如何挑選適當(dāng)?shù)墓?yīng)商？
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對
采購人員而言，最不愿意遇到的就是不適任或配合不佳的廠商。輕則延誤交期造成不便，重則影響公司營運(yùn)，造成商譽(yù)及財(cái)務(wù)的嚴(yán)重?fù)p失。好的供應(yīng)商對企業(yè)的成長是一個(gè)助力，不良的供應(yīng)商則如同揮之不去的夢魘。采購人員大都有遇人不淑的痛苦經(jīng)驗(yàn)，因此選擇良好的供應(yīng)商便成為采購人員一項(xiàng)重要的課題。雖然其中不乏牽涉到運(yùn)氣好壞的成分，但供應(yīng)商的選擇是可以借由一些審查的方向來降低錯(cuò)誤選擇的機(jī)率。
供應(yīng)商由誰負(fù)責(zé)評選
由于逐年來產(chǎn)品的毛利（Margin）愈來愈低，客戶對產(chǎn)品、材料及服務(wù)品質(zhì)的要求逐漸提高，企業(yè)內(nèi)部面臨降低庫存的共識，以及愈來愈多可供選擇的國際供貨來源，企業(yè)必須與其供應(yīng)商共同面對強(qiáng)大的競爭壓力，如今國際間的競爭在品質(zhì)及成本水準(zhǔn)逐漸拉近的情況下，已不再只是比誰的價(jià)格低，而是比較彼此供應(yīng)鏈（Supply Chain）的績效，所比的是誰的速度快，誰的服務(wù)好。于是選擇供應(yīng)鏈上適合的供應(yīng)商成員則是非常的重要關(guān)鍵。
供應(yīng)商的評選有許多種方法，最簡單的方法便是由采購人員自己負(fù)責(zé)決定。不過，次僅限于標(biāo)準(zhǔn)品及低金額的采購。對于跨國性的采購以及依買方規(guī)格訂制及復(fù)雜制程產(chǎn)品的采購，通常會(huì)以跨功能小組（Cross-Function Teams）或商品小組（Commodity Teams）的方式來進(jìn)行。跨功能小組常為一時(shí)性的任務(wù)編組，按采購案的性質(zhì)由采購、物料管理、工程或研發(fā)、品質(zhì)或財(cái)務(wù)等單位推派人員所組成評選小組。商品小組則為常設(shè)性組織，也是跨功能小組的一種，組成份子與跨功能小組相似，主要是為節(jié)省成本目的而設(shè)置，大集團(tuán)公司的商品小組并設(shè)有Commodity Manager一職來統(tǒng)籌集團(tuán)內(nèi)部的需求。
供應(yīng)商評選的要項(xiàng)
對于供應(yīng)商的評選，采購人員必須進(jìn)行適時(shí)的訪視，并觀察這個(gè)供應(yīng)商是否具備執(zhí)行合約的能力，在財(cái)務(wù)上是否有困難，品質(zhì)系統(tǒng)是否完備，公司的組織與管理是否良好，以及目前勞工的狀況是否穩(wěn)定。如此方能確保所選擇的供應(yīng)商有能力符合公司的需求，并可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格及正確的數(shù)量，提供符合品質(zhì)要求的產(chǎn)品與服務(wù)，至所指定的地點(diǎn)。
由于中國人向來以節(jié)儉為美德，“開源必先節(jié)流”也是奉行不渝的法則。因此，采購以價(jià)格為導(dǎo)向，一直都是傳統(tǒng)的公司老板或采購人員優(yōu)先考量的因素。但是，隨著社會(huì)結(jié)構(gòu)的改變，品質(zhì)要求的逐漸提高，價(jià)格固然是重要因素之一，品質(zhì)的要求、交期的準(zhǔn)確、售后的服務(wù)等等也愈形重要。因此，愈來愈多的采購人已經(jīng)有“總成本（Total Cost）”的觀念：C=f（Q, D, S）也就是購買的價(jià)格和品質(zhì)、交期、數(shù)量、服務(wù)皆有連帶的關(guān)系。所以有時(shí)價(jià)格并不是評量供應(yīng)商的唯一指標(biāo)。如何在眾多的供應(yīng)商中挑選最合適的配合廠商，除了上述的QCDS（品質(zhì)、價(jià)格、交期、服務(wù)）之外，下列幾項(xiàng)常用的分析供應(yīng)商的方式，亦可提供采購人員作為評選的參考：
（一）廠商執(zhí)行訂單的能力
不論義務(wù)或推銷人員如何推薦自己的產(chǎn)品或服務(wù)，想要了解供應(yīng)商的真實(shí)狀況，采購人員還非得親自走訪一趟不可。有些公司紙上作業(yè)完美無缺，實(shí)際拜訪時(shí)卻發(fā)現(xiàn)機(jī)器設(shè)備老舊、人員素質(zhì)低落、生產(chǎn)線閑置或倉儲物料囤積等問題。因此，現(xiàn)場勘察（Supplier Visit）是一項(xiàng)必要的步驟。執(zhí)行勘察時(shí)可留意以下幾點(diǎn)：
（A）訂單的數(shù)量和比例
首先要了解的當(dāng)然是供應(yīng)商總體產(chǎn)能是否可應(yīng)付公司的需要？采購者采購的數(shù)量占供應(yīng)商的比例有多少？如果采購者購買的總數(shù)量占供應(yīng)商的大宗，供應(yīng)商多半會(huì)全力配合；反之，則采購者需留意供應(yīng)商是否會(huì)在訂單過多時(shí)犧牲采購者的利益。
（B）接單時(shí)間與交期
供應(yīng)商平均接單的時(shí)間多長？需不需要花很多時(shí)間跟蹤催貨？供應(yīng)商可否在期限內(nèi)交貨？是否有足夠的設(shè)備和產(chǎn)能供貨？
（C）品質(zhì)狀況
供應(yīng)商所使用的機(jī)械設(shè)備是否可以達(dá)到我們要求的品質(zhì)和可靠度？有沒有書面記錄？退貨數(shù)量多寡？其它同業(yè)之間是以何種方式來評量品質(zhì)優(yōu)劣？
（D）生產(chǎn)力
對于一個(gè)企業(yè)而言，不斷追求進(jìn)步是永續(xù)經(jīng)營的原動(dòng)力。因此，企業(yè)必須不斷努力，以期達(dá)到更有效率、更有效能以及熟練度提高的三大目標(biāo)：
1．更有效率（Efficiency Improved: Output ®, Input ¯）減少投入的成本（如人員、物料、設(shè)備等）但仍然保持同樣的產(chǎn)值。
2．更有效能（Effectiveness Improved: Output , Input ®）投入的成本不變，但是增加生產(chǎn)力、提高產(chǎn)出。
3．提高純熟度（Proficiency Improved: Output , Input ¯）降低投入的成本，同時(shí)產(chǎn)出增加。
因此，評量供應(yīng)商的生產(chǎn)力可以借用輸入和產(chǎn)出的公式來評量：
生產(chǎn)力=產(chǎn)出 / 輸入（Productivity = Output / Input）
一個(gè)不斷尋求改進(jìn)、促進(jìn)生產(chǎn)力提高的企業(yè)將是未來良好的合作對象。
（E）適應(yīng)性或彈性
所謂彈性（Flexibility），是指愿意接受或主導(dǎo)“變動(dòng)”的能力與意愿。一般而言，不倫是個(gè)人或是企業(yè)皆有惰性，討厭改變而希望維持現(xiàn)狀。除非到了萬不得已，一般員工及企業(yè)個(gè)體皆不習(xí)慣，甚至排斥任何改變或改革。然而這種接受并適應(yīng)改變的能力對企業(yè)而言，卻是非常重要！否則一成不變的公司易流于思想與制度的僵化，必定難以面對高度競爭的時(shí)常變化而遭受淘汰。
采購人員在評量供應(yīng)商的“企業(yè)彈性”時(shí)，可以由以下兩點(diǎn)來衡量：
1．制度面：企業(yè)內(nèi)部組織是否健全？制度是否過度僵化或官僚？有無應(yīng)變突發(fā)狀況的能力？
2．文化面：企業(yè)是否以客戶為導(dǎo)向？是否愿意接受改變？唯有拋棄成見并以客為尊，方為永續(xù)經(jīng)營的企業(yè)體。
（F）廠商的客戶資料
供應(yīng)商過去曾配合過哪些客戶名單？有沒有推薦函？通過供應(yīng)商的其他客戶資料與查詢過去的表現(xiàn)，可以用來作為品質(zhì)或服務(wù)的參考。
（二）供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況
當(dāng)選擇一個(gè)供應(yīng)商時(shí)，財(cái)務(wù)狀況是一個(gè)相當(dāng)重要的考量因素，因此在做財(cái)務(wù)分析時(shí)，可邀請公司內(nèi)部資深財(cái)務(wù)或會(huì)計(jì)人員共同參與。通常用來評量供應(yīng)商的財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)會(huì)用以下的財(cái)務(wù)報(bào)表：
（A）資產(chǎn)負(fù)債表（Balance Sheet）
資產(chǎn)負(fù)債表顯示在某一時(shí)點(diǎn)（12月31日或6月30日）公司擁有的總資產(chǎn)和總負(fù)債。資產(chǎn)包含現(xiàn)金、銀行存款、存貨、應(yīng)收帳款等；負(fù)債則包括應(yīng)付帳款及公司借款等。由資產(chǎn)負(fù)債表中可看出企業(yè)資產(chǎn)與債務(wù)的結(jié)構(gòu)。
（B）損益表（Income Statement）
損益表指的是一段時(shí)間內(nèi)（通常是一年），銷售總額扣除銷貨成本后的凈利。也是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營的績效和成果。
（C）財(cái)報(bào)（Annual Report）
一個(gè)公開上市的公司在每年年底都會(huì)出年報(bào)，詳細(xì)記載公司相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表。通常業(yè)包括資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，還有股東權(quán)益、現(xiàn)金表等。除了記載當(dāng)年的資料外，往往也涵蓋過去一、二年的經(jīng)營成效。
（D）信用調(diào)查報(bào)告
對于一個(gè)從未合作過的廠商而言，信用調(diào)查是采購人員經(jīng)常使用的一個(gè)方法之一。如委托美商鄧白氏（Dunn & Bradstreet Report）等等。
（E）財(cái)務(wù)比率
常用來分析企業(yè)經(jīng)營成效，包括毛利率（Gross Profit Ratio）、凈利率（Net Profit Ratio）、流動(dòng)比率（Current Ratio）、存貨周轉(zhuǎn)率（Inventory Turnover）等等，可用來和同樣產(chǎn)業(yè)的企業(yè)行號相比較，專業(yè)的財(cái)務(wù)或會(huì)計(jì)人員可通過此判斷供應(yīng)商其財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)是否健全（相關(guān)比率明細(xì)請參考附件一）。另外，也可由供應(yīng)商的財(cái)務(wù)報(bào)表中的資料來計(jì)算“Z-Score（Z積分）”（請參考附件二），以預(yù)測供應(yīng)商是否可能有倒閉的危機(jī)。
（三）供應(yīng)商的會(huì)計(jì)制度
如何判定供應(yīng)商的會(huì)計(jì)制度是否健全，可以由下列三點(diǎn)來分辨：
（A）供應(yīng)商的會(huì)計(jì)系統(tǒng)可否有能力依據(jù)不同的生產(chǎn)線、不同的顧客或不同的工作分開計(jì)算其成本？
（B）所有的成本是否有被合理的分?jǐn)偅?br />
（C）企業(yè)所使用的會(huì)計(jì)制度是否符合多數(shù)人所接受的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則？
（四）品質(zhì)確保的能力
對于一家供應(yīng)商的品質(zhì)系統(tǒng)要觀察其是屬于不良品偵測的系統(tǒng)，亦或是不良品預(yù)防的系統(tǒng)。所謂預(yù)防重于治療，不良品偵測的系統(tǒng)會(huì)有一些重復(fù)性的檢驗(yàn)生產(chǎn)，檢驗(yàn)樣品的數(shù)量一般都很大，不良品只能在檢驗(yàn)后被發(fā)現(xiàn)，但為時(shí)已晚。不良品預(yù)防的系統(tǒng)則是利用統(tǒng)計(jì)的手法，如統(tǒng)計(jì)制程管制（Statistical Process Control, SPC）以及制程能力（Process Capability, Cp, Cpk）的分析，在制程的各個(gè)階段來監(jiān)控產(chǎn)品品質(zhì)，作適當(dāng)?shù)姆磸?fù)校正，是比較好的系統(tǒng)。
雖然說通過ISO的認(rèn)證，不一定能保證所生產(chǎn)的產(chǎn)品為高品質(zhì)。但是，通過制程品質(zhì)認(rèn)證至少可以讓人放心，公司正在遵循一被認(rèn)證的品質(zhì)系統(tǒng)運(yùn)作，產(chǎn)品較具有一致性。對于沒有通過品質(zhì)認(rèn)證的供應(yīng)商，必須確認(rèn)其是否具備品管組織及品質(zhì)手冊，品質(zhì)記錄是否完整，檢驗(yàn)設(shè)備及量具的檢驗(yàn)（Calibration ）制度是否存在，有否訂定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（Standard Operation Process, SOP），以及對于品質(zhì)追蹤計(jì)劃（Trace-ability）是否落實(shí)執(zhí)行，以確保所采購的產(chǎn)品符合買方的品質(zhì)要求。
（五）組織與管理
采購面對第一對象常常是供應(yīng)商的銷售業(yè)務(wù)。如果業(yè)務(wù)員經(jīng)過良好的訓(xùn)練，對公司的產(chǎn)品有充分的了解、明白顧客的需求、能給予適當(dāng)?shù)慕ㄗh，并承諾交期且如期完成，由此可看出公司高層主管經(jīng)營與管理的效能。供應(yīng)商的高層主管是否承諾視買方為其主要客戶，將攸關(guān)買方日后所得到服務(wù)的品質(zhì)，一般供應(yīng)商多半只對其主要客戶提供具水準(zhǔn)以上的服務(wù)，采購如果不能獲得供應(yīng)商高層級主管的承諾，在面臨一些突發(fā)狀況時(shí)，便無法獲得優(yōu)先處理的機(jī)會(huì)。
機(jī)器設(shè)備的新舊及保養(yǎng)情況，可看出管理階層對生財(cái)工具及產(chǎn)品品質(zhì)的重視程度，以及內(nèi)部管理的好壞。另可參考此供應(yīng)商在同業(yè)之間的評價(jià)，及其所處產(chǎn)業(yè)的地位。對客戶滿意度的認(rèn)知，對衛(wèi)星工廠的管理，對采購材料來源的掌握，生產(chǎn)控制的電腦化與否，也是在評估供應(yīng)商內(nèi)部管理時(shí)的重要指標(biāo)。
（六）其勞工的狀況是否穩(wěn)定
供應(yīng)商其員工的平均年齡、年資偏高時(shí)，雖然反映出員工的流動(dòng)率教低，相反地，卻也可能顯示無法吸引年輕員工的加入，而缺乏新技術(shù)、新觀念的引進(jìn)，采購人員必須能夠判斷一些不尋常的現(xiàn)象。供應(yīng)商其員工的工作態(tài)度及所受的訓(xùn)練會(huì)直接影響到產(chǎn)出的效能，這些都可以在現(xiàn)場參觀時(shí)觀察得到。另外，供應(yīng)商是否有工會(huì)的組織，及是否會(huì)對日后供料產(chǎn)生影響，都是值得注意的。
（七）拜訪供應(yīng)商的注意事項(xiàng)
采購人員決定進(jìn)行拜訪時(shí)，應(yīng)注意下列數(shù)點(diǎn)：
（A）訂定目標(biāo)：由于拜訪廠商時(shí)可以得到最直接的第一手資料，因此預(yù)先設(shè)定目標(biāo)是非常重要的。例如供應(yīng)商的機(jī)器設(shè)備、技術(shù)層次、員工素質(zhì)、工作態(tài)度和士氣、廠商與公司配合的意愿等等。
（B）成本考量：執(zhí)行一次現(xiàn)場勘察的費(fèi)用可能不低，所以只要鎖定在幾家最有可能配合的廠商為之即可。
（C）小組成員：除了此采購人員外，需求單位的工程師及品管部門的品保人員皆應(yīng)為勘察小組的成員。
最后，引用哈佛大學(xué)教授Mr. Wilbur England的話作為結(jié)尾：“一個(gè)好的供應(yīng)商必定誠實(shí)而且公平地對待他的顧客、他的員工和他自己。他擁有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備和技術(shù)，并提供物料以滿足客戶對品質(zhì)、數(shù)量和交期上的要求。他的財(cái)務(wù)狀況良好，售價(jià)合理。他的管理政策是不斷追求進(jìn)步- 不只針對產(chǎn)品本身，也同樣改進(jìn)制造流程。他了解唯有確保顧客的最大利益，方能確保本身的利益。”
附件一：財(cái)務(wù)比率分析
Efficiency效率
1． Cost of Good Sold Ratio銷售成本比率 = Cost of Good Sold銷售成本¸ Sales銷售金額
2． Cross Profit Ratio毛利率 = Gross Profit毛利¸ Sales銷售金額
3． Total Selling Expense Ratio銷售費(fèi)用比率 = Total Selling Expense銷售費(fèi)用¸ Sales銷售金額
4． Total Admin.Expense Ratio管理費(fèi)用比率 = Total Admin.Expense管理費(fèi)用¸ Sales銷售金額
5． Net Profit Tatio凈利率 = Net Profit凈利¸ Sales銷售金額
Liquidity流動(dòng)性
1． Current Ratio流動(dòng)比率 = Current Assets流動(dòng)資產(chǎn)¸ Current Liabilities流動(dòng)負(fù)債
2． Acid Test酸性測試 = Current Assets- Stock流動(dòng)資產(chǎn)- 庫存¸ Current Liabilities流動(dòng)負(fù)債
Activity Ratio活動(dòng)比率
1． Inventory Turnover存貨周轉(zhuǎn)率 = Cost of Good Sold 銷售成本¸ Average Stock平均庫存量
2． Average Collection Period平均收款期間
（a） One Day’s Sales每日銷售金額 = Sales銷售金額¸ 365days天
（b） Average Collection Period平均收款期 = Average Debts平均負(fù)債¸ One Day’s Sales每日銷售金額
Profitability獲利性
1． Return on Eguity股本報(bào)酬率 = Net Profit凈利¸ Average Equity平均股東權(quán)益
2． Return on Total Assets總資產(chǎn)報(bào)酬率 = （Net Profit + Interest總負(fù)債）¸ Average Total Assets平均總資產(chǎn)
Leverage杠桿原理
1．Debt Ratio負(fù)債比率 = Total Liabilities總負(fù)債¸ Total Assets總資產(chǎn)
附件二：Z-Score的計(jì)算
“Z-Score”是利用供應(yīng)商財(cái)務(wù)報(bào)表中的基本資料選定一套比率及以指定加權(quán)平均值來計(jì)算“Z積分”，據(jù)以判斷該供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定狀況是否有倒閉的危機(jī)。
X1 = Working Capital ¸ Total Assets
凈流動(dòng)資產(chǎn)¸總資產(chǎn)
X2 = Retained Earnings ¸ Total Assets
保留盈余¸總資產(chǎn)
X3 = Earning Before Interest & Tax (EBIT) ¸ Total Assets
利息支付前及稅前盈余¸總資產(chǎn)
X4 = Market Value of Equity ¸ Book Value of Debt
資產(chǎn)總額¸總負(fù)債
X5 = Sales $ ¸ Total Assets
銷售金額¸總資產(chǎn)
Z=（1.2´X1）+（1.4´X2）+（3.3´X3）+（0.6´X4）+（0.999´X5）
Z-Score（Z積分） 財(cái)務(wù)出現(xiàn)狀況的可能性
1.8或更低 非常高
1.81~2.99 不確定
3.0或更高 比較低
如果供應(yīng)商的“Z積分”為3.0或更高，則可以判定此供應(yīng)商體制健全，其財(cái)務(wù)狀況為相對穩(wěn)定。但是，如果供應(yīng)商的“Z積分”為2.99或更低，則顯示出公司可能有倒閉的危機(jī)，此時(shí)尚需要另外審查其他相關(guān)資訊如美商鄧白氏報(bào)告（Dunn & Bradstreet Report），以綜合判斷其財(cái)務(wù)的穩(wěn)定狀況。