采購合同管理：如何跟蹤、監(jiān)控采購合同的執(zhí)行
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合同跟蹤、監(jiān)控是訂單人員的重要職責(zé)。合同跟蹤、監(jiān)控的目的有三個(gè)方面：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì)產(chǎn)生相互矛盾，突出的表現(xiàn)為：因各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺料、庫存難以控制。
一、合同執(zhí)行前跟蹤、監(jiān)控
當(dāng)一個(gè)訂單合同制定之后，供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)簽訂等都是訂單人員要及時(shí)了解的情況。
在采購環(huán)境里，同一物料有幾家供應(yīng)商可供選擇是十分正常的情況，獨(dú)家供應(yīng)的情況是很個(gè)別的。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但是在具體操作時(shí)還可能會(huì)遇到供應(yīng)商因?yàn)楦鞣N原因拒絕訂單的情況。由于時(shí)間的變化，供應(yīng)商可能要提出改變“認(rèn)證合同條款”，包括價(jià)格、質(zhì)量、期貨等，作為訂單人員應(yīng)該充分與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可選擇的供應(yīng)商。如果供應(yīng)商按時(shí)簽返訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，千萬不可勉強(qiáng)，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商，必要時(shí)要求認(rèn)證人員協(xié)助辦理。與供應(yīng)商正式簽訂過的合同要及時(shí)存檔，為以后查閱做好準(zhǔn)備。
二、合同執(zhí)行過程跟蹤、監(jiān)控
與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)該全力跟蹤，合同確實(shí)需要變更時(shí)要征得供應(yīng)商的同意，不可一意孤行。合同執(zhí)行過程跟蹤要把握以下事項(xiàng)：
1．嚴(yán)密跟蹤、監(jiān)控。嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備物料的詳細(xì)過程，保證訂單正常進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不能夠在這方面耽誤時(shí)間。不同種類的物料，其準(zhǔn)備過程也不同，總體上可以分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的物料，存在加工過程，周期比較長(zhǎng)，出現(xiàn)問題幾率大的情況；另一類是供應(yīng)商有庫存，不存在加工過程，周期也相對(duì)比較短，不容易出現(xiàn)問題。在這種情況下，前者跟蹤的過程就比較復(fù)雜，后者相對(duì)比較簡(jiǎn)單。
2．緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形式。如果因市場(chǎng)生產(chǎn)需求緊急，要求本批物料立即到貨，
采購人員就應(yīng)該馬上與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要時(shí)還應(yīng)該幫助供應(yīng)商解決疑難問題，保證需求物料的準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。有時(shí)市場(chǎng)需求出現(xiàn)滯銷，采購方經(jīng)過研究決定延緩或取消本次訂單物料供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)該立即與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可以承受的延緩時(shí)間，或者終止本次訂單操作，同時(shí)應(yīng)該給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。
3．慎重處理
庫存控制。訂單人員應(yīng)密關(guān)注庫存水平，既不能讓生產(chǎn)缺料，又要保持最低的庫存水平，這確實(shí)是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)性的問題。當(dāng)然，庫存問題還與采購環(huán)境的柔性有關(guān)，這方面也需要認(rèn)證人員和計(jì)劃人員的通力合作。
4．控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié)。物料到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對(duì)國內(nèi)供應(yīng)商一般是指到達(dá)企業(yè)原材料庫房，對(duì)境外供應(yīng)商交貨一般是指到達(dá)企業(yè)的國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨之前會(huì)將到貨情況表單傳真給訂單人員，訂單人員必須按照原先所下的訂單對(duì)到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外物料的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款。
三、合同執(zhí)行后跟蹤、監(jiān)控
在按照合同規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款后仍需要進(jìn)行合同跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到貨款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會(huì)影響企業(yè)的信譽(yù)。
另一方面，物料在運(yùn)輸或者檢驗(yàn)過程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些問題，偶發(fā)性的小問題可由訂單人員或者現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)人員與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系解決。
另外，合同跟蹤、監(jiān)控還有幾點(diǎn)需要進(jìn)行以下補(bǔ)充說明：
1．在合同跟蹤、監(jiān)控過程中，要注意供應(yīng)商的質(zhì)量、貨期等的變化情況。需要對(duì)認(rèn)證合同的條款進(jìn)行修改的，要及時(shí)提醒認(rèn)證辦理人員，以利于訂單操作。
2．注意把合同、各類經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)的分類保存工作做好。現(xiàn)在，一般采用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，將合同進(jìn)展情況錄入計(jì)算機(jī)中，借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理跟蹤合同。
3．供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)訂單下達(dá)以及合同跟蹤具有重要的參考價(jià)值，因此應(yīng)當(dāng)注意利用供應(yīng)商的歷史情況來決定對(duì)其實(shí)施的過程辦法。