采購(gòu)合同管理：關(guān)注貨幣及付款操作的問(wèn)題
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一、貨幣種類與采購(gòu)的關(guān)系
企業(yè)的財(cái)務(wù)人員與
采購(gòu)人員必須知道何時(shí)使用外國(guó)貨幣，何時(shí)需要使用本國(guó)貨幣采購(gòu)，還要知道避免貨幣成本增加，及盡可能降低貨幣成本。好的采購(gòu)人員應(yīng)該了解某些可以降低短期風(fēng)險(xiǎn)避險(xiǎn)方法，及利用分析工具去協(xié)助避險(xiǎn)策略的擬訂。最大的利益來(lái)自于選擇使本國(guó)貨幣相對(duì)堅(jiān)挺的貨幣付款，如此，采購(gòu)方在付款時(shí)才不會(huì)有太大的差價(jià)。要選擇好的貨幣首先要回答兩個(gè)問(wèn)題：首先，你購(gòu)買了什么產(chǎn)品？其價(jià)格是屬于成本領(lǐng)導(dǎo)還是屬于市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)？當(dāng)價(jià)格為成本領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，供應(yīng)商依據(jù)成本來(lái)設(shè)定價(jià)格。當(dāng)價(jià)格為市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，供應(yīng)商依據(jù)世界市場(chǎng)，尤其是以美金來(lái)定售價(jià)，而且供應(yīng)商不會(huì)以太高的價(jià)格來(lái)出售。其次，產(chǎn)品在哪里生產(chǎn)？某些國(guó)家的貨幣是盯住美元的，對(duì)于美國(guó)的采購(gòu)方而言此時(shí)就不需要避險(xiǎn)。
1．浮動(dòng)匯率，成本領(lǐng)導(dǎo)定價(jià)的產(chǎn)品。此類產(chǎn)品為典型的訂制或部分訂制的產(chǎn)品，以在日本或歐洲組裝的產(chǎn)品為典型，通常是以當(dāng)?shù)刎泿哦▋r(jià)，這樣可以使供應(yīng)商緩和匯率風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)方在議價(jià)之初，最好能取得較低的價(jià)格以避免供應(yīng)商將避險(xiǎn)成本加入售價(jià)中。大多數(shù)情況下，采購(gòu)方廠商若要避免貨幣成本的增加，可利用較低成本的期貨來(lái)避險(xiǎn)，甚至可將避險(xiǎn)條款列入到采購(gòu)合約中。
2．浮動(dòng)匯率，市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)定價(jià)的產(chǎn)品。此類產(chǎn)品多為大眾化的商品，其價(jià)格接近世界各地的類似產(chǎn)品，例如黃金、石油。此類產(chǎn)品不需避險(xiǎn)，采購(gòu)方在議價(jià)時(shí)最好依世界上的定價(jià)并維持價(jià)格依全球價(jià)格波動(dòng)。若此類產(chǎn)品的采購(gòu)包含許多地區(qū)，在避險(xiǎn)上也不需像成本導(dǎo)向的產(chǎn)品一樣。
3．固定匯率，成本領(lǐng)導(dǎo)定價(jià)的產(chǎn)品。采取固定匯率的通常是較小的國(guó)家，如泰國(guó)、新加坡、韓國(guó)等，由于在匯率變動(dòng)時(shí)盯住美元，且外匯市場(chǎng)規(guī)模小，所以很少需要避險(xiǎn)。但采購(gòu)方要在合約中加入條款代替避險(xiǎn)，因?yàn)檫@些貨幣會(huì)因?yàn)閮r(jià)值變動(dòng)而面臨調(diào)整對(duì)美元之匯率。
4．固定匯率，市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)定價(jià)的產(chǎn)品。若市場(chǎng)以本國(guó)貨幣計(jì)價(jià)，則該產(chǎn)品不存在避險(xiǎn)問(wèn)題；如果不是，則避險(xiǎn)方法和技巧如同浮動(dòng)匯率，市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)定價(jià)中所提及。
5．避險(xiǎn)。避險(xiǎn)是為了保障本國(guó)貨幣價(jià)值不會(huì)隨外國(guó)貨幣在未來(lái)進(jìn)行浮動(dòng)，最大的理由就是要保障采購(gòu)價(jià)值。采購(gòu)方可利用期貨合約或貨幣選擇來(lái)達(dá)到避險(xiǎn)的目的。采購(gòu)方必須在付款同時(shí)賣出本國(guó)貨幣以換取供應(yīng)商所在國(guó)貨幣。交易結(jié)束后會(huì)有利得或利失，利得或利失的發(fā)生源于匯率的變動(dòng)，這會(huì)反映到材料采購(gòu)價(jià)格的差額，但是，期貨的存在會(huì)減少這種損失。當(dāng)然，在利得時(shí)，由于期權(quán)成本的存在也會(huì)沖減利得。
購(gòu)買外匯期權(quán)合約會(huì)發(fā)生固定成本，如果國(guó)外的存款利率高是其代價(jià)非常昂貴，大部分的人并不用其來(lái)作避險(xiǎn)工具。
6．避險(xiǎn)期間。利用期貨和約來(lái)長(zhǎng)期避險(xiǎn)，會(huì)產(chǎn)生與買進(jìn)美元同樣的風(fēng)險(xiǎn)。若美元升值，買主將會(huì)付出許多。用期權(quán)長(zhǎng)期避險(xiǎn)時(shí)成本又較高，因?yàn)槠跈?quán)的風(fēng)險(xiǎn)溢價(jià)是時(shí)間愈長(zhǎng)成本愈高，典型的避險(xiǎn)時(shí)間大約是六個(gè)月。
7．避險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。避險(xiǎn)也包含了一些風(fēng)險(xiǎn)，但這些風(fēng)險(xiǎn)有限，只要注意對(duì)基本經(jīng)濟(jì)狀況加以控制就可以了。避險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)主要發(fā)生于錯(cuò)誤的預(yù)測(cè)，導(dǎo)致突發(fā)性的價(jià)格變動(dòng)。如果企業(yè)過(guò)度利用期貨來(lái)避險(xiǎn)，當(dāng)美元走弱時(shí)期貨和約會(huì)有利得，而實(shí)際采購(gòu)會(huì)有損失。
二、付款操作
1．查詢物料入庫(kù)信息。對(duì)國(guó)內(nèi)的供應(yīng)商付款操作，一般是在物料檢驗(yàn)通過(guò)并且完成入庫(kù)操作之后進(jìn)行，所以訂單人員要查詢物料入庫(kù)信息，僅對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的物料辦理付款手續(xù)。對(duì)于國(guó)外供應(yīng)商，一般是“一手交錢，一手交貨”，所以對(duì)國(guó)外采購(gòu)項(xiàng)目，物料一到岸或者指定的交易地點(diǎn)，付款操作必須完成付款手續(xù)至開(kāi)具付款票據(jù)（匯票等），在驗(yàn)收之后再對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。對(duì)于長(zhǎng)期采購(gòu)的供應(yīng)商，可以通過(guò)談判達(dá)成一定的付款周期，如供應(yīng)商到貨一周內(nèi)付款。
2．準(zhǔn)備付款申請(qǐng)單據(jù)。對(duì)國(guó)內(nèi)供應(yīng)商付款，擬制付款申請(qǐng)單，并且附合同、物料檢驗(yàn)單據(jù)、物料入庫(kù)單據(jù)、發(fā)票。作為付款人員要注意：五份單據(jù)（付款申請(qǐng)單據(jù)、合同、物料檢驗(yàn)單據(jù)、物料入庫(kù)單據(jù)、發(fā)票）中的合同編號(hào)、物料名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、供應(yīng)商必須一致。國(guó)外供應(yīng)商付款手續(xù)比較復(fù)雜，在此不介紹了，感興趣的讀者可以查閱相關(guān)資料。
3．付款審批。由管理辦公室或者財(cái)務(wù)部專職人員進(jìn)行，審核內(nèi)容包括以下三個(gè)方面內(nèi)容：
(1)單據(jù)的匹配性。即以上五份單據(jù)在六個(gè)方面（合同編號(hào)、物料名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、供應(yīng)商）的一致性及正確性。
(2)單據(jù)的規(guī)范性。特別是發(fā)票，其次是付款申請(qǐng)單，要求格式標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、描述清楚。
(3)單據(jù)的真實(shí)性。發(fā)票的真假鑒別，檢驗(yàn)、入庫(kù)單等單據(jù)的真假等。
4．資金平衡。如果采購(gòu)方擁有足夠的資金，那么本環(huán)節(jié)可以省略。但是在大多數(shù)情況下，采購(gòu)方需要合理利用資金，特別是在資金緊缺的情況下，要綜合考慮物料的重要性、供應(yīng)商的付款周期等因素，以確定首先向誰(shuí)付款。對(duì)于不能及時(shí)付款的物料，要充分與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，征得供應(yīng)商的諒解和同意。
5．向供應(yīng)商付款。企業(yè)財(cái)務(wù)出納部，接到付款申請(qǐng)單及通知后，即可向供應(yīng)商付款，并提醒供應(yīng)商注意收款。
6．供應(yīng)商收款。企業(yè)之間的交易付款活動(dòng)一般通過(guò)銀行進(jìn)行，供應(yīng)商是否收到貨款，有時(shí)因?yàn)楦犊钯~號(hào)疏漏，可能導(dǎo)致供應(yīng)商收不到貨款。對(duì)于大資金的付款活動(dòng)，企業(yè)有必要在付款活動(dòng)之后向供應(yīng)商做出收款提醒。