驗(yàn)收是指倉庫在貨物正式入庫前，按照一定的程序和手續(xù)，對入庫貨物進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量的檢驗(yàn)的經(jīng)濟(jì)技術(shù)活動(dòng)的總稱。凡貨物入庫儲存，必須經(jīng)過檢查驗(yàn)收，只有驗(yàn)收后的貨物，方可入庫保管。貨物入庫驗(yàn)收是倉庫把好“三關(guān)”（入庫、保管、出庫）的第一道關(guān)，把好貨物入庫質(zhì)量關(guān)，是劃清倉庫與生產(chǎn)部門、運(yùn)輸部門以及供銷部門的責(zé)任界限，也為貨物在庫場中的保管提供第一手資料。驗(yàn)收的主要任務(wù)是查明到貨的數(shù)量和質(zhì)量狀態(tài)，為入庫和保管打基礎(chǔ)，防止倉庫和貨主遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)對供貨單位的產(chǎn)品質(zhì)量和承運(yùn)部門的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。貨物驗(yàn)收包括驗(yàn)收準(zhǔn)備、核對憑證、實(shí)物檢驗(yàn)、做出驗(yàn)收報(bào)告及驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題的處理。
1．驗(yàn)收準(zhǔn)備
驗(yàn)收準(zhǔn)備是貨物入庫驗(yàn)收的第一道程序。倉庫接到到貨通知后，應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)和批量提前做好驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作，大致包括以下內(nèi)容。
(1)人員準(zhǔn)備。安排好負(fù)責(zé)質(zhì)量驗(yàn)收的技術(shù)人員或存貨單位的專業(yè)技術(shù)人員，以及配合貨物驗(yàn)收的裝卸搬運(yùn)人員。
(2)資料準(zhǔn)備。收集并熟悉待驗(yàn)貨物的有關(guān)憑證和資料，例如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、訂貨合同等。
(3)器具準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好驗(yàn)收用的檢驗(yàn)工具，例如衡器、量具等，并校驗(yàn)準(zhǔn)確。
(4)貨位準(zhǔn)備。針對到庫貨物的性質(zhì)、特點(diǎn)和數(shù)量，確定貨物的存放地點(diǎn)，計(jì)算和準(zhǔn)備堆碼苫墊材料。
(5)設(shè)備準(zhǔn)備。大批量貨物的數(shù)量驗(yàn)收，必須要有裝卸搬運(yùn)機(jī)械的配合，應(yīng)做好設(shè)備的申請調(diào)用。
此外，對于特殊貨物的驗(yàn)收，例如毒害品、腐蝕品、放射品等，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的防護(hù)用品。
2．核對憑證
入庫貨物必須具備下列憑證。
(1)貨主提供的入庫通知單和訂貨合同副本，這是倉庫接收貨物的憑證；
(2)供貨單位提供的驗(yàn)收憑證，包括材質(zhì)證明書、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細(xì)表、說明書、保修卡及合格證等；
(3)承運(yùn)單位提供的運(yùn)輸單證，包括提貨通知單和登記貨物殘損情況的貨運(yùn)記錄、普通記錄以及公路運(yùn)輸交接單等。核對憑證，就是將上述憑證加以整理后全面核對。入庫通知單、訂貨合同要與供貨單位提供的所有憑證逐一核對，相符后，才可以進(jìn)入下一步的實(shí)物檢驗(yàn)；如果發(fā)現(xiàn)有證件不齊或不符等情況，要與存貨、供貨單位及承運(yùn)單位和有關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)聯(lián)系解決。
3．檢驗(yàn)貨物
檢驗(yàn)貨物就是根據(jù)入庫單和有關(guān)技術(shù)資料對實(shí)物進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量檢驗(yàn)，即復(fù)核貨物數(shù)量是否與入庫憑證相符，貨物質(zhì)量是否符合規(guī)定的要求。
(1)數(shù)量檢驗(yàn)。
數(shù)量檢驗(yàn)是保證貨物數(shù)量準(zhǔn)確不可缺少的措施。要求貨物入庫時(shí)一次進(jìn)行完畢。一般在質(zhì)量驗(yàn)收之前，由倉庫保管職能機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行。按商品性質(zhì)和包裝情況，數(shù)量檢驗(yàn)分為三種形式，即計(jì)件、檢斤、檢尺求積等形式。計(jì)件法。計(jì)件是按件數(shù)供貨或以件數(shù)為計(jì)量單位的貨物，做數(shù)量驗(yàn)收時(shí)要清點(diǎn)件數(shù)。一般計(jì)件商品應(yīng)全部清查件數(shù)（帶有附件和成套的機(jī)電設(shè)備須清查主件、部件、零件和工具等）。固定包裝的小件商品，如包裝完好，打開包裝對保管不利，所以通常情況下國內(nèi)貨物可采用抽驗(yàn)法，按一定比例開箱點(diǎn)件驗(yàn)收，可抽驗(yàn)內(nèi)包裝5%～15%。其他只檢查外包裝，不拆包檢查；貴重商品應(yīng)酌情提高檢驗(yàn)比例或全部檢驗(yàn)。進(jìn)口商品則按合同或慣例辦理；檢斤法。檢斤是對按重量供貨或以重量為計(jì)量單位的商品，做數(shù)量驗(yàn)收時(shí)的稱重。商品的重量一般有毛重、皮重、凈重之分。毛重是指商品重量包括包裝重量在內(nèi)的實(shí)重；凈重是指商品本身的重量，即毛重減去皮重。我們通常所說的商品重量多是指商品的凈重。金屬材料、某些化工產(chǎn)品多半是檢斤驗(yàn)收。按理論換算重量供應(yīng)的商品，先要通過檢尺，例如金屬材料中的板材、型材等，然后按規(guī)定的換算方法換算成重量驗(yàn)收。對于進(jìn)口商品，原則上應(yīng)全部檢斤，但如果訂貨合同規(guī)定按理論換算重量交貨，則按合同規(guī)定辦理。所有檢斤的商品，都應(yīng)填寫磅碼單；檢尺求積法。檢尺求積是對以體積為計(jì)量單位的商品，例如木材、竹材、沙石等，先檢尺，后求體積所做的數(shù)量驗(yàn)收；凡是經(jīng)過數(shù)量檢驗(yàn)的商品，都應(yīng)該填寫磅碼單。在做數(shù)量驗(yàn)收之前，還應(yīng)根據(jù)商品來源、包裝好壞或有關(guān)部門規(guī)定，確定對到庫商品是采取抽驗(yàn)還是全驗(yàn)方式。
(2)質(zhì)量檢驗(yàn)。
倉庫對到庫貨物進(jìn)行的質(zhì)量檢驗(yàn)是根據(jù)倉儲合同約定來施行的。合同沒有約定的，按照貨物的特性和慣例確定。由于新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，不同貨物具有不同的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，倉庫應(yīng)認(rèn)真研究各種檢驗(yàn)方法，必要時(shí)要求客戶、貨主提供檢驗(yàn)方法和標(biāo)準(zhǔn)，或者要求收貨人共同參與檢驗(yàn)。倉庫常用的檢驗(yàn)方法主要有以下幾種：外觀檢驗(yàn)。外觀檢驗(yàn)是指通過人的感覺器官檢查商品外觀質(zhì)量的檢查過程。主要檢查貨物的自然屬性是否因物理反應(yīng)及化學(xué)反應(yīng)而造成負(fù)面的改變；是否受潮、沾污、腐蝕、霉?fàn)€等；檢查商品包裝的牢固程度；檢查商品有無損傷，例如撞擊、變形、破碎等。對外觀檢驗(yàn)有嚴(yán)重缺陷的商品，要單獨(dú)存放，防止混雜，等待處理。凡經(jīng)過外觀檢驗(yàn)的商品，都應(yīng)該填寫“檢驗(yàn)記錄單”。外觀檢驗(yàn)的基本要求是：凡是通過人的感覺器官檢驗(yàn)商品后，就可決定商品質(zhì)量的，由倉儲業(yè)務(wù)部門自行組織檢驗(yàn)，檢驗(yàn)后作好商品的檢驗(yàn)記錄；對于一些特殊商品，則由專門的檢驗(yàn)部門進(jìn)行化驗(yàn)和技術(shù)測定。驗(yàn)收完畢后，應(yīng)盡快簽返驗(yàn)收入庫憑證，不能無故積壓單據(jù)；測試儀器檢驗(yàn)。利用各種專用測試儀器進(jìn)行貨物性質(zhì)測定，如含水量、密度、黏度、成分、光譜等測試；運(yùn)行檢驗(yàn)。對貨物進(jìn)行運(yùn)行操作，如電器、車輛等，檢查操作功能是否正常。
4．檢驗(yàn)的程度
檢驗(yàn)程度是指根據(jù)對入庫貨物實(shí)施數(shù)量和質(zhì)量檢驗(yàn)的數(shù)量，分為全驗(yàn)和抽驗(yàn)。原則上應(yīng)采用全驗(yàn)的方式，對于大批量、同包裝、同規(guī)格，不容易損壞的貨物，質(zhì)量較高、可信賴的貨物可以采用抽驗(yàn)的方式檢驗(yàn)。但是在抽查中發(fā)現(xiàn)不符合要求較多時(shí)，應(yīng)擴(kuò)大抽查范圍，甚至全驗(yàn)。
5．入庫檢驗(yàn)時(shí)間
貨物的數(shù)量、外觀質(zhì)量應(yīng)在入庫時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)；貨物的內(nèi)在質(zhì)量，應(yīng)在合同約定的時(shí)間之內(nèi)進(jìn)行檢驗(yàn)，或者按照倉儲慣例在入庫10天之內(nèi)，國外到貨30天之內(nèi)進(jìn)行檢驗(yàn)。
6．驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題的處理
在貨物驗(yàn)收過程中，如果發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量或質(zhì)量的問題，應(yīng)該嚴(yán)格按照有關(guān)制度進(jìn)行處理。在問題處理過程中，將驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題、等待處理的貨物，應(yīng)該單獨(dú)存放，妥善保管，防止混雜、丟失、損壞。現(xiàn)將幾種常見的問題歸納如下。
(1)數(shù)量方面的問題：數(shù)量短缺在誤差規(guī)定的范圍內(nèi)的，可按原數(shù)人賬；數(shù)量短缺超過誤差規(guī)定的范圍的，應(yīng)作好驗(yàn)收記錄，填寫磅碼單，交主管部門會同貨主向供貨單位交涉；實(shí)際數(shù)多于原發(fā)料量的，可由主管部門向供貨單位退回多發(fā)數(shù)或補(bǔ)發(fā)貨款。
(2)質(zhì)量方面的問題：凡貨物質(zhì)量不符合規(guī)定要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)向供貨單位辦理退貨、換貨；貨物規(guī)格不符或錯(cuò)發(fā)時(shí)，應(yīng)將情況做成驗(yàn)收記錄交給主管部門辦理退貨。
倉庫對貨物驗(yàn)收中的具體問題，可用書面形式通知貨主或發(fā)貨方，要求查明情況并進(jìn)行處理。可采用物資溢余、短缺、破損查詢單的形式，如表4-2 所示(3)貨物驗(yàn)收憑證方面的問題。入庫貨物必須具備入倉通知單、訂貨合同副本、供貨單位提供的材質(zhì)證明書、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細(xì)表以及承運(yùn)單位的運(yùn)單等資料。凡資料未到或資料不齊的，應(yīng)及時(shí)向供貨單位索取，該貨物則作為待驗(yàn)貨物堆放在待驗(yàn)區(qū)，等待與貨物相關(guān)的資料到齊后再驗(yàn)收。入庫前的貨物檢驗(yàn)是一項(xiàng)技術(shù)要求高、組織嚴(yán)密的工作，直接關(guān)系到整個(gè)倉儲業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、嚴(yán)格、經(jīng)濟(jì)。