采購成本管理：成本與價(jià)值
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采購的功能在取得企業(yè)或機(jī)構(gòu)所需的資源，包括物料、設(shè)備或服務(wù)等。而所有資源的取得必須要相對的支付一些金額或代價(jià)，因?yàn)槌松贁?shù)例外，所有資源的取得都不是免費(fèi)的。為了取得資源所付出的金額或代價(jià)（我們稱之為成本），若是越高對企業(yè)或機(jī)構(gòu)就越不利，因?yàn)樗鼤p低企業(yè)的獲利以及可用的資金等。因此所有負(fù)責(zé)采購的人員都有一個(gè)根深蒂固觀念—“降低成本”是當(dāng)采購的第一要務(wù)，而其個(gè)人或采購單位績效也以降低成本的幅度作為主要考量。這樣的邏輯思考看起來很明顯，卻隱含著一個(gè)基本的問題。
以“成本觀”的采購行為會落入一個(gè)思考的陷阱，也就是“只要是便宜的就是好”、“越便宜的越有利”、“俗（便宜）但又要大碗”。這種以成本為導(dǎo)向的觀念所看重的是支出去的“成本”，卻疏于評估所取得的資源的“價(jià)值”。
“價(jià)值”可能與“成本”沒有直接的關(guān)聯(lián)。某些價(jià)值高的東西可能以低的成本即可取得，相反的，為了價(jià)值低的東西可能要付出極高的成本。經(jīng)濟(jì)學(xué)上的效益遁減就可說明。舉例來說：當(dāng)口渴的時(shí)候喝一杯水，覺得很好，可以立即止渴，但接著喝第二杯、第三杯之后就沒有喝第一杯水的效用大。為購買每一杯水的成本是相同的，但是每一杯水的價(jià)值卻不見得相同。因此，從資源取得的角度來思考“成本”，反而沒有“價(jià)值”來得重要。因?yàn)楦叱杀静⒉灰姷脮懈邇r(jià)值、低成本也不見得就使得價(jià)值變高。亦即成本和價(jià)值往往無關(guān)。反過來說價(jià)值高的東西，其成本不見得一定高，也就是我們可能以極低的成本，取得極高的價(jià)值。如果這樣的道理是可以理解的，即采購行為的思考應(yīng)該是“重價(jià)值、輕成本”，或是“先價(jià)值、后成本”才是。
交易過程中，在進(jìn)入議價(jià)階段或做成本分析之前，采購首先要了解的是這個(gè)交易能為企業(yè)或機(jī)構(gòu)帶來什么樣的效益或價(jià)值，接著才考慮要付出多少的成本才屬合理。
價(jià)值或效益的存在因企業(yè)或機(jī)構(gòu)的需求不同而異，對甲公司有好處，對乙公司可能沒好處。如同西諺所說：“對某一個(gè)是肉，對另一個(gè)可能是毒藥。”如果有需求，價(jià)值就高；如果沒有需要，就是便宜也可能沒用。
價(jià)值或效益的存在可能是有形的物，也可能是無形的，例如時(shí)間（速度）、服務(wù)的態(tài)度（親切）或知識（智慧財(cái)產(chǎn)）等。因此許多價(jià)值或效益的評估往往無法由成本分析來取得，卻受到市場的供給和需求的條件所影響，也就是決定于市場的“行情”。筆者而認(rèn)為
采購人員應(yīng)該隨時(shí)了解市場行情，搜集商情，做好自己的“價(jià)值分析”比針對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)內(nèi)容做“成本分析”還來得重要。若是從“價(jià)值”的角度來看待采購作業(yè)，則采購在進(jìn)行議價(jià)、比價(jià)之前，首先要問的是幾個(gè)基本問題：
1. 有沒有需要采購這個(gè)項(xiàng)目？（要滿足的是什么？）
2. 采購此項(xiàng)目可能預(yù)期得到什么價(jià)值或效益？
3. 需要的數(shù)量是多少？（太多或不足都不好）
4. 所需要的品質(zhì)是什么？（太好或太出差都不是）
5. 需要的時(shí)機(jī)？（太早或太晚都不對）
6. 有沒有替代方案？另一個(gè)供應(yīng)來源？換另一個(gè)材料？
7. 采購過程所發(fā)生的作業(yè)是否具有價(jià)值？包裝的方式、運(yùn)輸?shù)姆绞健⑴滗N的通路……
采購人員若從“價(jià)值觀”出發(fā)來思考，其重點(diǎn)就不僅僅是在如何降低成本，而是以相對更低的成本取得更高的價(jià)值。對企業(yè)或機(jī)構(gòu)而言，采購人員和部門的定位就不僅是懂得如何花錢的人，而是對達(dá)成企業(yè)或機(jī)構(gòu)的目標(biāo)最有“價(jià)值”的人。