采購(gòu)合同訂立前的準(zhǔn)備工作
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合同依法訂立后，雙方必須嚴(yán)格執(zhí)行。因此，
采購(gòu)人員在簽訂
采購(gòu)合同前，必須審查賣(mài)方當(dāng)事人的合同資格、資信及履約能力，按經(jīng)濟(jì)合同法的要求，逐條訂立采購(gòu)合同的各項(xiàng)必備條款。
1)審查賣(mài)方當(dāng)事人的合同資格
為了避免和減少采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中的糾紛，在正式簽訂合同之前，采購(gòu)人員首先應(yīng)審查賣(mài)方當(dāng)事人作為合同主體的資格。所謂合同資格，是指訂立合同的當(dāng)事人及其經(jīng)辦人，必須具有法定的訂立經(jīng)濟(jì)合同的權(quán)利。審查賣(mài)方當(dāng)事人的合同資格，目的在于確定對(duì)方是否具有合法的簽約能力，這一點(diǎn)直接關(guān)系到所簽訂的合同是否具有法律效力。
(1)法人資格審查。認(rèn)真審查賣(mài)方當(dāng)事人是否屬于經(jīng)國(guó)家規(guī)定的審批程序成立的法人組織。法人是指擁有獨(dú)立的必要財(cái)產(chǎn)、有一定的經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、依法成立并能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)。判斷一個(gè)組織是否具有法人資格的標(biāo)志，主要看其是否持有工商行政管理局頒發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照。經(jīng)工商登記的國(guó)營(yíng)企業(yè)、集體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、各種經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體、實(shí)行獨(dú)立核算的國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體，都具有法人資格，都可以成為合法的簽約對(duì)象。
在審查賣(mài)方法人資格時(shí)應(yīng)注意：沒(méi)有取得法人資格的社會(huì)組織及已被取消法人資格的企業(yè)或組織，無(wú)權(quán)簽訂采購(gòu)合同。要特別警惕一些根本沒(méi)有依法辦理工商登記手續(xù)或未經(jīng)批準(zhǔn)的所謂“公司”，它們或私刻公章，冒充法人，或假借他人名義訂立合同，旨在騙取買(mǎi)方的貸款或定金；同時(shí)，要注意識(shí)別那些沒(méi)有設(shè)備、技術(shù)、資金和組織機(jī)構(gòu)的“四無(wú)”企業(yè)，它們往往在申請(qǐng)營(yíng)業(yè)執(zhí)照時(shí)弄虛作假，以假驗(yàn)資、以假機(jī)構(gòu)騙取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，雖簽訂供貨合同并收取貸款或定金，但根本不具備供貨能力。
(2)法人能力審查。審查賣(mài)方的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否超出營(yíng)業(yè)執(zhí)照批準(zhǔn)的范圍。超越業(yè)務(wù)范圍以外的經(jīng)濟(jì)合同，屬無(wú)效合同。
法人能力審查還包括對(duì)簽約的具體經(jīng)辦人的審查。采購(gòu)合同必須由法人的代表人或法定代表人授權(quán)證明的承辦人簽訂。法人的法定代表人就是法人的主要負(fù)責(zé)人，如廠長(zhǎng)、經(jīng)理等。他們對(duì)外代表法人簽訂合同。法人代表也可授權(quán)業(yè)務(wù)人員如推銷(xiāo)員、采購(gòu)員作為承辦人，以法人的名義訂立采購(gòu)合同。承辦人必須有正式授權(quán)證明書(shū)，方可對(duì)外簽訂采購(gòu)合同。法人的代表人在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)出示身份證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照或副本；法人委托的經(jīng)辦人在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)出示本人的身份證明、法人的委托書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照或副本。
2)審查賣(mài)方當(dāng)事人的資信和履約能力
資信，即資金和信用。審查賣(mài)方當(dāng)事人的資信情況，了解當(dāng)事人對(duì)采購(gòu)合同的履行能力，對(duì)于在采購(gòu)合同中確定權(quán)利義務(wù)條款，具有非常重要的作用。
(1)資信審查。具有固定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備和與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模相適應(yīng)的資金，特別是擁有一定比例的自有資金，是一個(gè)法人對(duì)外簽訂采購(gòu)合同起碼的物質(zhì)基礎(chǔ)。在準(zhǔn)備采購(gòu)合同簽訂，采購(gòu)人員在向賣(mài)方當(dāng)事人提供自己的資信情況說(shuō)明的同時(shí)，要認(rèn)真審查賣(mài)方的資信情況，從而建立起相互依賴的關(guān)系。
(2)履約能力審查。履約能力是指當(dāng)事人除資信以外的技術(shù)和生產(chǎn)能力、原材料與能源供應(yīng)、工藝流程、加工能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)高低等方面的綜合情況。總之，就是要了解對(duì)方有沒(méi)有履行采購(gòu)合同所必需的人力、物力、財(cái)力和信譽(yù)保證。如果經(jīng)審查發(fā)現(xiàn)賣(mài)方資金短缺、技術(shù)落后、加工能力不足，無(wú)履約供貨能力，或信譽(yù)不佳，都不能與其簽訂采購(gòu)合同。只有在對(duì)賣(mài)方的履約能力充分了解的基礎(chǔ)上簽訂采購(gòu)合同，才能有可靠的供貨保障。
審查賣(mài)方的資信和履約能力的主要方法有通過(guò)賣(mài)方的開(kāi)戶銀行，了解其債權(quán)債務(wù)情況和資金情況；通過(guò)賣(mài)方的主管部門(mén)，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、資產(chǎn)情況、技術(shù)裝備情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況；通過(guò)賣(mài)方的其他用戶，可以直接了解其產(chǎn)品質(zhì)量、供貨情況、維修情況；通過(guò)賣(mài)方所在地的工商行政管理部門(mén)，了解其是否具有法人資格和注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、核算形式；通過(guò)有關(guān)的消費(fèi)者協(xié)會(huì)和法院、仲裁機(jī)構(gòu)，了解賣(mài)方的產(chǎn)品是否經(jīng)常遭到消費(fèi)者投訴，是否曾經(jīng)牽涉到訴訟。對(duì)于大批量的性能復(fù)雜、質(zhì)量要求高的產(chǎn)品或巨額的機(jī)器設(shè)備的采購(gòu)，在上述審查的基礎(chǔ)上，還可以由采購(gòu)人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成考察小組，到賣(mài)方的經(jīng)營(yíng)加工場(chǎng)所實(shí)地考察，以確知賣(mài)方的資信和履約能力。采購(gòu)人員在日常工作中，應(yīng)當(dāng)注意搜集有關(guān)企業(yè)的履約情況和有關(guān)商情，作為以后簽訂合同的參考依據(jù)。