實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)定單計(jì)劃及操作規(guī)范
作者: 來(lái)源: 文字大小:[大][中][小]
發(fā)出采購(gòu)訂單是為了實(shí)施訂單計(jì)劃，從采購(gòu)環(huán)境中購(gòu)買(mǎi)物料項(xiàng)目，為生產(chǎn)市場(chǎng)輸送合格的原材料和配件，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。訂單的主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤、物料檢驗(yàn)、物料接收、付款操作、供應(yīng)評(píng)估。
項(xiàng)目采購(gòu)定單的具體操作規(guī)范如下：
1．確認(rèn)項(xiàng)目質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn)
訂單人員日常與供應(yīng)商的接觸有時(shí)大大多于認(rèn)證人員，如供應(yīng)商實(shí)力發(fā)生變化，決定前一訂單的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否需要調(diào)整時(shí)，訂單操作作為認(rèn)證環(huán)節(jié)的一個(gè)監(jiān)督部門(mén)應(yīng)發(fā)揮應(yīng)有的作用。即實(shí)行項(xiàng)目采購(gòu)質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)。
2．確認(rèn)項(xiàng)目的需求量
訂單計(jì)劃的需求量應(yīng)等于或小于采購(gòu)環(huán)境訂單容量。例如，經(jīng)驗(yàn)豐富的訂單人員即使不查詢(xún)系統(tǒng)也能知道。如果大于則提醒認(rèn)證人員擴(kuò)展采購(gòu)環(huán)境容量；另外，對(duì)計(jì)劃人員的錯(cuò)誤操作，訂單人員應(yīng)及時(shí)提出自己的修改意見(jiàn)，以保證訂單計(jì)劃的需求量與采購(gòu)環(huán)境訂單容量相匹配。
3．價(jià)格確認(rèn)
項(xiàng)目采購(gòu)人員在提出“查訂單”及“估價(jià)單”時(shí)，為了決定價(jià)格，應(yīng)匯總出“決定價(jià)格的資料”。同時(shí)，為了了解訂購(gòu)經(jīng)過(guò)，采購(gòu)人員也應(yīng)制作單行簿。決定價(jià)格之后，應(yīng)填列訂購(gòu)單、訂購(gòu)單兼收據(jù)、人貨單、驗(yàn)收單及接受檢查單、貨單等。這些單據(jù)應(yīng)把記載事項(xiàng)包括交貨期限、訂購(gòu)號(hào)碼、交易對(duì)象號(hào)碼（用電腦處理的號(hào)碼）、交易對(duì)象名稱(chēng)、單位、數(shù)量、單價(jià)、合計(jì)金額、資材號(hào)碼（資材的區(qū)分號(hào)碼）、品名、圖面及設(shè)計(jì)書(shū)號(hào)碼、交貨日期、發(fā)行日期、需要來(lái)源（要寫(xiě)采購(gòu)部門(mén)的名稱(chēng)）、制造號(hào)碼、交貨地點(diǎn)、摘要（圖面、設(shè)計(jì)書(shū)簡(jiǎn)要的補(bǔ)充說(shuō)明）。 此外，在交貨日期的右欄，應(yīng)填人交貨記錄，并保管訂購(gòu)單，以及將訂購(gòu)單交給訂購(gòu)對(duì)象。
4．查詢(xún)采購(gòu)環(huán)境
訂單人員在完成訂單準(zhǔn)備之后，要查詢(xún)采購(gòu)環(huán)境信息系統(tǒng)，以尋找適應(yīng)本次項(xiàng)目采購(gòu)的供應(yīng)商群體。認(rèn)證環(huán)節(jié)結(jié)束后會(huì)形成公司物料項(xiàng)目的采購(gòu)環(huán)境，其中，對(duì)小規(guī)模的采購(gòu)，采購(gòu)環(huán)境可能記錄在認(rèn)證報(bào)告文檔上；對(duì)于大規(guī)模的采購(gòu)，采購(gòu)環(huán)境則使用信息系統(tǒng)來(lái)管理。一般來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)項(xiàng)目采購(gòu)有3家以上的供應(yīng)商，特殊情況下也會(huì)出現(xiàn)一家供應(yīng)商，即獨(dú)家供應(yīng)商。
5．制定訂單說(shuō)明書(shū)
訂單說(shuō)明書(shū)主要內(nèi)容包括說(shuō)明書(shū)，即項(xiàng)目名稱(chēng)、確認(rèn)的價(jià)格、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的需求量、是否需要擴(kuò)展采購(gòu)環(huán)境容量等方面，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。
6．與供應(yīng)商確認(rèn)訂單
在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員從主觀上對(duì)供應(yīng)商的了解需要得到供
應(yīng)商的確認(rèn)，供應(yīng)商組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、設(shè)備的變化、廠房的擴(kuò)建等都影響供應(yīng)商的訂單容量；項(xiàng)目采購(gòu)人員有時(shí)需要進(jìn)行實(shí)地考察，尤其注意謊報(bào)訂單容量的供應(yīng)商。 7．發(fā)放訂單說(shuō)明書(shū)
既然確定了項(xiàng)目采購(gòu)供應(yīng)商，就應(yīng)該向他們發(fā)放相關(guān)技術(shù)資料，一般來(lái)說(shuō)采購(gòu)環(huán)境中的供應(yīng)商應(yīng)具備已通過(guò)認(rèn)證的物料生產(chǎn)工藝文件，那么，訂單說(shuō)明書(shū)就不要包括額外的技術(shù)資料。供應(yīng)商在接到技術(shù)資料并
分析后，即向訂單人員做出“接單”還是“不接單”的答復(fù)。
8．制作合同
擁有采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的建筑企業(yè)，項(xiàng)目采購(gòu)訂單人員就可以直接在信息系統(tǒng)中生成訂單，在其他情況下，需要訂單制作者自行編排打印。一般的建筑企業(yè)都有固定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式，而且這種格式是供應(yīng)商認(rèn)可的，訂單人員只需在標(biāo)準(zhǔn)合同中填寫(xiě)相關(guān)參數(shù)（物料名稱(chēng)代碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、貨期等）及一些特殊說(shuō)明后即完成制作合同操作。需要說(shuō)明的是，價(jià)格及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是認(rèn)證人員在認(rèn)證活動(dòng)中的輸出結(jié)果，已經(jīng)存放在采購(gòu)環(huán)境中，訂單人員的操作對(duì)象是物料的下單數(shù)量及交貨日期，特殊情況下可以向認(rèn)證人員建議修改價(jià)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
訂購(gòu)單內(nèi)容特別側(cè)重交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)、付款方式等。根據(jù)用途不同，訂購(gòu)單的第一聯(lián)為廠商聯(lián)，作為廠商交貨時(shí)之憑證；第二聯(lián)是回執(zhí)聯(lián)，由廠商簽認(rèn)后寄回；第三聯(lián)為物料聯(lián)，作為控制存量及驗(yàn)收的參考；第四聯(lián)是請(qǐng)款聯(lián)，可取代請(qǐng)購(gòu)單第二聯(lián)或驗(yàn)收單；第五聯(lián)是承辦聯(lián)，制發(fā)訂購(gòu)單的單位自存。另外，在訂購(gòu)單的背面，多會(huì)有附加條款的規(guī)定，其主要內(nèi)容包括：品質(zhì)保證。保證期限，無(wú)償或有償條件等規(guī)定；交貨方式。新品交貨，附帶備用零件、交貨時(shí)間與地點(diǎn)等規(guī)定；驗(yàn)收方式。檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格品之退換等規(guī)定，超交或短交數(shù)量之處理；履約保證。按合同總價(jià)百分之幾，退還或沒(méi)收的規(guī)定；罰則。遲延交貨或品質(zhì)不符之扣款，停權(quán)處分或取消合同之規(guī)定；仲裁或訴訟。買(mǎi)賣(mài)雙方之紛爭(zhēng)，仲裁的地點(diǎn)或訴訟之法院；其他。例如，賣(mài)方保證買(mǎi)方不受專(zhuān)利權(quán)侵害之控訴。