采購合同管理：什么是采購合同審計
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采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。
采購合同審計的主要內容：
一、合同主體審計
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證采購合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經濟損失，必須對合同主體資格、經營范圍、履約能力等進行審計。
1.審查簽訂合同的主體。重點審查供貨方是否為依法登記的企業(yè)法人，審查供貨方提供的營業(yè)執(zhí)照(要求企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本原件)，確認供貨方是否為法人企業(yè)，避免與不能獨立享有經濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的公司職能部門、分公司簽訂合同。審查企業(yè)最近一期在工商部門的年檢情況，是否及時年檢；企業(yè)營業(yè)期限是否已經過期或即將到期。
2.審查供貨方經營范圍。重點審查營業(yè)執(zhí)照注明的經營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商
行政管理部門登記注冊的范圍。
3.審查供貨方有無履約能力。審查供貨方提供的各種資質文件，關注各種資質的取得日期、到期期限及業(yè)務主管部門的年檢情況；審查企業(yè)的年度財務報告，了解資產結構、生產經營人員狀況、生產能力及上一年度生產供應情況、庫存狀況，判斷供貨方的履約能力；適當審查企業(yè)的資產負債情況，了解企業(yè)的償債能力。
4.審查授權委托代理人的代理資格是否合法。審查授權代理書是否經公司法人授權批準，授權書是否簽章齊全，提供證明身份的有效證件是否與授權人及被授權人相符。
二、合同簽訂前進行招標比價審計
1.注重對價格信息的收集。采購合同審計不僅需要一般的財務會計知識、基本審計取證方法，也要求審計人員掌握采購物資的市場供需變化、價格變動趨勢、供應渠道、運輸方式等等。審計人員平時應加強這方面的知識積累，做好市場調查，通過親臨市場、電話查詢以及網上詢價等途徑，了解各種物資材料的來源和供銷價格，并建立對應的市場信息庫。
2.充分運用信息化管理手段。企業(yè)生產經營所需大宗物資的采購，一般具有重復性，其結果可以為以后的物資采購提供參考。事先將歷次采購物資的價格、數量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入計算機系統，審計采購合同時，可及時從計算機中得到該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期等情況。審計人員可在此基礎上，結合市場變化情況，估算現階段合理的采購價格，并與合同價格進行對比，以保證工作質量，提高審計效率。
3.加強對招標過程的審查監(jiān)督。通常情況下，企業(yè)小量、小額采購業(yè)務由企業(yè)自購，批量、大額采購進行公開招標，審計人員應重點審查招標程序是否合法，操作是否規(guī)范；審查招標文件中對投標方主體資格、資質、履約能力的要求，以及采購物資數量、規(guī)格、技術要求、付款方式等重要內容。
三、對合同條款的審計
1.對合同內容的審計。根據企業(yè)生產經營計劃、庫存管理辦法、
合同管理審批程序等要求，對采購合同內容的合法性、真實性、有效性及可行性進行嚴格審查。首先檢查合同是否違反國家的法律法規(guī)，違反法律法規(guī)的合同自簽訂起就是無效合同，不受法律保護；合同是否以真實的經濟交易為基礎；合同是否有缺陷、是否遺漏必要條款、是否存在不利條款；合同是否可行、是否顯失公平等。
2.對合同條款的審計。《合同法》中規(guī)定了購銷合同的必備條款，對這些條款應逐項進行審計。
① 當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位、營業(yè)執(zhí)照名稱是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致，住址是否與營業(yè)執(zhí)照公司登記的法定地址一致。② 標的。。重點審查合同標的物資是否與公司按計劃要實施采購的物資相符，型號及規(guī)格是否準確、齊全。③數量及質量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款。應重點審查合同上是否清楚具體地寫明了確切的數量及計量單位，質量要求要明確執(zhí)行的是國家標準、行業(yè)標準、技術標準等。④ 價款或報酬。該條款是采購合同的核心條款。實行招標采購的，應重點審查采購合同價格是否為中標價格，是否為一口價；非招標采購的，應審查價格是否進行過市場調查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價，是否包括運費、裝卸費等相關費用。⑤結算方式及期限。審查采購合同是否明確結算方式和付款期限，是否符合有關結算規(guī)定，如大額資金收支不能以現金結算。付款期限應明確是一次性付款，還是分期付款，是否預留一定比例的質保金，質保金返還的最后期限等。⑥交付標的物的方式、時間、地點。審查采購合同是否明確了交貨方式、交貨時間、交貨地點。⑦驗收標準、方法、地點及期限。審查驗收標準是否明確，是用國家標準、行業(yè)標準還是技術標準；是在賣方現場驗收還是到貨后在買方驗收；是否約定了驗收期限的違約責任及解決辦法。審查合同的違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍、賠償方式等；解決爭議的方式是否確定，如協商、仲裁，還是訴訟，首選法院是哪家。
四、合同執(zhí)行情況及變更情況的審計
審查合同的實際履行情況，是否存在不執(zhí)行或執(zhí)行不完全的合同，分析原因，以利于企業(yè)盡快采取措施，將合同損失降到最低，也為企業(yè)將來簽訂采購合同提供經驗教訓；審查合同的變更情況，變更理由是否真實、合理，變更合同是否采用了書面形式，是否履行了變更批準、審簽手續(xù)等。