采購管理策略：進行需求分析
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所謂采購需求分析，就是分析該買什么、買多少、什么時候買、花多少錢、什么時候得到以及怎樣得到的問題。正確的采購分析，不僅可以保證及時獲得合格的生產(chǎn)物資，也是控制成本的一項重要工作。
究竟該買多少才算合適？什么時候下單最好？要想很好地解決這個問題，
采購管理人員就必須認真分析需求的變化規(guī)律，根據(jù)這個需求變化規(guī)律，不需用戶（這里的用戶指使用所采購物資或服務(wù)的部門個人）自己申報，采購管理部門就能知道用戶什么時候需要什么品種、需要多少，進而可以主動地制定采購計劃，主動地滿足用戶需要。
一、運用采購需求表
需要進行采購，首先需要解決采購什么、采購多少、什么時候采購的問題。而要解決這個問題，就是要解決我們采購員所代理的全體需求者們究竟需求什么、需求多少、什么時候需要的問題。
解決這個問題，在企業(yè)中傳統(tǒng)的做法是讓企業(yè)各個單位層層上報“采購需求計劃表”。有的是定期報，這個星期報下個星期的計劃、這個月報下個月的計劃、今年報明年的計劃。有的是不定期的報，什么時候想起來需要買什么東西，就填一張“請購單”(見第八章方法60)，把它交到采購部。
采購部收齊了這些采購需求計劃表、請購單以后，需要把所有需要采購的物資分類整理統(tǒng)計出來。這樣就弄清了用戶需求什么、需要多少、什么時候需要的問題。
這樣的操作過程雖然可以達到解決問題的目的，但存在以下幾個弊病：
1．這種方式興師動眾，往往要麻煩很多人，造成了人力資源的浪費。
2．只要有一個部門的采購計劃表沒到齊，采購部就不能進行需求的整理統(tǒng)計，就不能得出統(tǒng)一的需求計劃，往往貽誤最佳采購時機。
3．交上來的表往往不準確、不可靠，給采購的效果帶來許多不穩(wěn)定因素。
二、統(tǒng)計分析
在采購需求分析中用得最多、最普遍的就是統(tǒng)計分析。統(tǒng)計分析的任務(wù)就是根據(jù)一些原始材料來分析求出客戶的需求規(guī)律。在實踐中，統(tǒng)計分析通常有以下兩種方法：
1．對采購申請單匯總統(tǒng)計。現(xiàn)在一般的企業(yè)采購都是一種這樣的模式：要求下面各個單位每月提交一份采購申請表，提出每個單位自己下個月的采購品種數(shù)量。然后采購科就把這些表匯總，得出下個月總的采購任務(wù)表，再根據(jù)此表制訂下個月的采購計劃。
2．對各個單位銷售日報表進行統(tǒng)計。對于流通企業(yè)來說，每天的銷售就是用戶對企業(yè)物資的需求，需求速率的大小反映了企業(yè)物資的消耗快慢。因此由每天的銷售日報表就可以統(tǒng)計得到企業(yè)物資的消耗規(guī)律。消耗的物資需要補充，也就需要采購。因此物資消耗規(guī)律也就是物資采購需求的規(guī)律。
三、采用ABC分析法
一個企業(yè)除了生產(chǎn)所需要的原材料外，還有辦公用品、生活用品等。因此需要采購的物資品種是很多的。但是這些物資的重要程度都是不一樣的。有的特別重要，一點都不能缺貨，一旦缺貨將造成不可估量的損失。有些物資則相對不那么重要，一旦缺貨，也不會造成多大的損失。
面對這樣的情況，我們在進行采購管理時該怎么處理呢？這時候我們最有效的方法，就是采用ABC分析法，將所面對的成千上萬的物資品種進行ABC分類，并且按類別實行重點管理，用我們有限的人力、物力、財力去為企業(yè)獲得最大的效益。
ABC分析法在實際運用過程中，通常可以參照以下步驟進行：
1．為確定ABC分類，先得進行統(tǒng)計分析，要選定一個合適的統(tǒng)計期。在選定統(tǒng)計期時，應遵循幾個基本原則：比較靠近計劃期；運行比較正常；通常情況取過去一個月或幾個月。
2．分別統(tǒng)計出所有各種物資在該統(tǒng)計期中的銷售量（或者采購量，下同），單價和銷售額，并對各種物資制作一張ABC分析卡，填上品名、銷售數(shù)量、銷售金額。如下表所示。
3．將ABC分析卡按銷售額由大到小的順序排列，并按此順序號將各物資填上物料編號。
4．把所有ABC分析卡依次填寫到ABC分析表中，并進行累計統(tǒng)計。
四、物資消耗定額管理
物資消耗定額管理也是一種需求分析的好方法。通過物資消耗定額，就可以根據(jù)產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)零部件清單或工作量求出所需要的原材料的品種和數(shù)量。
所謂物資消耗定額，是在一定的生產(chǎn)技術(shù)組織的條件下，生產(chǎn)單位產(chǎn)品或完成單位工作量所必須消耗的物資的標準量，通常用絕對數(shù)表示，如制造一臺機床或一個零件消耗多少鋼材、生鐵，有的也可用相對數(shù)表示，如冶金、化工等企業(yè)里，用配料比、成品率、生產(chǎn)率等表示。
在實際操作中，物資消耗定額管理通常有以下三種方法：
1．技術(shù)分析法。技術(shù)分析法具有科學、精確等特點，但在操作過程中，通常需要經(jīng)過精確計算，工作量比較大。在應用中，通常可參照以下步驟：
●根據(jù)產(chǎn)品裝配圖分析出產(chǎn)品的所有零部件；
●根據(jù)每個零部件的加工工藝流程得出每個零部件的每個加工工藝；
●對于每個零件，考慮從下料切削開始一直到后面所有各道加工的切削完成形成零件凈尺寸C為止的所有切削的尺寸留量c。
●每個零件的凈尺寸C加上所有各道切削尺寸留量c之和，就是這個零件的物料消耗定額T:
T=C十∑ci(i=1,2,3,4)
2．統(tǒng)計分析法。統(tǒng)計分析法是根據(jù)以往生產(chǎn)中物資消耗的統(tǒng)計資料，經(jīng)過分析研究并考慮到計劃期內(nèi)生產(chǎn)技術(shù)組織條件的變化等因素而制定定額的方法，采用統(tǒng)計分析法以大量詳細可靠的統(tǒng)計資料為基礎(chǔ)。例如我們要制定某種產(chǎn)品的物料消耗定額，我們可以根據(jù)過去一段時間倉庫的領(lǐng)料記錄和同期間內(nèi)產(chǎn)品的產(chǎn)出記錄進行統(tǒng)計分析，就可以求出平均每個產(chǎn)品的材料消耗量。這個平均消耗量就可以看成是該產(chǎn)品的物料消耗定額。
3．經(jīng)驗估計法。經(jīng)驗估計法是根據(jù)技術(shù)人員、工人的實際生產(chǎn)經(jīng)驗，參考有關(guān)的技術(shù)文件和考慮到企業(yè)在計劃期內(nèi)生產(chǎn)條件的變化等因素制定定額的方法。這種方法簡單易行，但缺乏較為嚴密的科學性，因而通常精確度不高。
五、推導分析
所謂推導分析，就是根據(jù)企業(yè)主生產(chǎn)計劃來進行需求分析，求出各種原材料、零部件的需求計劃的過程。推導分析不能夠憑空想像，也不能靠估計，一定要進行嚴格的推算。
推算所依據(jù)的主要資料和步驟過程如下：
1．制定主產(chǎn)品生產(chǎn)計劃。這個計劃主要是根據(jù)社會對主產(chǎn)品的訂貨計劃以及社會維修業(yè)所提出的零部件的訂貨計劃共同生成。
2．制定產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)文件。就是要推導分析出裝配主產(chǎn)品需要哪些零件、部件、原材料，哪些要自制，哪些要外購，自制件在制造過程中又要采購什么零件、部件、原材料等。這樣逐層分析得出主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)層次。每一個層次的每一個零部件都要標出需要數(shù)量、是自制還是外購以及生產(chǎn)提前期或采購提前期。所有自制件都要分解到最后的原材料層次，這些原材料層一般是最底層，一般都是需要采購的。
由這個主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件可以統(tǒng)計得出這樣一個完整的資料，即為了在某個時間生產(chǎn)出一個主產(chǎn)品需要分別提前多長時間采購一些什么樣的部件、零件和原材料，需要采購多少。把這些資料形成一個表，就是主產(chǎn)品零部件生產(chǎn)采購一覽表。
3．制定庫存文件。到倉庫保管員處調(diào)查了解主產(chǎn)品零部件生產(chǎn)采購一覽表中所有各個部件、零件、原材料的現(xiàn)有庫存量以及消耗速率。這樣得到一個主產(chǎn)品零部件庫存一覽表。