用重要性矩陣來決定采購談判策略
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采購人員購買的產(chǎn)品是形形色色的，有的只是日常用品，有的卻是一個要經(jīng)過長時間談判才能完成的大采購項目。所以最困難的是如何對不同的采購產(chǎn)品制定不同的談判策略，因為不同的產(chǎn)品都有其不同的內(nèi)部和外部重要性。
產(chǎn)品的外部市場重要性可從三個方面來理解。第一，從經(jīng)濟學(xué)角度來講，供應(yīng)方市場的兩個極端是壟斷和完全競爭，而大部分的是市場是屬于寡占和不完全競爭。產(chǎn)品的被壟斷程度越高，其外部重要性也越高。第二，從運作控制來講，一個非常重要的市場可指其中的產(chǎn)品是有專利和產(chǎn)權(quán)的，而不重要的市場是指其中的產(chǎn)品都是日常用品或標(biāo)準(zhǔn)件，其中大多數(shù)競爭者的產(chǎn)品的可替代性很強。當(dāng)然，這里還要考慮到產(chǎn)品的生命周期，同一個專利產(chǎn)品在生命周期的早期和晚期對應(yīng)的談判策略可能是不同的。第三方面要考慮的是市場的困難度。你要考慮到你的供應(yīng)商是否很固執(zhí)、很難打交道？對方的員工是否很難合作？對方是否很重視
客戶服務(wù)？若困難度越大，外部重要性也越高。
內(nèi)部重要性也要從幾個方面來理解。第一個是數(shù)量，采購的量小，往往重要性就低；采購量大，重要性也就隨之增長。要提醒的是上面的矩陣強調(diào)的是特定時間里的某一產(chǎn)品的地位。第二個方面就是價值。低價值的產(chǎn)品，即使采購量大，其內(nèi)部重要性也不大，高價值的產(chǎn)品正好相反。第三方面是普遍深入性。若所采購的產(chǎn)品要用在自己大部分產(chǎn)品上的，即使使用量很小，其內(nèi)部重要性也很高，因為大部分產(chǎn)品的生產(chǎn)都要依賴它。第四要考慮的是將來的用途。目前的使用量不大，但計劃中將來的使用量很大，其內(nèi)部重要性同樣很高。
內(nèi)外重要性程度都低的產(chǎn)品的談判策略。這類產(chǎn)品通常指日用品和工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)件，如復(fù)印紙，電器開關(guān)，螺絲螺帽等緊錮件。如果需求量低，那可以用電話定購、現(xiàn)場購買或blanketorder（概括定購），其目的就是盡量降低這類產(chǎn)品采購的行政方面的開支。這些物品一般價值較低，很容易買到，可歸入常規(guī)區(qū)。
外部重要性低但內(nèi)部重要性高的產(chǎn)品談判策略。處在矩陣右下方的產(chǎn)品和常規(guī)區(qū)的產(chǎn)品都具有相似的外部市場特性，但采購量要大很多。由于這類產(chǎn)品的市場具有很強的競爭性，所以用市場驅(qū)動的策略，如競標(biāo)，會起到理想的效果。這里的量不單單指每次的采購量，也可指一段長時間內(nèi)所需的總量。這類物品可化為合同區(qū)。處理這些產(chǎn)品的有效方法包括系統(tǒng)化的合同、由
供應(yīng)商管理的庫存以及其他類型的長期合約。要注意的是沒有必要同所有的供應(yīng)商都成為戰(zhàn)略聯(lián)盟或合伙關(guān)系，因為建立和維持這種關(guān)系是很耗時耗力的。在管理資源有限的情況下，我們應(yīng)該把注意力集中在那些其產(chǎn)品能為我們提供競爭優(yōu)勢的供應(yīng)商身上。但是，由于將來的用途或技術(shù)和市場的變化使這類產(chǎn)品上移至右上方區(qū)域（關(guān)系區(qū)）時，以上所講的同供應(yīng)商的關(guān)系就得重新考慮。所以產(chǎn)品所屬的區(qū)有時是隨時間而改變的，這時談判策略也要重新評估。
外部重要性高而內(nèi)部重要性低的產(chǎn)品的談判策略。這類產(chǎn)品屬于左上區(qū)，既警戒區(qū)。采購單位對這些產(chǎn)品的主動性很少，但又必須從難對付的供應(yīng)商那里購買。這里值得一提的是采購商要向前看，預(yù)計該產(chǎn)品的將來用途是不是會增加。如果是，長期的戰(zhàn)略可能就是設(shè)法建立伙伴關(guān)系；如果不是，工程部門可設(shè)法尋找替代品。產(chǎn)品的生命周期也是個重要考慮因素。這是個全新產(chǎn)品還是競爭對手已經(jīng)出現(xiàn)？如果是后者，觀望策略可能是較好的選擇。無論怎樣，對采購方來說，這是個較難把握的“區(qū)域”。有時可以采購總量為談判砝碼，看看有什么其它標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品（常規(guī)區(qū)）可從該供應(yīng)商處購買，這可以使自己變得較主動。
內(nèi)部和外部重要性都高的產(chǎn)品的談判策略。右上方區(qū)域稱為關(guān)系區(qū)。屬于這個區(qū)域的產(chǎn)品特別需要重視。這些產(chǎn)品可能具有專利、產(chǎn)權(quán)、包含高尖端技術(shù)、或?qū)?chuàng)造和保持采購方的競爭優(yōu)勢十分關(guān)鍵。這時與供應(yīng)商的伙伴關(guān)系或戰(zhàn)略聯(lián)盟策略是最適用的。對這類產(chǎn)品的談判策略包括長期關(guān)注、互相利潤核查以及將成本和利潤分割。利潤可通過談判決定，成本則在緊密的伙伴關(guān)系的基礎(chǔ)上一同進行處理，設(shè)法降低。
重要性矩陣和供應(yīng)鏈。重要性矩陣的典型運用就是幫助采購方在談判中能更好地對內(nèi)外因素進行分析，從而制定相應(yīng)的談判策略。另一方面，以上概念也可用來分析供應(yīng)鏈中其它的伙伴—供應(yīng)商和客戶。首先我們可以站在供應(yīng)商的立場上，利用上述矩陣來估計供應(yīng)商可能采取的策略。比如，如果采購方認(rèn)為某產(chǎn)品的外部重要程度很高，根據(jù)前面的分析，這時就會采取相應(yīng)的對策，比如等待觀望。但是，如果采購商還意識到該產(chǎn)品的銷售對供應(yīng)商來說也極其重要，那么采購方可以對本來的策略進行調(diào)整，是自己變得較主動。
同樣采購方也能對自己的客戶進行分析。例如，購買本公司產(chǎn)品的客戶是怎樣看待該產(chǎn)品的內(nèi)部重要性的？客戶又是如何看待我們產(chǎn)品所處的市場的（外部重要性）？客戶又會如何分析我們的談判策略？結(jié)論。重要性矩陣是十分有用的工具，它不但能協(xié)助我們在多變的市場中對各種產(chǎn)品進行內(nèi)外因素分析，還能幫我們分析供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商或客戶的可能策略，進而制定我們自己正確的談判策略。如果對上述2X2矩陣運用熟練的話，還可將其擴展到3X3矩陣，在“低”與“高”之間加入“適中”，這可使決策過程更精確完美，使采購商真正做到知己知彼。