采購合同管理：在戰(zhàn)略聯(lián)盟和合作伙伴關(guān)系中制定長期合同
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許多買賣雙方的戰(zhàn)略聯(lián)盟和合作伙伴關(guān)系在近年里得到迅速的增長。特殊協(xié)議的談判和履行說明了雙方的責任，這比伙伴關(guān)系本身更重要。按照一家財富500強公司的采購副總經(jīng)理的話來說，“我們兩個企業(yè)更愿意思考如何通過‘盟約’而不是‘合同’來管理我們之間的關(guān)系。”
“戰(zhàn)略聯(lián)盟”和“合作伙伴關(guān)系”常用于產(chǎn)業(yè)界，卻并未真正說明這些協(xié)議的內(nèi)涵。合同本身是一種正式的象征，說明存在著相互的責任和期望，合同本質(zhì)上具有長期性。有效的長期合同通常在合同中規(guī)定明確的可計量的目標，包括價格機制、運輸條款、質(zhì)量標準和改進、生產(chǎn)能力提高、成本節(jié)約共享、持久條款、風險共擔、矛盾糾紛的處理和合同關(guān)系的終止。因為長期合同越來越多地用于產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，這就值得詳細地討論一下其特性、優(yōu)點和風險。
一、長期合同的好處
為什么采購方要考慮與供應商簽訂長期合同呢？通常來說，采購方經(jīng)常期望從供應商那里得到包含在長期合同中的較多許諾。長期合同將產(chǎn)生合同雙方的聯(lián)合價值，通過信息共享、風險共擔、計劃協(xié)調(diào)、成本共擔、需求和資源共享來增加聯(lián)合價值。除此之外，長期合同就像一幅藍圖指導著買賣雙方的關(guān)系。
1．獲得供應商技術(shù)。長期合同能夠幫助買方獲得額外的供應商技術(shù)所有權(quán)。采購方通過長期合同排外條款，阻礙競爭者獲得供應商技術(shù)，至少可以在短期內(nèi)獲得競爭優(yōu)勢。在新產(chǎn)品剛剛引進階段或者在產(chǎn)品生命周期的動態(tài)技術(shù)改進階段，和供應商捆綁在一起，將迫使其他競爭者花費寶貴的時間和精力，從其他地方尋找到相應技術(shù)或者自行開發(fā)技術(shù)。
2．獲得成本／價格信息。長期合同的簽訂經(jīng)常使得采購方可以從供應商那里得到更具體的成本和價格信息，以此換來擴展的合同條款。由于供應商能夠?qū)⒖偣潭ǔ杀痉謹偟礁嗟漠a(chǎn)量中，因而通過增進資本效率來改進擴展生產(chǎn)過程，長期合同能對供應商產(chǎn)生更大的激勵。長期合同的簽訂應該包括激勵和成本共享內(nèi)容，以此作為對供應商改進生產(chǎn)過程的獎賞，同時也為采購方帶來一定的成本節(jié)約。這種額外的供應商資本投入，不僅帶來高質(zhì)量的產(chǎn)品，而且也降低了成本。買賣雙方通過聯(lián)合協(xié)作改進了供應商的生產(chǎn)過程，同時也共同分享節(jié)約的收益。
3．供應保證。從采購方的角度來看，也許考慮長期合同最主要的驅(qū)動原因是長期合同比采用短期合同將降低可能遇到的風險水平。通過簽訂一項考慮周全的長期合同，采購方理所當然地得到持續(xù)不斷的供應保證，特別是當原材料、產(chǎn)品、部分零部件的獲得潛在著嚴重的供應中斷，或者在質(zhì)量、價格、可得性和運輸方面存在極大的波動性時，長期合同就顯得尤其重要了。
4．供應商獲得更好的計劃信息。供應商有時也會傾向于長期合同。這時，也許是因為以下幾個原因：
(1)供應商可以得到很好的計劃生產(chǎn)信息，這反過來幫助供應商在產(chǎn)品生產(chǎn)上提高效率，計劃好物料的供應。
(2)由于對連續(xù)的未來數(shù)量的預期，詳細的項目生產(chǎn)和運輸數(shù)量使得供應商可以更好地預算出資金流和投資數(shù)量。
(3)供應商能夠?qū)崿F(xiàn)在整個合同期間的管理成本的降低。這樣在一個很長的持續(xù)期中，不必花費很多的精力去尋找和發(fā)展新客戶的替代數(shù)量。
5．促進雙方的共贏。建立長期合同的最后一個好處是采購方可以利用增強的領(lǐng)先優(yōu)勢，進一步推動供應商改進績效，達到更高的水平。這種績效改進可以通過增加資本投資驅(qū)動，來實現(xiàn)高水平的承諾。帶有激勵條款的長期合同，是建立在隨著采購數(shù)量的增加，成本結(jié)構(gòu)也隨之變化這一想法基礎上的。
長期合同如果要增加產(chǎn)量，就應該確立生產(chǎn)改進目標和成本節(jié)約共享，買賣雙方共享成本降低帶來的收益。
二、長期合同的風險
當評估長期合同是否必要或者是否令人滿意，采購方或供應商都必須考慮各種風險。
1．供應商將其他業(yè)務置于首位。同意簽訂長期合同，就限制了供應商對采購方其他競爭者的供應能力，很可能將供應商鎖定并喪失了獲得其他可盈利性業(yè)務的機會。而且，當企業(yè)同意滿足特定客戶的供應需求時，由于可提供的生產(chǎn)能力的限制，就不能承擔更有盈利性的業(yè)務而自然被排除在競爭之外。
2．供應商產(chǎn)量不確定。為了取得成功，一個好的長期合同需要考慮雙方的需求。采購方必須從供應商的角度考慮許多問題。首先最主要的是產(chǎn)量的不確定性，特別是當處理新產(chǎn)品和面對新客戶的時候。盡管采購方的預期給了供應商種期望獲得一定采購量的暗示，但是實際上，由于超額的需求預測、缺乏最終產(chǎn)品市場化、市場競爭的加劇和其他環(huán)境因素如政府管制等原因，使得這一數(shù)量并不一定能達到。
3．供應商的機會主義行為。從采購方的角度看，最主要的風險在于供應商在簽訂了長期合同后，是否變得滿足而失去了保持和提高績效的動力。對采購方來說，重要的是在長期合同中建立適當?shù)募顥l款，來鼓勵推動供應商在整個協(xié)議期內(nèi)，實現(xiàn)所期望的績效水平。
4．選擇錯誤的供應商。長期合同的另一個風險是沒有識別真正最適合合作的供應商而同時又選擇了簽訂長期合同。采購方有責任進行足夠的調(diào)查研究，取得供應商以往的文件資料，包括績效水平、生產(chǎn)能力、財務狀況的良好性和穩(wěn)定性、技術(shù)路線和委托協(xié)議關(guān)系。一旦與特定的供應商簽訂了長期合同，再改換其他的供應商就非常困難。為了確保未來合作的成功，在簽訂長期合同之前，投入足夠的時間和努力是必要的。
三、長期合同的偶然性因素
有效的長期合同包含了許多需要考慮的可能發(fā)生在合同履行過程中的偶然因素。
1．供應商績效改進。采購方使用長期協(xié)議是為了在整個協(xié)議期內(nèi)獲得特定的供應商績效改進所帶來的收益。長期合同迫使采購方進行廣泛的調(diào)查，包括供應商的生產(chǎn)能力和過去的績效水平，以及確定與特定長期供應合同相關(guān)的風險類型和程度。采購主管必須決定特定合同期限是三年還是五年，是否在每一合同階段末更新合同。
2．初始價格。采購方必須特別集中注意力來決定一個可接受的初始價格，如果初始價格定得很高，那么后來的價格也會很高。采購方需要意識到供應商經(jīng)常會在初始價格中包含額外的利潤部分，這樣就提高了所有未來的價格。另外，如果初始價格很低，供應商可能就沒有所期望的改進績效的動力，在長期合同中，雙方的關(guān)系是非物質(zhì)利益性的，除非雙方在交換過程中能夠得到一些共識和利益。
3．價格調(diào)節(jié)機制。在長期合同過程中，選擇適當?shù)膬r格調(diào)節(jié)機制是要考慮的關(guān)鍵問題。價格調(diào)節(jié)機制將以初始價格為基礎，來確定價格的調(diào)整。如果未來的價格調(diào)節(jié)與外界的價格表或者相關(guān)產(chǎn)品價格相聯(lián)系，那么就需要精心挑選應該使用哪一個價格表或者相關(guān)產(chǎn)品。選錯了價格表或相關(guān)產(chǎn)品，同樣會導致整個協(xié)議期間的高價格。
4．更新、處罰和免責條款。一個有效的合同更新條款應該在每一階段開始或結(jié)束時做一回顧總結(jié)，通常是一年或者更短，而且應該包含一個激勵機制以獎勵供應商取得的令人滿意的績效。假設期望績效沒有實現(xiàn)，采購經(jīng)理可以要求對方采取正確的行動加以補救，而且可以從供應商那里索賠由此造成的時間和費用損失。
同更新條款聯(lián)系在一起的是免責條款，即如果任何一方都不能做到合同的要求，允許對方終止合同。然而，當供應商總是不能滿足合同績效的要求時，長期合同通常包含要求其采取正確行動的條款。在這種情況下，如果供應商的績效沒有達到期望水平，采購方必須首先在一定時間內(nèi)通知供應商，使供應商有一定的時間采取正確的行動，使得產(chǎn)品質(zhì)量、配送速度和響應性達到可接受的水平。如果供應商在這段期間內(nèi)仍然不能達到合同接受的期望績效水平，那么采購方可以終止合同而不負責任。