采購(gòu)人員必備采購(gòu)知識(shí)
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一）采購(gòu)利潤(rùn)杠桿效應(yīng)
使得采購(gòu)在企業(yè)管理中具有重要地位的原因首先在于采購(gòu)存在“利潤(rùn)杠桿效應(yīng)”。正是這個(gè)效應(yīng)的存在才使得企業(yè)的高層管理者們想方設(shè)法在采購(gòu)上下功夫，為企業(yè)“擠”出更多的利潤(rùn)，也正是因?yàn)槿绱瞬攀沟貌少?gòu)部門越來越受到這個(gè)微利時(shí)代的企業(yè)高層管理者們更多的重視。舉個(gè)例子，假設(shè)一個(gè)企業(yè)50%的資金用于采購(gòu)原材料，其稅前利潤(rùn)為10%，那么它每收入10萬元，它將獲得1萬元的利潤(rùn)，并且這10萬元收入中將有5萬元用于采購(gòu)，我們假設(shè)采購(gòu)部經(jīng)過努力降低了2%的
采購(gòu)成本，那么在利潤(rùn)中將增加1000元，如果換成通過增加銷售來獲取這1000元利潤(rùn)的話，那么要增加10%的銷售額才能實(shí)現(xiàn)，即賣多1萬元才行。但是不要簡(jiǎn)單的將2%和10%進(jìn)行比較，因?yàn)橐档?%的采購(gòu)成本看似不難，但在實(shí)際作業(yè)中可能就要為這2%費(fèi)盡心機(jī)，有時(shí)經(jīng)過了努力但仍有可能達(dá)不到目標(biāo)。
二）采購(gòu)降低成本和技術(shù)革新
除了直接降低采購(gòu)價(jià)格，采購(gòu)也能夠以一種間接的方式對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)地位的提高做出貢獻(xiàn)。這種間接貢獻(xiàn)以產(chǎn)品品種的標(biāo)準(zhǔn)化、
質(zhì)量成本的降低和產(chǎn)品交貨時(shí)間的縮短等形式出現(xiàn)。在實(shí)踐中，這些間接貢獻(xiàn)通常比直接節(jié)省的金錢更實(shí)在
三）：采購(gòu)部門的職責(zé)
（一）核心職責(zé)
1．首要任務(wù)是保證本單位所需產(chǎn)品與服務(wù)的正常供應(yīng)，以支持本單位生產(chǎn)及其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利運(yùn)作；
2．不斷改進(jìn)采購(gòu)過程及
供應(yīng)商管理過程，以提高貨物質(zhì)量；
3．控制、減少所有與采購(gòu)相關(guān)的成本，包括直接采購(gòu)成本和間接采購(gòu)成本；
4．建立可*、最優(yōu)的供應(yīng)配套體系；
5．利用供應(yīng)商的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極參與產(chǎn)品或過程開發(fā)；
6．建立并維護(hù)本企業(yè)、本公司的良好形象；
7．管理、控制好與采購(gòu)相關(guān)的文件及信息。特別是要收集有關(guān)貨物質(zhì)量事故的信息，重點(diǎn)是造成產(chǎn)品質(zhì)量或設(shè)備故障的貨物信息，這些信息也將作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的重要依據(jù)。
（二）其他職責(zé)
從
采購(gòu)管理的角度講，其他職責(zé)包括制定并實(shí)施采購(gòu)的方針、策略、流程、目標(biāo)及改進(jìn)計(jì)劃并進(jìn)行采購(gòu)及供應(yīng)商績(jī)效衡量，建立供應(yīng)商審核及認(rèn)可、考核與評(píng)估體系，開展采購(gòu)系統(tǒng)自我評(píng)估，建立培養(yǎng)穩(wěn)定并有創(chuàng)造性的專業(yè)采購(gòu)隊(duì)伍等等。
四）：采購(gòu)管理部門的職責(zé)
（1）供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)
（2）保證公司在采購(gòu)價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)
（3）制定采購(gòu)制度和設(shè)計(jì)合理的采購(gòu)流程
（4）提高采購(gòu)效率
（5）控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)
五）：整體采購(gòu)成本
整體采購(gòu)成本又稱戰(zhàn)略采購(gòu)成本，是除采購(gòu)成本之外考慮到原材料或零部件在本企業(yè)產(chǎn)品的全部壽命周期過程中所發(fā)生的成本，它包括采購(gòu)在市場(chǎng)調(diào)研、自制或采購(gòu)決策、產(chǎn)品預(yù)開發(fā)與開發(fā)中的供應(yīng)商參與、供應(yīng)商交貨、庫(kù)存、生產(chǎn)、出貨測(cè)試、售后服務(wù)等整個(gè)供應(yīng)鏈中各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的費(fèi)用對(duì)成本的影響。
按功能來劃分，整體采購(gòu)成本發(fā)生在以下的過程中：開發(fā)過程、采購(gòu)過程、企劃過程、質(zhì)量過程、服務(wù)過程。
六）：大幅度降低采購(gòu)成本的絕佳途徑
美國(guó)密歇根州立大學(xué)一項(xiàng)全球范圍內(nèi)的采購(gòu)與供應(yīng)鏈研究結(jié)果表明：在所有的降低采購(gòu)成本的方式當(dāng)中，供應(yīng)商參與
產(chǎn)品開發(fā)最具潛力，成本的降低可達(dá)42%，利用供應(yīng)商的技術(shù)與工藝則可降低成本40%，利用供應(yīng)商開展即時(shí)生產(chǎn)可降低成本20%，供應(yīng)商改進(jìn)質(zhì)量可降低成本14%，而通過改進(jìn)采購(gòu)過程以及價(jià)格談判等僅可達(dá)到11%。
歐洲某專業(yè)機(jī)構(gòu)的另一項(xiàng)調(diào)查也得出類似結(jié)果：在采購(gòu)過程中通過價(jià)格談判降低成本的幅度一般在3%~5%，通過采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)研比較、優(yōu)化供應(yīng)商平均可降低成本3%~10%，通過發(fā)展伙伴型供應(yīng)商并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合改進(jìn)可降低成本10%~25%，而供應(yīng)商早期參與產(chǎn)品開發(fā)成本降低可達(dá)10%~50%。由此可見，降低采購(gòu)成本的最高境界是“上游”采購(gòu)，亦即在產(chǎn)品開發(fā)過程中充分有效地利用供應(yīng)商。
七）：采購(gòu)員必備的能力
一，成本意識(shí)與價(jià)值分析能力
二，預(yù)測(cè)能力（指對(duì)價(jià)格和供應(yīng)量的預(yù)測(cè)）
三，表達(dá)能力
四，良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力（與供應(yīng)商、與管理部門、與營(yíng)銷部門、與生管部門、與品管部門、與生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、與財(cái)務(wù)部門、與技術(shù)部門、與倉(cāng)儲(chǔ)部門）
五，專業(yè)知識(shí)（指所經(jīng)辦的產(chǎn)品知識(shí)）
八）：采購(gòu)的原則（5R原則）
采購(gòu)就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買回所需數(shù)量商品的活動(dòng)
采購(gòu)必須要圍繞“價(jià)”、“質(zhì)”、“量”、“地”、“時(shí)”等基本要素來展開工作
5R原則：適時(shí)（Righttime）、適質(zhì)(Rightquality)、適量(Rightquantity)、適價(jià)(Rightprice)、適地(Rightplace)
九）：采購(gòu)程序的關(guān)鍵步驟
一，發(fā)現(xiàn)需求
二，對(duì)需求進(jìn)行描述，即對(duì)所需的物品、商品或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量準(zhǔn)確加以說明
三，確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以分析
四，確定價(jià)格和采購(gòu)條件
五，擬定并發(fā)出采購(gòu)訂單
六，對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤并/或催貨
七，接受并檢驗(yàn)收到的貨物
八，結(jié)清發(fā)票并支付貨款
九，維護(hù)紀(jì)錄
十）：戰(zhàn)略聯(lián)盟與伙伴關(guān)系實(shí)施流程
1，建立滿足企業(yè)需求的戰(zhàn)略
2，組建支持戰(zhàn)略聯(lián)盟與伙伴關(guān)系的內(nèi)部結(jié)構(gòu)
3，識(shí)別聯(lián)盟或伙伴關(guān)系的機(jī)會(huì)
4，確定聯(lián)盟或伙伴關(guān)系的候選人
5，與候選者高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接觸
6，評(píng)價(jià)聯(lián)盟或伙伴關(guān)系的候選人
7，與候選人談判
8，培育并發(fā)展聯(lián)盟與伙伴關(guān)系
十一）：戰(zhàn)略聯(lián)盟與伙伴關(guān)系的關(guān)鍵成功因素
1，高層管理的承諾
2，嚴(yán)格的供應(yīng)商選擇過程
3，持續(xù)努力的改進(jìn)
4，目標(biāo)的一致
5，聯(lián)盟與伙伴關(guān)系支持體系和文件
6，不斷關(guān)注雙贏機(jī)會(huì)
7，廣泛溝通和分享信息
8，建立信任
9，資源讓步
10，成功的明顯標(biāo)志或指標(biāo)
11，關(guān)于聯(lián)盟與伙伴關(guān)系目標(biāo)和期望利益的內(nèi)部教育
12，人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)保持聯(lián)盟與伙伴關(guān)系的能力
十二）：供應(yīng)商選擇決策
決定和某個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行大量業(yè)務(wù)往來通常需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。良好的采購(gòu)技術(shù)是決策背后盡可能合理的論證過程。通常情況下，采購(gòu)方對(duì)供應(yīng)上能否滿足自己的質(zhì)量、數(shù)量、交付、價(jià)格、服務(wù)目標(biāo)等的觀察將支配決策結(jié)果。與這些基本采購(gòu)目標(biāo)相關(guān)的還有一些更重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史紀(jì)錄、設(shè)備與技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織與管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。顯然，采購(gòu)性質(zhì)與數(shù)量會(huì)影響各項(xiàng)目標(biāo)的權(quán)數(shù)，因此，我們需要提供證據(jù)來支持自己的選擇決策。例如：對(duì)于工程師在新產(chǎn)品設(shè)計(jì)中用到的小批量新線路板來說，質(zhì)量和迅速交付比價(jià)格重要得多。供應(yīng)商應(yīng)該是當(dāng)?shù)氐模员阃O(shè)計(jì)工程師保持聯(lián)絡(luò)，此外還要有良好的技術(shù)保證。另一方面，批量生產(chǎn)所需的大量已設(shè)計(jì)好的線路板訂貨則需要將價(jià)格視為關(guān)鍵因素之一。通常，交付應(yīng)該按時(shí)，而不必迅速。由此可見，即使技術(shù)規(guī)格的要求完全一樣，供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)數(shù)也有不同。正是對(duì)組織要求的敏感性才是優(yōu)秀
采購(gòu)人員有別于一般的采購(gòu)人員。無法接受的供應(yīng)商績(jī)效是所有采購(gòu)者希望避免的結(jié)果之一，因?yàn)樗鼤?huì)使成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出最初的采購(gòu)比例，并且破壞部門間的關(guān)系，損壞供應(yīng)商聲譽(yù)，削弱顧客滿意程度。
十三）：采購(gòu)員應(yīng)如何規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)采購(gòu)員風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估行為的調(diào)查表明：與未經(jīng)審查和不熟悉的供應(yīng)商做交易存在的風(fēng)險(xiǎn)是很大的。同樣的，常規(guī)、重復(fù)采購(gòu)存在的風(fēng)險(xiǎn)決不低于新的或以較低標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。通常來說，對(duì)于不熟悉的材料、部件、裝備、供應(yīng)商和增加的資金數(shù)量而言，風(fēng)險(xiǎn)看起來較高。采購(gòu)員可以采取一系列的行動(dòng)去避免、減輕、轉(zhuǎn)嫁、限制或者抵制風(fēng)險(xiǎn)。例如，一個(gè)采購(gòu)員可以試圖通過征求意見和建議來轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)，像技術(shù)意見;采購(gòu)員也許需要投標(biāo)合同、履行合同或者支付合同以抵制風(fēng)險(xiǎn)；或是通過雙重或多重供應(yīng)源而非單一供應(yīng)源來降低風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)員也可以通過協(xié)商支付條款來限制風(fēng)險(xiǎn)：條款允許當(dāng)確定支付日到期時(shí)可以分期付款，但是保留一部分的付款，直到完成和接受了所提供的服務(wù)為止。當(dāng)一個(gè)采購(gòu)員采取了如下的行動(dòng)：如挑選一個(gè)供應(yīng)商，或者轉(zhuǎn)換供應(yīng)商，或者同意一定的條款和條件時(shí)，他或她應(yīng)該清楚地知道采取這些措施帶給以下三者的風(fēng)險(xiǎn)：所做出的決定對(duì)公司的影響、預(yù)期回報(bào)以及這兩者間的權(quán)衡。采購(gòu)員從單方面和總體上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和回報(bào)間平衡的評(píng)估，應(yīng)該指導(dǎo)采購(gòu)員的決定。