采購合同管理：簽訂采購合同
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訂單準(zhǔn)備：
(1)熟悉需要訂單操作的零部件項目。訂單人員對相關(guān)零部件的采購環(huán)境、零部件的技術(shù)資料等進(jìn)行充分了解的過程，尤其是對從來沒有采購過的零部件項目，更要深入了解。
(2)價格確認(rèn)。受采購環(huán)境的變化，訂單人員有責(zé)任對零部件采購的最終價格進(jìn)行比較和選擇，以維護(hù)采購的最大利益。
(3)確認(rèn)零部件項目質(zhì)量的需求標(biāo)準(zhǔn)。訂單人員有必要對零部件供應(yīng)商的狀況進(jìn)行跟蹤了解，確保零部件質(zhì)量能達(dá)到供應(yīng)的要求，必要時零部件的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以進(jìn)行調(diào)整。
(4)確認(rèn)零部件項目的需求量。盡量做到使零部件的需求量與采購環(huán)境的訂單容量相匹配。
(5)制訂訂單說明書。訂單說明書主要內(nèi)容有：零部件項目名稱、確定的價格、確定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確定的需求鼉、是否需要擴(kuò)展采購環(huán)境容量等方面。另附有必要的圖樣、技術(shù)規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等。
選擇供應(yīng)商：
(1)查看采購環(huán)境。采購環(huán)境一般使用信息系統(tǒng)來管理，訂單人員通過查詢采購環(huán)境信息系統(tǒng)，以尋找適應(yīng)本次零部件供應(yīng)的供應(yīng)商群體。
(2)分析供應(yīng)商現(xiàn)實供應(yīng)情況。訂單人員對采購環(huán)境中零部件供應(yīng)商的容量進(jìn)行考察，以防出現(xiàn)供應(yīng)商容量飽和的情況，導(dǎo)致訂單操作的失敗。
(3)供應(yīng)商確認(rèn)。通過相關(guān)資料的了解和進(jìn)行實地考察供應(yīng)商，達(dá)到要求的則可確定為意向供應(yīng)商，這是確定訂單計劃由哪家供應(yīng)商供應(yīng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(4)發(fā)放訂單說明書。對意向供應(yīng)商發(fā)放相關(guān)零部件技術(shù)資料，一般來說，采購環(huán)境中的供應(yīng)商具備已通過認(rèn)證的零部件生產(chǎn)工藝文件，此時的訂單說明書就不應(yīng)該包括額外的技術(shù)資料。
(5)確定零部件供應(yīng)商。通過以上的過程，可以確定一家或多家零部件供應(yīng)商。
簽訂合同：
在零部件供應(yīng)商被確定之后就要制定一份合同。該項合同需在采購方與供應(yīng)方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上達(dá)成。零部件
采購合同的運(yùn)作過程與一般采購合同的運(yùn)作過程基本一致，只是因所采購零部件項目自身的技術(shù)內(nèi)容而有所差別。零部件采購合同的運(yùn)作過程大致如下：
(1)采購合同的制作。一般的企業(yè)都有固定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式，而且這種格式是供應(yīng)商認(rèn)可的，訂單人員只需在標(biāo)準(zhǔn)合同中填寫相關(guān)參數(shù)，如零部件名稱代碼、單位、數(shù)量、單價、總價、交貨期及一些特殊說明以后即完成合同操作。值得說明的是價格及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是認(rèn)證人員在認(rèn)證活動中的輸出結(jié)果，已經(jīng)存放在采購環(huán)境中，訂單人員的操作對象是零部件的下單數(shù)量及交貨日期，特殊情況下可以向認(rèn)證人員建議修改價格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。擁有采購信息系統(tǒng)的企業(yè)，訂單人員直接在信息系統(tǒng)中生產(chǎn)訂單，在其他情況下需要手工打印。
(2)合同的審批。合同審批是訂單操作的重要環(huán)節(jié)，一般由管理辦專職人員負(fù)責(zé)，主要審批事項為：合同與采購環(huán)境零部件描述的符合性；合同與訂單計劃的符合性。審核的主要目的是：限制訂單人員必須依照訂單計劃在采購環(huán)境中操作；不可選擇采購環(huán)境以外的社會供應(yīng)者；價格為指定價格；交貨期在一定范圍內(nèi)，并符合訂單計劃的零部件數(shù)量及到貨日期要求。
(3)合同的簽訂。經(jīng)過審批的訂單合同，即可傳至供應(yīng)商確認(rèn)并蓋章簽字。
(4)合同的執(zhí)行。在完成合同簽訂之后，即轉(zhuǎn)入合同的執(zhí)行期。對加工型供應(yīng)商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過程；對存貨型供應(yīng)商，只需從庫房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品及適當(dāng)處理，即可送往買家。
發(fā)出采購訂單：
在合同的條款和條件達(dá)成一致并記錄在案后，零部件采購訂單就可以發(fā)出了。有時，合同實際上就是購貨訂單。為生產(chǎn)過程輸送合格的零部件，同時對供應(yīng)商群體績效表現(xiàn)進(jìn)行評價反饋。在其他時候，例如在常規(guī)采購時，購買方會就滾動式合同進(jìn)行談判，包括較長時間內(nèi)需要的零部件（一年或更長時間）。接下來，購貨訂單按照這個合同發(fā)出。在這種情形中，訂約和訂購是獨立的行動。采購訂單通常是從請購單和領(lǐng)料單開始的，當(dāng)零部件產(chǎn)品的需求予以確定之后，采購部門就對零部件的請購單進(jìn)行考核，在采購單發(fā)出之前，必須對零部件訂購數(shù)量、向誰發(fā)出購貨訂單、什么時候發(fā)出購貨訂單等幾個方面做出決定。請購單實例如表7 -1所示。
采購部門在接受請購單中的零部件需求之后，將會把這些零部件需求轉(zhuǎn)換為購貨訂單。在向供應(yīng)商訂貨時，明確發(fā)給供應(yīng)商的信息和指令是十分重要的。通常，購貨訂單會包括下列要素：訂單編號、產(chǎn)品的簡要說明、確定的單價、確定的需求數(shù)量、期望的交貨時間和日期、交貨地址和發(fā)票地址，另附有必要的圖樣、技術(shù)規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等。所有這些數(shù)據(jù)都需要在由供應(yīng)商發(fā)出、用簡化的電子匹配的交貨單據(jù)和發(fā)票反映出來。
零部件輸入驗收：
在該環(huán)節(jié)，采購方應(yīng)對供應(yīng)方的零部件產(chǎn)品進(jìn)行接收和檢驗，確保得到合格的零部件產(chǎn)品。實際情況，往往就是在零部件的輸入驗收過程中出現(xiàn)問題，主要表現(xiàn)在零部件的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等與合同規(guī)定的要求不符。對于偶然性的質(zhì)量問題，由采購方的認(rèn)證人員正式向供應(yīng)商發(fā)出質(zhì)量改正通知，限期供應(yīng)商改正質(zhì)量問題；對于重大問題或經(jīng)常有問題的，則由認(rèn)證部門組織專題會議，查明原因，若是因為設(shè)計方案自身的問題，則要求采購方修改方案，若是問題在供應(yīng)商，則要對供應(yīng)商進(jìn)行處理，包括罰款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。
零部件接收包括以下幾個環(huán)節(jié)：
(1)供需方確認(rèn)零部件檢驗日期。零部件供應(yīng)商的送貨時間需要與采購訂單人員協(xié)商決定，以滿足一些工業(yè)企業(yè)對基于預(yù)測或客戶訂單的相應(yīng)零部件需求，以期達(dá)到庫存費(fèi)用的最低，否則可能導(dǎo)致訂單操作過程的混亂。
(2)與倉儲部協(xié)調(diào)送貨事宜。倉儲部每天接收大量的物料項目，其過程有卸貨、驗收、入庫信息操作、搬運(yùn)、庫房空間調(diào)配等。要防止庫房沒有接收計劃而臨時拒收，造成供應(yīng)商長時間等待的局面。
(3)通知供應(yīng)商送貨。經(jīng)過上兩項就可通知供應(yīng)商送貨。在特殊情況下，已不需要的零部件要及時通知停止送貨，并給予供應(yīng)商一定的賠償。
(4)庫房接受及零部件入庫。庫房接受及零部件入庫過程為：檢查預(yù)到貨清單信息是否完整（包括零部件的合同、型號、數(shù)量等）；接收數(shù)量；檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；檢查包裝與外觀；合同對應(yīng)檢查；卸貨；清點零部件；搬運(yùn)入庫；填寫“物料（零部件）入庫單據(jù)”；將零部件入庫信息錄入存儲信息系統(tǒng)中。只有檢驗合格的零部件才可入庫。
(5)檢驗問題處理。由于供應(yīng)商或者訂單人員方面的原因，零部件接收環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)以下問題：零部件規(guī)格與合同中的不一樣、未按照合同中指定的零部件數(shù)量送貨、交貨日期不對、零部件的包裝質(zhì)量不符合要求等。對檢驗出的問題要作適當(dāng)處理。