采購技巧：如何編制采購
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這里我們將研究一下有關(guān)采購的各個方面的問題，包括對如何編制采購和如何對所獲之財物盡其用進行描述。我們將把采購放到一個具體的環(huán)境中來看一下它的實際情景。在很多情況下，一些語詞可能并不完全適合于你們的組織，如工作頭銜或?qū)I(yè)術(shù)語等，這是因為不同的機構(gòu)對采購有著不同的要求，大的公司可能會有一個更加結(jié)構(gòu)化或固定化的方式，而小的機構(gòu)則會更靈活一些。按照你自己的需要來解釋這些語詞并從中抽出關(guān)鍵點是非常重要的，下面的信息都可以加以利用。
1．1確切的產(chǎn)品和服務
從實質(zhì)上來說，采購其實很簡單，你請求某人為你做什么，當完成之后，你支付費用就可以了。你可能需要的是貨物和設(shè)備、材料、產(chǎn)品，或者你可能要得到某種服務，這種服務有時可能是帶有人身性質(zhì)的。無論怎樣，你必須知道你要的是什么，是在什么時候需要的。
1．2其它六個“確切”
還有一些可能是比較重要的事情。也許你需要以一定速度和一定的質(zhì)量將某物品送到某一特定地點，同時你還要考慮成本問題。
因此，實際上有很多因素決定著上述看似簡單的過程其實并不象上面所描述的那樣直截了當，這就象駕馭一種動物，比如說馬，只有以正確的方式對待它，它才可能服服帖帖，否則它會將你掀得人仰馬翻。
在采購的過程中需要照顧到的范圍其實很寬，但下面它們并不是按某種特定順序的重要性進行排列的：
?決定你究竟需要什么，你所需要的貨物或服務的功能又是什么？
?如何起草合適的文書，它應該包括些什么內(nèi)容？
?對于這項采購需要適用什么樣的條款和賦予怎樣的條件？
?有那些法律方面的因素需要考慮，它們又怎樣適用于我這一個特殊的例子？
?會不會有什么特別問題影響到我，比如說歐盟的指示性條文，或者是海外的供應商等？
?財力問題如何，你能夠支付價款嗎？何時才能支付？
?我是僅僅和一個供應商談判呢還是到市場上去選購？
?如何著手進行招標前的相關(guān)活動？
?如何處理收到的競標者的分析報告？
?什么時候和我意中的供應商簽定意向呢？
?如何準備談判？
?如何處置合同？
隨著你獲得經(jīng)驗的不斷增多，某些答案將會因為類似行為的重復進行而變得簡單，從而也不需要每一次都費工夫去思考，但另外一些則可能會隨著供應商的不同而變得更加復雜，這樣你可能需要經(jīng)歷該過程若干次才會獲得合適的解決辦法。這一過程看起來可能有些勞神，但它還是需要予以足夠的重視和認真的處理。
從過去經(jīng)歷中得出的一個教訓就是壞的開端往往使整個項目變得更加困難，并且使成功的可能性降低，在這種情況下就需要項目的主管人有足夠的勇氣拋棄原來的一切從頭再來，而需要從頭再來的這一切又是許多成功的先例所證明早就應該是這樣做的。
我的詞典將采購定義為“通過細心和努力來獲得”。在商業(yè)運作中，這一定義還需要考慮更多的關(guān)鍵因素，采購是通過從供應商或合同的另一方獲得貨物、工程或是服務來安全高效地經(jīng)營和發(fā)展業(yè)務，當然還會有其它一些限制，比如說安全問題，環(huán)境問題或者是其它法律問題。采購還應該考慮到對多余物品的處理，以及在互利的前提下以一定條件將它們轉(zhuǎn)讓給他人。
采購的首要任務是增加價值和轉(zhuǎn)移風險而不是也不應該是增加或轉(zhuǎn)移成本，它是也應該是給業(yè)務帶來價值。
支持這一主要任務的是那些補充性任務，如對賣方的評價，對標準的運用，如有必要對于制度及商品編碼的組織和利用，對于庫存的控制等。
采購其實是一種組織體系，它保證客戶在恰當?shù)臅r間和恰當?shù)牡攸c，以合適的價格從合適的供應商那里得到符合質(zhì)量和數(shù)量的確定商品。
另外還有一種更深層次的倫理要求，那就是采購要以平等的方式與每一位供應商打交道，而不是有利于這一方，不利于另一方。
1．3采購之收益
公司要想增加收益，方法之一就是增加銷售，其它條件不變，銷售的大量增加將導致收益的增長。讓我們假定一個公司購進價值50000英鎊的原材料和元件，然后通過勞動向其中增加了50000英鎊的價值。在增加了10000英鎊的價值之后將這些商品賣出，為了將收益從10000英鎊提高到15000英鎊，就必須將營業(yè)額提高50%，即從110000英鎊增加到165000英鎊，這反過來又意味著它的銷售能力必須比以前提高50%才能達到這一目標，這將是非常困難的。
還有另外一條途徑，假定增加的價值還保持在50000英鎊，但是購進的原材料被更加有效地利用了，因此在事實上原料的花費只是45000英鎊而不是50000英鎊，這一部分節(jié)余就直接轉(zhuǎn)化為利潤將收益增加到15000英鎊，這說明良好的采購將直接增加利潤。
這一點可以同樣適用于目的不在于利潤而在于平衡預算的情況，當然這種平衡也要保證提供一定水平的服務，在某種極端的意義上說，你可以將所有的精力都花費在對于預算限制的減少上，這將使你以極大努力的的代價換取更令人滿意的服務。換言之，從采購中獲得的節(jié)余將會直接轉(zhuǎn)化為額外的服務。由此可見，好的采購將意味著可能提供好的服務。
處置風險并不是意味著要將你的風險轉(zhuǎn)嫁給你的供應商，在這種情況下，風險并沒有消失而是發(fā)生了變化。總的來說，風險可能是增加了，因為供應商也許并不適合于或能夠處理好這種風險，更合適的辦法應該是盡力去減少周圍風險的程度，因此，風險也必須從所從事的業(yè)務或項目的一般境況中去發(fā)現(xiàn)。
精密設(shè)計和切合實際的采購將有助于避免商業(yè)運作中的風險。許多購得的物品是由一些相當武斷的標準來加以限定的，如果其中一件商品有瑕疵，則會很輕易地要求更換另一件而不去進一步考察它是否符合自己的需要。
如果所要求的新替代品是一個特殊的備件或者要達到一個較高程度的普及率，那么就有可盡管這可能并不是經(jīng)常發(fā)生，但在用普通的方法就可以解決的情況下再去尋找供應商提供特殊的物件無疑是一種時間上的浪費。事實上，你所需要的那種型號可能已經(jīng)脫銷，或者已不再生產(chǎn)，或者是已經(jīng)為其它更好的產(chǎn)品所取代，對于業(yè)務風險的典型情況是因為運送的遲延造成的工程的推遲以及對新技術(shù)的排斥而留戀直接的類似物品的簡單替換。