項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程
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1．編制采購(gòu)計(jì)劃
編制采購(gòu)計(jì)劃的目的是確定何時(shí)采購(gòu)何物，是確定從項(xiàng)目組織外部采購(gòu)哪些產(chǎn)品和服務(wù)能最好地滿(mǎn)足項(xiàng)目需求的過(guò)程。采購(gòu)計(jì)劃編制設(shè)計(jì)時(shí)需要考慮的事項(xiàng)包括是否采購(gòu)、怎樣采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少及何時(shí)采購(gòu)。進(jìn)行投資評(píng)估，確定初步的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)（可能不夠詳細(xì)），這些規(guī)格應(yīng)說(shuō)明所要求的性能標(biāo)準(zhǔn)、交貨日期以及一些特殊要求，如安全和使用設(shè)備所在國(guó)家的法律要求。
2．編制詢(xún)價(jià)計(jì)劃
(1)列出可供選擇的供應(yīng)商或承包商名單；
(2)獲得供應(yīng)源的相關(guān)資料；
(3)獲得使用供應(yīng)商產(chǎn)品的現(xiàn)有用戶(hù)名單，以備需要時(shí)參考；
(4)獲得可替代設(shè)備的價(jià)格，包括出廠價(jià)、運(yùn)輸和安裝費(fèi)用；
(5)找出主要細(xì)節(jié)，即出廠日期、交貨日期、安裝要求和說(shuō)明、操作說(shuō)明或指南、設(shè)計(jì)達(dá)產(chǎn)產(chǎn)能等；
(6)擬訂期望項(xiàng)目生命周期，推薦備件及維護(hù)計(jì)劃；
(7)獲取操作成本和性能標(biāo)準(zhǔn)；
(8)找出供應(yīng)商所能提供的售后服務(wù)；
(9)擬訂評(píng)價(jià)供應(yīng)商或承包商的標(biāo)準(zhǔn)。
3．詢(xún)價(jià)
詢(xún)價(jià)是從預(yù)期的賣(mài)主那里獲取有關(guān)項(xiàng)目需求如何被滿(mǎn)足的意見(jiàn)反饋（建議書(shū)或投標(biāo)書(shū)）。采用的方式主要有尋求建議書(shū)或招標(biāo)方式。關(guān)于招標(biāo)方式在本書(shū)后文有專(zhuān)門(mén)論述，這里不再詳述。
4．供方選擇
供方選擇就是從所有提交建議書(shū)或投標(biāo)的潛在賣(mài)主那里選定一家或幾家作為該項(xiàng)目的實(shí)際賣(mài)主（供應(yīng)商或承包商）。在供方選擇過(guò)程中一般會(huì)伴隨著合同談判，最好讓采購(gòu)小組全體人員都參加談判，并就有關(guān)合同的事宜在客戶(hù)與供應(yīng)商之間進(jìn)行交流。
談判中應(yīng)包括的事項(xiàng)主要有以下幾個(gè)方面。
1)商業(yè)方面最明顯的是價(jià)格
(1)價(jià)格包括什么、不包括什么；
(2)是交貨價(jià)還是安裝價(jià)；
(3)價(jià)格如何計(jì)算；．
(4)采用何種貨幣；
(5)付款方式、階段性付款的時(shí)間和多少問(wèn)題，不同的資本采購(gòu)項(xiàng)目其付款方式是不同的；
(6)由于通貨膨脹而引起價(jià)格調(diào)整問(wèn)題，最好事先確定一個(gè)調(diào)整公式。
2)規(guī)格
就規(guī)格而言，大多數(shù)公司都傾向于功能規(guī)格而不是產(chǎn)品規(guī)格。例如，一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)器能夠在連續(xù)運(yùn)行y小時(shí)內(nèi)生產(chǎn)z個(gè)產(chǎn)品。在這種情況下合同中應(yīng)明確規(guī)定，在設(shè)備達(dá)到所規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)之前保留大部分款不付，直到設(shè)備達(dá)到所規(guī)定的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)才付清款。
3)擔(dān)保
要清楚地理解擔(dān)保條款和擔(dān)保何時(shí)失效。誰(shuí)負(fù)責(zé)擔(dān)保也很重要。要明確對(duì)擔(dān)保人的要求。
4)時(shí)間
如果不能按時(shí)交貨或按時(shí)投產(chǎn)，可能會(huì)使采購(gòu)企業(yè)遭受巨大損失。
5)其他問(wèn)題
(1)準(zhǔn)備備件；
(2)培訓(xùn)操作員工，清楚地了解供應(yīng)商所提供的設(shè)施；
(3)仲裁問(wèn)題；
(4)確定項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)間。
5．
合同管理
合同管理是確保賣(mài)方履行合同要求的過(guò)程。對(duì)于具有多個(gè)產(chǎn)品和服務(wù)承包商的大型項(xiàng)目，合同管理的一個(gè)關(guān)鍵方面是管理各個(gè)承包商之間的組織界面。合同管理應(yīng)該貫穿整個(gè)
項(xiàng)目管理過(guò)程，其內(nèi)容主要包括：
(1)項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施。用以授權(quán)承包商在適當(dāng)時(shí)間進(jìn)行工作。
(2)績(jī)效報(bào)告。用以監(jiān)控承包商的成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。績(jī)效報(bào)告向管理層提供關(guān)于賣(mài)方如何有效地實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)的信息。
(3)質(zhì)量控制。用以檢查和確保分包商產(chǎn)品的充分性。
(4)變更控制。用以保證變更能夠得到適當(dāng)批準(zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲得變更通知。
6．合同收尾
合同收尾類(lèi)似于管理收尾，它涉及產(chǎn)品核實(shí)（所有工作是否正確、滿(mǎn)意地完成）和管理收尾（更新記錄以反映最終結(jié)果，并為將來(lái)使用而對(duì)這些信息歸檔）。