IBM的電子化采購(gòu)戰(zhàn)略分析
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網(wǎng)上采購(gòu)能夠帶來(lái)效益，然而成功實(shí)施這一戰(zhàn)略需要協(xié)調(diào)多方面的工作。在實(shí)施網(wǎng)上采購(gòu)的每一步，IBM都遵從這樣的目標(biāo)：更好地協(xié)作、整合供應(yīng)商、降低成本。如今，通過(guò)英特網(wǎng)同IBM做生意的供應(yīng)商數(shù)目達(dá)2.7萬(wàn)；該公司全年采購(gòu)的460億美元商品和服務(wù)中，逾九成通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行。
當(dāng)電子化采購(gòu)(e-procurement)還只是一個(gè)與供應(yīng)鏈相關(guān)的概念時(shí)，IBM公司已經(jīng)在認(rèn)真考慮這件事。九十年代中期，這家年?duì)I業(yè)額達(dá)884億美元的公司開(kāi)始了其無(wú)紙化采購(gòu)的進(jìn)程。該公司制定了詳細(xì)的規(guī)劃，包括重新定義和重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程，到1998年底推出雄心勃勃的電子化采購(gòu)計(jì)劃，旨在使所有的供應(yīng)商都能在網(wǎng)上開(kāi)展業(yè)務(wù)。
IBM采購(gòu)戰(zhàn)略和流程改革副總裁PatKnight說(shuō)：“這是一個(gè)價(jià)值取向的戰(zhàn)略：我們承擔(dān)不起仍然通過(guò)紙面來(lái)做生意。”為此，IBM立即行動(dòng)與供應(yīng)商達(dá)成網(wǎng)上交易的共識(shí)；通過(guò)集成IT和其它流程以統(tǒng)一的姿態(tài)與供應(yīng)商開(kāi)展業(yè)務(wù)；重組業(yè)務(wù)流程，實(shí)施集中采購(gòu)戰(zhàn)略；與供應(yīng)商協(xié)作，通過(guò)因特網(wǎng)增加供應(yīng)鏈的可見(jiàn)度。
收效是明顯的，對(duì)于IBM來(lái)說(shuō)，電子元件和其它硬件的采購(gòu)額占IBM銷(xiāo)售商品總成本的76%。如今，在該公司每年采購(gòu)的460億美元商品和服務(wù)中，逾九成通過(guò)網(wǎng)上系統(tǒng)進(jìn)行。
快速行動(dòng)
IBM的管理人員并不諱言當(dāng)時(shí)遇到的困難。然而取得的進(jìn)展卻是迅速而顯而易見(jiàn)的。該公司采購(gòu)戰(zhàn)略和流程改革副總裁PatKnight說(shuō)：“實(shí)施起來(lái)非常不容易。1998年第四季度剛開(kāi)始的時(shí)候，通過(guò)英特網(wǎng)同我們做生意的供應(yīng)商數(shù)目為零，而現(xiàn)在這一數(shù)目是2.7萬(wàn)。”
然而面臨的挑戰(zhàn)是，如何使供應(yīng)商相信電子化采購(gòu)所具有的優(yōu)勢(shì)。許多公司對(duì)基于網(wǎng)絡(luò)的業(yè)務(wù)渠道持謹(jǐn)慎態(tài)度。有些廠商不愿意在網(wǎng)上進(jìn)行價(jià)格談判，還有的對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全性不放心。
Knight說(shuō)：“這是一個(gè)價(jià)值取向的戰(zhàn)略。在1998年決定通過(guò)電子化方式來(lái)做生意時(shí)，供應(yīng)商就必須選擇要么按照這種方式，要么去找其它的用戶(hù)。”
Knight認(rèn)為快速行動(dòng)非常關(guān)鍵。她說(shuō)：“行動(dòng)得越早，推廣起來(lái)就越快。對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，如果有100個(gè)人要求他們這樣做，他們就會(huì)被弄糊涂了。在那時(shí)候，我們同供應(yīng)商一起做了很多工作。
隨著IBM下一階段計(jì)劃的推出，合作伙伴是否準(zhǔn)備好仍然是一個(gè)問(wèn)題。Knight稱(chēng)，在網(wǎng)上發(fā)出一份采購(gòu)訂單并不困難，困難的是把復(fù)雜得多的各種流程放到網(wǎng)上去做。這些流程包括協(xié)作設(shè)計(jì)、技術(shù)方案制定、采購(gòu)批量計(jì)劃和預(yù)測(cè)、庫(kù)存管理，以及當(dāng)涉及到外包制造服務(wù)時(shí)的供應(yīng)問(wèn)題等等。
對(duì)供應(yīng)商保持統(tǒng)一
觀察家稱(chēng)，IBM煞費(fèi)苦心推行其流程，在電子化采購(gòu)方面已走在了業(yè)界的前列。Aberdeen集團(tuán)的分析師TimMinahan說(shuō)：“IBM最先認(rèn)識(shí)到供應(yīng)商關(guān)系及其對(duì)自身總體表現(xiàn)的重要性，很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，其在采購(gòu)方面的表現(xiàn)出類(lèi)拔萃。”
IBM的戰(zhàn)略是，通過(guò)集成IT和其它流程以統(tǒng)一的姿態(tài)出現(xiàn)在供應(yīng)商面前。基于這種考慮，IBM公司連接至供應(yīng)門(mén)戶(hù)的專(zhuān)用交易平臺(tái)誕生了。
Knight說(shuō)：“在IBM的網(wǎng)站上我們有一個(gè)供應(yīng)入口，這是所有聯(lián)系的統(tǒng)一入口。我們把它看作是擁有2.7萬(wàn)個(gè)供應(yīng)商的最大的專(zhuān)用交易平臺(tái)，其業(yè)務(wù)可以是簡(jiǎn)單的開(kāi)發(fā)票或下訂單，也可以是復(fù)雜的產(chǎn)品推介功能。”
IBM的應(yīng)用工具包內(nèi)容包括：基于英特網(wǎng)的報(bào)價(jià)工具、物料補(bǔ)給、便于外包制造商處理IBM物料訂單的過(guò)程、圖形交換使公司可以分享技術(shù)設(shè)計(jì)信息、流程更改及停產(chǎn)通知的管理。
起初，該公司自己開(kāi)發(fā)出電子化采購(gòu)軟件，向元器件及其它供應(yīng)商提供培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持。IBM現(xiàn)在同i2技術(shù)公司和Ariba合作，將來(lái)準(zhǔn)備更多地轉(zhuǎn)向其它軟件供應(yīng)商。
有些供應(yīng)商仍然使用EDI來(lái)處理一部分交易，包括采購(gòu)訂單、發(fā)票、發(fā)運(yùn)通知等。Knight說(shuō)：“我們將某些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)繼續(xù)留給EDI處理，同時(shí)擴(kuò)展英特網(wǎng)渠道。”
并非所有的供應(yīng)商都在網(wǎng)上處理業(yè)務(wù)。AMD公司的一位發(fā)言人稱(chēng)，他們公司就沒(méi)有這樣做，盡管他們同IBM就電子化采購(gòu)的問(wèn)題進(jìn)行過(guò)討論。另一家供應(yīng)商則稱(chēng)，同IBM在網(wǎng)上進(jìn)行交易的復(fù)雜性因情況的不同而不同，通常取決于從該供應(yīng)商采購(gòu)金額的大小。
IBM同其它公司于2000年6月份共同創(chuàng)建了E2open，但僅使用該交易平臺(tái)出售過(guò)量庫(kù)存。Knight稱(chēng)，IBM的采購(gòu)部門(mén)只是以“內(nèi)部方式”使用該公共平臺(tái)，如跟E2open伙伴合作，推動(dòng)RosettaNet等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用。
集中采購(gòu)，重構(gòu)業(yè)務(wù)流程
分析師及業(yè)界管理人員稱(chēng)，企業(yè)要成功實(shí)施網(wǎng)上采購(gòu)，首先必須使其采購(gòu)部門(mén)運(yùn)作良好。IBM就是這樣做的，他們所做的每一步都遵從這樣的目標(biāo)：更好地協(xié)作、整合供應(yīng)商、降低成本。達(dá)到這些目標(biāo)的關(guān)鍵是把注意力放在集中采購(gòu)上。
IBM全球服務(wù)部門(mén)的采購(gòu)副總裁WilliamSchaefer說(shuō)：“以前，我們的采購(gòu)職能?chē)?yán)重分散，每個(gè)工廠和每個(gè)業(yè)務(wù)單元都有自己的采購(gòu)部門(mén)，以不同的方式工作。那時(shí)候，最高管理層并沒(méi)認(rèn)識(shí)到采購(gòu)部門(mén)的重要性，不愿意把最出色的員工放在那里。”
九十年代中期IBM有100多個(gè)采購(gòu)部門(mén)，常常與同一個(gè)供應(yīng)商簽有多份
采購(gòu)合同。Knight說(shuō)：“我記得有一次，在美國(guó)我們?cè)c一個(gè)供應(yīng)商簽了85份合同。你可以想象獲利的是哪一方。”大部分工作是通過(guò)手工進(jìn)行的。公司管理人員稱(chēng)，當(dāng)時(shí)IBM的采購(gòu)工作局限于手工進(jìn)行，人手解放不出來(lái)。
到九十年代中情況發(fā)生了變化，該公司意識(shí)到成本和效率可以做到集中控制。IBM的第一階段改革計(jì)劃包括：將資源由行政轉(zhuǎn)到采購(gòu)；建立公共的流程、工具和管理系統(tǒng)；啟動(dòng)提升競(jìng)爭(zhēng)力和成本降低計(jì)劃。
在第二階段，IBM制定了計(jì)劃，實(shí)施流程重組、供應(yīng)商更大限度的參與、以及在同行業(yè)中衡量競(jìng)爭(zhēng)力。這些舉措使IBM能夠?qū)嵤╇娮踊少?gòu)中的關(guān)鍵部分：用網(wǎng)絡(luò)覆蓋所有流程、交易和采購(gòu)、覆蓋全部供應(yīng)商、采購(gòu)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。
付出的努力已經(jīng)有了回報(bào)。六年前，IBM采購(gòu)訂單的處理周期是30天，現(xiàn)在只要1天。1995年該公司的合約周期是半年到一年，現(xiàn)在只有30天。即使是仍需要紙面處理的領(lǐng)域，他們也取得了巨大進(jìn)步，一般合同的長(zhǎng)度從100多頁(yè)減少到只有6頁(yè)。
通過(guò)降低管理成本、縮短訂單周期、更好地進(jìn)行業(yè)務(wù)控制，以及實(shí)施電子化采購(gòu)帶來(lái)其它方面效率的提高，去年IBM節(jié)省了3.77億美元。此外，IBM的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)也得到了提高，Knight估計(jì)每年該數(shù)目在30到40億美元之間，與業(yè)界其它同行相比較，這一數(shù)字可以反映出該公司的成本降低水平。
她舉例說(shuō)，如果DRAM的價(jià)格下降了10%，而競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手能夠以低于10%的價(jià)格買(mǎi)到該元件，那么IBM只有以比下降10%更低的價(jià)格才能取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
Schaefer說(shuō)：“自動(dòng)化采購(gòu)帶來(lái)的最基本價(jià)值在于：我們可以從耗費(fèi)大量時(shí)間的事務(wù)性工作中脫身。以前，
采購(gòu)人員每天花5個(gè)小時(shí)在電話里回答別人的問(wèn)題：他們的訂單在哪里，為什么還沒(méi)有發(fā)貨。而如今采購(gòu)不再是一個(gè)服務(wù)性的部門(mén)。”
Knight說(shuō)：“我們把它當(dāng)作是很有影響力的部門(mén)。采購(gòu)在公司里的角色正在改變，這不是指某人已達(dá)成一筆最好的交易。采購(gòu)角色具有第一位的影響，可通過(guò)新產(chǎn)品推介來(lái)利用供應(yīng)商的技術(shù)。這些轉(zhuǎn)變可使公司受益，也可使供應(yīng)商受益。”