采購管理策略：如何編制采購計(jì)劃
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在編制采購計(jì)劃之前，采購部門要先進(jìn)行自制采購分析，之后，就可以編制采購計(jì)劃了。
目前，采購計(jì)劃的編制有以下主要環(huán)節(jié)：
準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃、評(píng)估認(rèn)證需求、計(jì)算認(rèn)證容量、制定認(rèn)證計(jì)劃、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃、評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制定訂單計(jì)劃。
一、準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃
準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃是采購計(jì)劃的第一步，也是做好采購計(jì)劃的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃主要包括以下四方面。
1．接收開發(fā)批量需求。開發(fā)批量需求是能夠啟動(dòng)整個(gè)供應(yīng)程序流動(dòng)的牽引項(xiàng)，采購部門要想制定比較準(zhǔn)確的認(rèn)證計(jì)劃的話，首先要做的就是非常熟悉開發(fā)需求計(jì)劃。目前開發(fā)批量物料需求通常有兩種情形：一種是在以前或者是目前的采購環(huán)境中就能夠發(fā)掘到的物料供應(yīng)，另一種情形就是企業(yè)需要采購的是新物料，需要尋找新物料的供應(yīng)商。
2．接收余量需求。隨著市場(chǎng)需求變得越來越大，企業(yè)規(guī)模也逐漸擴(kuò)大，舊的采購環(huán)境容量不足以支持企業(yè)的物料需求；或者是由于采購環(huán)境萎縮導(dǎo)致物料的采購環(huán)境容量逐漸縮小，這樣就無法滿足采購的需求。以上這兩種情況會(huì)產(chǎn)生余量需求，這就產(chǎn)生了對(duì)采購環(huán)境進(jìn)行擴(kuò)容的要求。采購環(huán)境容量的信息一般是由認(rèn)證人員和訂單人員來提供的。
3．準(zhǔn)備認(rèn)證環(huán)境資料。通常來講采購環(huán)境的內(nèi)容包括認(rèn)證環(huán)境和訂單環(huán)境兩個(gè)部分。有些供應(yīng)商的認(rèn)證容量比較大，但是其訂單容量比較小；有些供應(yīng)商的情況恰恰相反，其認(rèn)證容量比較小，但是訂單容量比較大。認(rèn)證容量和訂單容量是兩個(gè)完全不同的概念。
4．制定認(rèn)證計(jì)劃說明書。制定認(rèn)證計(jì)劃說明書也就是把認(rèn)證計(jì)劃所需要的材料準(zhǔn)備好，這些材料包括：認(rèn)證計(jì)劃說明書（物料項(xiàng)目名稱、需求數(shù)量、認(rèn)證周期等）、開發(fā)需求計(jì)劃、余量需求計(jì)劃、認(rèn)證環(huán)境資料等。
二、評(píng)估認(rèn)證需求
評(píng)估認(rèn)證需求包括分析開發(fā)批量需求、分析余量需求、確定認(rèn)證需求。
1．分析開發(fā)批量需求。開發(fā)批量需求的分析包括數(shù)量上的需求、物料的技術(shù)特征等信息。開發(fā)批量需求的樣式是各種各樣的，按照需求的環(huán)節(jié)可以分為研發(fā)物料開發(fā)認(rèn)證需求和生產(chǎn)批量物料認(rèn)證需求；按照采購環(huán)境可以分為環(huán)境內(nèi)物料需求和環(huán)境外物料需求等。計(jì)劃人員應(yīng)該對(duì)開發(fā)物料需求作詳細(xì)的分析，有必要時(shí)還應(yīng)該與開發(fā)人員、認(rèn)證人員一起研究開發(fā)物料的技術(shù)特征，按照已有的采購環(huán)境及認(rèn)證計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類。
2．分析余量需求。分析余量需求要求首先對(duì)余量需求進(jìn)行分類，余量認(rèn)證的產(chǎn)生來源有市場(chǎng)銷售需求的擴(kuò)大、采購環(huán)境訂單容
量的萎縮。對(duì)于因市場(chǎng)需求原因造成的，可以通過市場(chǎng)及生產(chǎn)需求計(jì)劃得到各種物料的需求量及時(shí)間；對(duì)于因供應(yīng)商萎縮造成的，可以通過分析現(xiàn)實(shí)采購環(huán)境的總體訂單容量與原定容量之間的差別得到。這兩種情況的余量相加即可得到總的需求容量。
3．確定認(rèn)證需求。要確定認(rèn)證需求可以根據(jù)開發(fā)批量需求及余量需求的分析結(jié)果來確定。認(rèn)證需求是指通過認(rèn)證手段，獲得具有一定訂單容量的采購環(huán)境。
三、計(jì)算認(rèn)證容量
計(jì)算認(rèn)證容量主要包括：分析項(xiàng)目認(rèn)證資料、計(jì)算總體認(rèn)證容量、計(jì)算承接認(rèn)證量、確定剩余認(rèn)證容量。
1．分析項(xiàng)目認(rèn)證資料。不同的認(rèn)證項(xiàng)目其過程及周期也是千差萬別的。作為從事某行業(yè)的實(shí)體來說，熟練分析幾種物料的認(rèn)證資料是可能的，但是對(duì)于規(guī)模比較大的企業(yè)，分析上千種甚至上萬種物料其難度則要大得多。
2．計(jì)算總體認(rèn)證容量。在供應(yīng)商認(rèn)證合同中，應(yīng)說明認(rèn)證容量與訂單容量的比例，防止供應(yīng)商只做批量訂單，不愿意做樣件認(rèn)證。計(jì)算采購環(huán)境的總體認(rèn)證容量的方法是把采購環(huán)境中所有供應(yīng)商的認(rèn)證容量疊加即可，對(duì)有些供應(yīng)商的認(rèn)證容量需要加以適當(dāng)系數(shù)。
3．計(jì)算承接認(rèn)證量。供應(yīng)商的承接認(rèn)證量等于當(dāng)前供應(yīng)商正在履行認(rèn)證的合同量，一般是計(jì)算要求的某一時(shí)間段的承接認(rèn)證量。最恰當(dāng)最及時(shí)的處理方法是借助電子信息系統(tǒng)，模擬顯示供應(yīng)商已承接認(rèn)證量，以便認(rèn)證計(jì)劃決策使用。
4．確定剩余認(rèn)證容量。認(rèn)證容量是指某一物料所有供應(yīng)商群體的剩余認(rèn)證容量的總和。
物料認(rèn)證容量=物料供應(yīng)商群體總體認(rèn)證容量一承接認(rèn)證量
這種計(jì)算過程也可以被電子化，一般MRP系統(tǒng)不支持這種算法，可以單獨(dú)創(chuàng)建系統(tǒng)。認(rèn)證容量是一近似值，僅做參考，認(rèn)證計(jì)劃人員對(duì)此不可過高估計(jì)，但它能指導(dǎo)認(rèn)證過程的操作。
四、制定認(rèn)證計(jì)劃
制定認(rèn)證計(jì)劃包括對(duì)比需求與容量、綜合平衡、確定余量認(rèn)證計(jì)劃、制定認(rèn)證計(jì)劃等四個(gè)方面的內(nèi)容。
1．對(duì)比需求與容量。由于認(rèn)證需求與供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的認(rèn)證容量之間一般都會(huì)存在差異，如果認(rèn)證需求小于認(rèn)證容量，則沒有必要進(jìn)行綜合平衡，直接按照認(rèn)證需求制定認(rèn)證計(jì)劃；如果認(rèn)證需求量大大超出供應(yīng)商容量，出現(xiàn)這種情況就要進(jìn)行認(rèn)證綜合平衡，對(duì)于剩余認(rèn)證需求需要制定采購環(huán)境之外的認(rèn)證計(jì)劃。
2．綜合平衡。采購部門應(yīng)從全局出發(fā)，綜合考慮生產(chǎn)、認(rèn)證容量、物料生命周期等要素，判斷認(rèn)證需求的可行性，通過調(diào)節(jié)認(rèn)證計(jì)劃來盡可能地滿足認(rèn)證需求，并計(jì)算認(rèn)證容量不能滿足的剩余認(rèn)證需求。
3．確定余量認(rèn)證計(jì)劃。對(duì)于采購環(huán)境不能滿足的剩余認(rèn)證需求，應(yīng)提交采購認(rèn)證人員分析并提出對(duì)策，與之一起確認(rèn)采購環(huán)境之外的供應(yīng)商認(rèn)證計(jì)劃。采購環(huán)境之外的社會(huì)供應(yīng)群體如沒有與企業(yè)簽訂合同，那么制定認(rèn)證計(jì)劃時(shí)要特別小心，并由具有豐富經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證計(jì)劃人員和認(rèn)證人員聯(lián)合實(shí)施。
4．制定認(rèn)證計(jì)劃。制定認(rèn)證計(jì)劃主要是指確定認(rèn)證物料數(shù)量和開始認(rèn)證時(shí)間。其確定方法如下：
認(rèn)證物料數(shù)量=開發(fā)樣件需求數(shù)量+檢驗(yàn)測(cè)試需求數(shù)量+樣品數(shù)量+機(jī)動(dòng)數(shù)量
開始認(rèn)證時(shí)間=要求認(rèn)證結(jié)束時(shí)間一認(rèn)證周期一緩沖時(shí)間
五、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃
在制定認(rèn)證計(jì)劃之后，緊跟著就是準(zhǔn)備訂單計(jì)劃。準(zhǔn)備訂單計(jì)劃也主要分為四個(gè)方面的內(nèi)容：接收市場(chǎng)需求、接收生產(chǎn)需求、準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料、制定訂單計(jì)劃說明書。
1．接收市場(chǎng)需求。市場(chǎng)需求是啟動(dòng)生產(chǎn)供應(yīng)程序流動(dòng)的牽引項(xiàng)，要想制定比較準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃，首先必須熟知市場(chǎng)需求計(jì)劃，或者是市場(chǎng)銷售計(jì)劃。市場(chǎng)需求的進(jìn)一步分解便得到生產(chǎn)需求計(jì)劃。
2．接收生產(chǎn)需求。生產(chǎn)需求對(duì)采購來說可以稱之為生產(chǎn)物料需求。生產(chǎn)物料需求的時(shí)間是根據(jù)
生產(chǎn)計(jì)劃而產(chǎn)生的，通常生產(chǎn)物料需求計(jì)劃是訂單計(jì)劃的主要來源。為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計(jì)劃人員需要深入熟知生產(chǎn)計(jì)劃以及工藝常識(shí)。編制物料需求計(jì)劃的主要包括：決定毛需求、決定凈需求、對(duì)訂單下達(dá)日期及訂單數(shù)量進(jìn)行計(jì)劃。
3．準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料。
訂單環(huán)境的資料主要包括：訂單物料的供應(yīng)商消息、訂單比例信息、最小包裝信息、訂單周期。
訂單周期是指從下單到交貨的時(shí)間間隔，一般是以天為單位的。
訂單環(huán)境一般使用信息系統(tǒng)管理。
4．制定訂單計(jì)劃說明書。制定訂單計(jì)劃說明書也就是準(zhǔn)備好訂單計(jì)劃所需要的資料，其主要內(nèi)容包括：訂單計(jì)劃說明書（物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等）、市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)需求計(jì)劃、訂單環(huán)境資料等。
六、評(píng)估訂單需求
評(píng)估訂單需求極其重要，只有準(zhǔn)確的評(píng)估訂單需求，才能為計(jì)算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計(jì)劃。它主要包括分析市場(chǎng)需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求。
1．分析市場(chǎng)需求。市場(chǎng)需求和生產(chǎn)需求是評(píng)估訂單需求的兩個(gè)重要方面。采購部門必須仔細(xì)分析市場(chǎng)簽訂合同的數(shù)量、還沒有簽訂合同的數(shù)量（包括沒有及時(shí)交貨的合同）的一系列數(shù)據(jù)，同時(shí)研究其變化趨勢(shì)，全面考慮要貨計(jì)劃的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，還要參照相關(guān)的歷史要貨數(shù)據(jù)，找出問題的所在。
2．分析生產(chǎn)需求。分析生產(chǎn)需求，首先就需要研究生產(chǎn)需求的產(chǎn)生過程，其次再分析生產(chǎn)需求量和要貨時(shí)間。對(duì)企業(yè)不同時(shí)期產(chǎn)生的不同生產(chǎn)需求進(jìn)行分析是很有必要的。
3．確定訂單需求。可根據(jù)對(duì)市場(chǎng)需求和對(duì)生產(chǎn)需求的分析結(jié)果來確定訂單需求。通常來講，訂單需求的內(nèi)容是在未來指定的時(shí)間內(nèi)，通過訂單操作手段將指定數(shù)量的合格物料采購入庫。
七、計(jì)算訂單容量
準(zhǔn)確地計(jì)算好訂單容量，就能對(duì)比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計(jì)劃。
1．分析項(xiàng)目供應(yīng)資料。在采購過程中，物料和項(xiàng)目都是整個(gè)采購工作的操作對(duì)象。對(duì)于采購工作來講，在目前的采購環(huán)境中，所要采購物料的供應(yīng)商信息是非常重要的一項(xiàng)信息資料。如果沒有供應(yīng)商供應(yīng)物料，那么無論是生產(chǎn)需求還是緊急的市場(chǎng)需求，一切都無從談起。企業(yè)的
采購人員就應(yīng)充分收集相關(guān)信息，在下達(dá)訂單計(jì)劃時(shí)就能有的放矢的。
2．計(jì)算總體訂單容量。總體訂單容量是多方面內(nèi)容的組合。一般包括兩方面內(nèi)容：可供給的物料數(shù)量、可供給物料的交貨時(shí)間。
3．計(jì)算承接訂單容量。承接訂單量是指某供應(yīng)商在指定的時(shí)間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量。
4．確定剩余訂單容量。剩余訂單容量是指某物料所有供應(yīng)商群體的剩余訂單容量的總和
物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量-已承接訂單量
八、制定訂單計(jì)劃
制定訂單計(jì)劃是采購計(jì)劃的最后且最重要的環(huán)節(jié)。它主要包括對(duì)比需求與容量、綜合平衡、確定余量認(rèn)證計(jì)劃、制定訂單計(jì)劃。
1．對(duì)比需求與容量。如果經(jīng)過對(duì)比發(fā)現(xiàn)需求小于容量，即無論需求多大，容量總能滿足需求，則企業(yè)要根據(jù)物料需求來制定訂單計(jì)劃；如果供應(yīng)商的容量小于企業(yè)的物料需求，則要求企業(yè)根據(jù)容量制定合適的物料需求計(jì)劃，這樣就產(chǎn)生了剩余物料需求，需要對(duì)剩余物料需求重新制定認(rèn)證計(jì)劃。
2．綜合平衡。綜合考慮市場(chǎng)、生產(chǎn)、訂單容量等要素，分析物料訂單需求的可行性，必要時(shí)調(diào)整訂單計(jì)劃，計(jì)算容量不能滿足的剩余訂單需求。
3．確定余量認(rèn)證計(jì)劃。為了保證物料及時(shí)供應(yīng)，此過程可以通過簡化認(rèn)證程序，并由具有豐富經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證計(jì)劃，k員進(jìn)行操作。
4．制定訂單計(jì)劃。一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時(shí)間兩個(gè)方面。
下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量一計(jì)劃入庫量一現(xiàn)有庫存量+安全庫存量
下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間一認(rèn)證周期一訂單周期一緩沖時(shí)間