為了保證產(chǎn)品質(zhì)量，許多公司都選擇了基于預(yù)防的質(zhì)量管理方法。在公司內(nèi)部要求各部門(mén)合作，對(duì)采購(gòu)部門(mén)的要求也是這樣。關(guān)于采購(gòu)，預(yù)防目標(biāo)是保持并改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。這要建立在選擇能夠保證一定的質(zhì)量水平的供應(yīng)商的基礎(chǔ)之上。關(guān)于預(yù)防措施的描述如下：
•（潛在的）供應(yīng)商資格的初步認(rèn)定。在這個(gè)階段必須區(qū)分開(kāi)潛在供應(yīng)商和已經(jīng)存在的供應(yīng)商。可以向潛在的供應(yīng)商發(fā)調(diào)查問(wèn)卷以確定它們是否有供貨資格，發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷的目的是了解供應(yīng)商的交付能力。如果潛在供應(yīng)商通過(guò)評(píng)估，下一步的工作是派遣一支由采購(gòu)、質(zhì)量專家、生產(chǎn)管理人員組成的小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，特別是對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行調(diào)查（質(zhì)量稽核）并形成調(diào)查報(bào)告。
通常，制造商寫(xiě)出調(diào)查報(bào)告并將報(bào)告交給供應(yīng)商的管理部門(mén)，對(duì)在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商質(zhì)量體系中的問(wèn)題進(jìn)行討論并就改進(jìn)辦法達(dá)成一致意見(jiàn)。改進(jìn)方法被記人供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)程序文件中并定期進(jìn)行檢查，制造商在上述活動(dòng)的基礎(chǔ)上判斷供應(yīng)商是可以作為在研制項(xiàng)目的供應(yīng)商，還是只能作為已有項(xiàng)目的供應(yīng)商。當(dāng)然，還有第三種可能，那就是與供應(yīng)商終止供應(yīng)關(guān)系。
•樣品檢驗(yàn)程序。選擇新供應(yīng)商過(guò)程中下一個(gè)程序就是樣品檢驗(yàn)。供應(yīng)商被要求與設(shè)計(jì)部門(mén)合作生產(chǎn)產(chǎn)品樣品，用以評(píng)估關(guān)于質(zhì)量改進(jìn)達(dá)成的協(xié)議是否得到滿足。對(duì)產(chǎn)品的改進(jìn)意見(jiàn)可以由供應(yīng)商提出，也可以由設(shè)計(jì)部門(mén)提出，這種形式的合作其實(shí)也是某種程度的協(xié)作設(shè)計(jì)。很多大型制造商用供應(yīng)商在樣品通過(guò)之前改進(jìn)的次數(shù)（初始樣品不合格率）作為衡量供應(yīng)商設(shè)計(jì)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。在這一階段，最重要的目標(biāo)就是建立驗(yàn)收產(chǎn)品的基準(zhǔn)（模具或模板）。
•產(chǎn)品的首次交付和后續(xù)的試產(chǎn)。下一步是讓擬選用的供應(yīng)商進(jìn)行試生產(chǎn)。來(lái)自用戶公司的專家參與制造過(guò)程并進(jìn)行審查。審查的重點(diǎn)在于過(guò)程控制的度和質(zhì)量控制組織的功能。然后，對(duì)上述過(guò)程的長(zhǎng)處和缺點(diǎn)進(jìn)行分析并就如何調(diào)整達(dá)成協(xié)議。最后，通過(guò)這種合作方式達(dá)成共識(shí)。
•第一批產(chǎn)品的生產(chǎn)。此時(shí)產(chǎn)品正式投產(chǎn)。供應(yīng)商能否滿足協(xié)議要求？是否有能力達(dá)到零缺陷的要求？采購(gòu)方對(duì)全過(guò)程進(jìn)行檢查：對(duì)所有的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)（100%檢驗(yàn)）。如果所有的要求都能滿足，就降低檢驗(yàn)比例。最終目標(biāo)是不需事先檢驗(yàn)就可以接收產(chǎn)品。通過(guò)這種方法，采購(gòu)方可以降低進(jìn)貨檢查的成本，這是質(zhì)量成本的主要來(lái)源。
•質(zhì)量協(xié)議和證明。通常，在達(dá)到了零缺陷的目標(biāo)之后質(zhì)量協(xié)議就終止了。質(zhì)量協(xié)議的作用是保證產(chǎn)品質(zhì)量滿足供需雙方達(dá)成的協(xié)議要求。質(zhì)量協(xié)議中還描述了變更程序：這一點(diǎn)十分重要。例如：當(dāng)協(xié)議的執(zhí)行有必要偏離協(xié)議時(shí)，供需雙方應(yīng)如何解決（例如設(shè)計(jì)變更）。質(zhì)量協(xié)議通常只涉及一種產(chǎn)品（產(chǎn)品代碼）。對(duì)于那些被證實(shí)有能力提供沒(méi)有任何缺陷或錯(cuò)誤的產(chǎn)品的供應(yīng)商，采購(gòu)方可以對(duì)其提供的全部產(chǎn)品發(fā)放證書(shū)。獲得證書(shū)的供應(yīng)商被列入符合條件為公司未來(lái)計(jì)劃提供產(chǎn)品的供應(yīng)商清單，對(duì)它們提供的產(chǎn)品每年通常只進(jìn)行幾次檢查。
•定期驗(yàn)證。與供應(yīng)商就產(chǎn)品和工藝改進(jìn)達(dá)成的協(xié)議完成的程度必須定期進(jìn)行檢查。如果出現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)定得過(guò)高的情況，則需進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。如果任務(wù)目標(biāo)完成，今后此類(lèi)任務(wù)就被標(biāo)準(zhǔn)化了。通過(guò)這種方式在與供應(yīng)商關(guān)系中貫徹持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)（或者改善）的概念。
在這個(gè)階段，很多大型制造企業(yè)使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)支持的供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠記錄和報(bào)告供應(yīng)商多方面的業(yè)績(jī)。
•供應(yīng)商選擇。選擇供應(yīng)商是各功能交互作用的結(jié)果，這些功能通常包括：采購(gòu)、設(shè)計(jì)、質(zhì)量、生產(chǎn)、生產(chǎn)計(jì)劃。以福特公司為例，這個(gè)相互作用的產(chǎn)品發(fā)展小組會(huì)提請(qǐng)二三個(gè)有資格的供應(yīng)商，讓它們對(duì)新部件的設(shè)計(jì)提出建議。在分析之后，采購(gòu)方與供應(yīng)商進(jìn)行談判。建議被接受的供應(yīng)商通常就成為新產(chǎn)品的惟一供貨商，一直持續(xù)到產(chǎn)品的生命周期結(jié)束（終身負(fù)責(zé)制）。
•功能設(shè)計(jì)。工業(yè)用戶應(yīng)使其供應(yīng)商了解全部部件的設(shè)計(jì)，這符合對(duì)通用產(chǎn)品只提出規(guī)格說(shuō)明的發(fā)展趨勢(shì)。供應(yīng)商可以根據(jù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)的要求提出設(shè)計(jì)建議。用戶可以將其設(shè)計(jì)能力集中于關(guān)鍵部位而不是像閥門(mén)、開(kāi)關(guān)這樣的產(chǎn)品上。
•反饋和識(shí)別。反饋和識(shí)別是保證供應(yīng)商保持良好業(yè)績(jī)的先決條件。比如惠普公司根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品性質(zhì)的不同，每3個(gè)月、6個(gè)月、12個(gè)月對(duì)它們進(jìn)行一次評(píng)估，在評(píng)估過(guò)程中對(duì)改進(jìn)的結(jié)果和可能性進(jìn)行仔細(xì)討論。像lBM(Mem09.3)和其他大型制造商一樣，惠普也向表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商授予獎(jiǎng)勵(lì)。
•依賴性。質(zhì)量要求的提高會(huì)使供應(yīng)商數(shù)目減少。對(duì)很多采購(gòu)方而言，這似乎意味著供應(yīng)商占據(jù)了更有利的地位，其實(shí)這種擔(dān)心是多余的。由于與供應(yīng)商建立了新型合作關(guān)系，許多供應(yīng)商也變得更加依賴大的采購(gòu)者。那些成為“惟一的”供應(yīng)商的公司對(duì)產(chǎn)品政策沒(méi)有控制權(quán)，而且不能保證產(chǎn)品的生命周期足夠長(zhǎng)以使它們能夠收回投資。大型制造商一定不能忽視這樣一個(gè)事實(shí)，那就是對(duì)供應(yīng)商而言最重要的就是保持盈利。如果供應(yīng)商的財(cái)務(wù)收入不足以彌補(bǔ)研發(fā)、工藝創(chuàng)新、培訓(xùn)等活動(dòng)費(fèi)用，供需雙方都將受到影響。
•測(cè)試關(guān)系。為了探求供應(yīng)商需求，福特公司供應(yīng)商關(guān)系部門(mén)每年都進(jìn)行一個(gè)秘密測(cè)試。很多供應(yīng)商都被要求詳細(xì)描述其與福特公司合作的感受。通過(guò)這種方式獲取的信息傳遞給質(zhì)量管理部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)、生產(chǎn)控制和采購(gòu)部門(mén)的各層管理人員。為了激勵(lì)供應(yīng)商按時(shí)交付產(chǎn)品，福特公司還經(jīng)常召開(kāi)統(tǒng)計(jì)過(guò)程控制和全面質(zhì)量管理等研討會(huì)。