訂
采購合同。
四、五到位、一到底
所謂“五到位”是指所采購的每一筆物資都必須由五方的簽字，即只有采購人、驗(yàn)收人、證明人、批準(zhǔn)人、財務(wù)審查人都在憑證上簽字，才被視為手續(xù)齊全，才能報銷入賬。“一到底”就是負(fù)責(zé)到底，誰采購誰負(fù)責(zé)并且要一包到底，包括價格、質(zhì)量、使用效果等都要記錄在案，什么時候發(fā)現(xiàn)問題什么時候處罰。
五、全過程、全方位的監(jiān)督制度
全過程監(jiān)督是指采購前、采購過程中和采購?fù)瓿珊蠖家斜O(jiān)督。從采購計劃的制訂開始，到采購物資使用的結(jié)束，共有九個需要進(jìn)行監(jiān)督的環(huán)節(jié)，它們是計劃、審批、詢價、招標(biāo)、簽合同、驗(yàn)收、核算、付款、領(lǐng)用。
雖然每一個環(huán)節(jié)都有監(jiān)督，但重點(diǎn)在于制訂計劃、簽訂合同、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款四個環(huán)節(jié)。計劃監(jiān)督主要是保證計劃的合理性和準(zhǔn)確性，使其按正常渠道進(jìn)行；合同監(jiān)督主要是其合法性和公平程度，保證合同的有效性；質(zhì)量監(jiān)督是保證驗(yàn)收過程不降低標(biāo)準(zhǔn)，不弄虛作假，每一個入庫產(chǎn)品都符合買方要求；付款監(jiān)督是確保資金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我們能夠把監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，就可以建立確保采購管理規(guī)范和保護(hù)企業(yè)利益的第二道防線。
所謂全方位的監(jiān)督，是指行政監(jiān)察、財務(wù)審計、制度考核三管齊下，方方面面沒有遺漏，形成嚴(yán)密的監(jiān)督網(wǎng)。
六、責(zé)任追究
監(jiān)督機(jī)制的生命在于責(zé)任追究，這一點(diǎn)尤其值得我們謹(jǐn)記。擁有嚴(yán)格完備的監(jiān)督機(jī)制而沒有相應(yīng)的懲罰措施，所有的努力都將化為泡影。因此監(jiān)督的關(guān)鍵還在于及時進(jìn)行的重罰。科學(xué)、規(guī)范的采購機(jī)制，嚴(yán)格完備的采購控制不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格、提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)
采購人員不受外部利益的誘惑。