采購訂單管理
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一般在選擇供應(yīng)商、訂立合同后簽發(fā)采購訂單。采購部門應(yīng)在
采購合同框架內(nèi)擬定采購訂單，采購訂單與采購合同有同樣法律效力。采購訂單描述了采購所需的重要信息，包括數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達(dá)地址等。
采購訂單伴隨著訂單和物料的流動貫穿了整個采購過程。訂單的目的是實(shí)施訂單計(jì)劃，采購環(huán)境中購買物料項(xiàng)目，為生產(chǎn)過程輸送合格的原材料和配件，同時對供應(yīng)商群體業(yè)績表現(xiàn)進(jìn)行評價和反饋。
一、訂單準(zhǔn)備
（一）熟悉需要訂單操作的物料項(xiàng)目
有時會遇到從沒有采購過的物料項(xiàng)目，其采購環(huán)境不一定熟悉，需要花時間去了解物料項(xiàng)目的技術(shù)資料等。訂單本身也有難易差異。所以，必須熟悉訂單操作的物料項(xiàng)目。
（二）價格的確認(rèn)
作為訂單人員，應(yīng)對采購價格負(fù)責(zé)，不能把價格的確定責(zé)任全歸于認(rèn)證人員的責(zé)任，訂單人員有權(quán)向采購環(huán)節(jié)價格最低的供應(yīng)商下訂單，以維護(hù)采購的利益。
（三）確認(rèn)項(xiàng)目質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn)
訂單人員與供貨商聯(lián)系最為緊密，對供應(yīng)商的變化是最為清楚的，訂單標(biāo)準(zhǔn)是否需要調(diào)整，訂單操作應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督作用。
（四）確認(rèn)項(xiàng)目的需求量
訂單計(jì)劃的需求量與采購環(huán)境訂單容量應(yīng)該相適應(yīng),或者小于采購環(huán)節(jié)訂單容量；若大于時，認(rèn)證人員要擴(kuò)充采購環(huán)節(jié)容量。
（五）制定訂單說明書
制定訂單說明書是訂單準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的輸出，包括項(xiàng)目名稱、確定的價格、確定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確定的需求量、是否需要擴(kuò)展采購環(huán)境容量等方面。此外，還包括相關(guān)的圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。
二、選擇供應(yīng)商
（一）查看供應(yīng)商檔案
應(yīng)在經(jīng)評審的合格供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，還要結(jié)合對供應(yīng)商月度和年度業(yè)績考核結(jié)果，確定采購份額。一般供應(yīng)商考核結(jié)果可分為A、B、c三個等級。根據(jù)公司供應(yīng)商考核業(yè)績和采購份額分配的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行下訂單。
（二）分析供應(yīng)商供貨能力
公司需求量與供應(yīng)商供貨能力、供貨周期及最小供貨批量往往不能保持一致，需要進(jìn)行平衡。一般，為避免因供應(yīng)商路程遠(yuǎn)、供貨周期長或一次供應(yīng)量過大而造成積壓的問題，可采用兩家或兩家以上供應(yīng)商交叉供貨。
（三）與供應(yīng)商確認(rèn)供貨意向
對采購需求應(yīng)讓供應(yīng)商事先了解，并得到供應(yīng)商的確認(rèn)，供應(yīng)商銷售市場變化、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、設(shè)備的變化、廠房的擴(kuò)建等都會影響供應(yīng)商的供貨。因此，為確保供應(yīng)商供貨，應(yīng)給供應(yīng)商提供3個月的滾動預(yù)測計(jì)劃和1個月的確認(rèn)計(jì)劃，以便供應(yīng)商調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，力爭做到需求與生產(chǎn)同步。
（四）確定意向供應(yīng)商
在權(quán)衡供應(yīng)商績效、產(chǎn)能、供貨周期及合作關(guān)系等因素的基礎(chǔ)上確定采購意向供應(yīng)商，這是訂單操作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
（五）發(fā)放訂單說明書
既然是意向，就應(yīng)該向供應(yīng)商發(fā)放相關(guān)技術(shù)資料，一般來說，采購環(huán)境中的供應(yīng)商應(yīng)具備已通過認(rèn)證的物料生產(chǎn)工藝文件。如果是這樣，訂單說明書就不要包括額外的技術(shù)資料。供應(yīng)商在接到技術(shù)資料分析后，即向采購方作出“接單”還是“不接單”的答復(fù)。
（六）確定物料供應(yīng)商
通過以上過程，訂單人員就可以決定本次訂單計(jì)劃所投向的供應(yīng)商，必要時可上報(bào)主管審批，可以是一家，也可以是若干家。
三、簽訂訂單
在選定供應(yīng)商之后，接下來要做的工作就是同供應(yīng)商簽訂正式的采購訂單。采購訂單根據(jù)采購物料的要求、供應(yīng)的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。簽訂采購訂單一般需要經(jīng)過以下過程：
（一）制作訂單
擁有ERP信息管理系統(tǒng)的企業(yè)，在供應(yīng)商認(rèn)證或簽訂采購框架協(xié)議時，就將價格、供貨能力、供貨周期、最小供貨批量或最小包裝數(shù)等信息維護(hù)到系統(tǒng)中，訂單人員直接在信息系統(tǒng)中生成訂單，供應(yīng)商通過系統(tǒng)接受客戶需求信息，作為供貨的依據(jù)。在其他情況下，則需要采購訂單人員編制和打印訂單，通常企業(yè)都有固定標(biāo)準(zhǔn)的訂單格式，而且這種格式是供應(yīng)商認(rèn)可的，訂單人員只需在標(biāo)準(zhǔn)合同中填寫相關(guān)參數(shù)（物料名稱代碼、單位、數(shù)量、單價、總價、交貨期等）及一些特殊說明書后寄發(fā)給供應(yīng)商，作為雙方將來交貨、驗(yàn)貨、付款的依據(jù)。
（二）審批訂單
審批訂單是訂單操作的重要環(huán)節(jié)，一般由專職人員負(fù)責(zé)。審查訂單的主要內(nèi)容包括：
1．采購訂單的物料描述、價格與供貨方式、供貨周期及最小供貨量及包裝方式等是否與合同相符。
2．所選供應(yīng)商是否均為合格的供應(yīng)商。
3．采購份額是否與供應(yīng)商業(yè)績考核結(jié)果及公司有關(guān)份額分配的規(guī)定相符。
4．價格在允許范圍之內(nèi)，到貨期是否符合訂單計(jì)劃的到貨要求。
5．訂單人員是否按照訂單計(jì)劃在采購信息系統(tǒng)中正確操作。
（三）與供應(yīng)商簽訂訂單
經(jīng)過審批的訂單，即可傳至供應(yīng)商確定并蓋章簽字。簽訂訂單的方式有四種：
1．與供應(yīng)商面對面簽訂訂單，買賣雙方現(xiàn)場蓋章簽字。
2．訂單人員使用傳真將打印好的訂單傳至供應(yīng)商，供應(yīng)商以同樣方式傳回。
3．使用E-mail進(jìn)行合同的簽訂，買方向供應(yīng)商發(fā)訂單E-mail;賣方回復(fù)，則表示接受訂單并完成簽字。
4．賣方在買方專用訂單信息管理系統(tǒng)(如ERP)接受訂貨信息，經(jīng)確認(rèn)，則表明完成了訂單的傳遞（如上海通用汽車、大眾汽車就是采用ERP系統(tǒng)下達(dá)需求計(jì)劃作為訂貨的方式）。
（四）執(zhí)行訂單
在完成訂單簽訂之后，即轉(zhuǎn)入訂單的執(zhí)行時期。加工型供應(yīng)商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過程；存貨型供應(yīng)商只需從庫房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品，經(jīng)適當(dāng)處理后即可供貨。
四、訂單跟蹤
為確保供應(yīng)商供貨做到安全、及時、準(zhǔn)確、保質(zhì)保量，訂單員必須在訂單下達(dá)后，及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時了解包括生產(chǎn)計(jì)劃安排執(zhí)行是否及時，生產(chǎn)秩序、倉庫發(fā)貨、發(fā)運(yùn)及承運(yùn)過程是否正常。一旦發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有兌現(xiàn)合同承諾或發(fā)生突發(fā)事件，跟蹤訂單人員應(yīng)迅速向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映情況，以便采取補(bǔ)救措施，避免因缺貨導(dǎo)致生產(chǎn)中斷的嚴(yán)重后果。