供應(yīng)商庫的管理與建設(shè)
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采購工作面對(duì)的是銷售商品、提供服務(wù)、承建工程的，范圍廣泛、數(shù)量眾多的供應(yīng)商，因此需要科學(xué)規(guī)范的方式對(duì)與此相關(guān)的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析和管理應(yīng)用；而當(dāng)今計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為此提供了強(qiáng)有力的手段和工具。
一、建設(shè)供應(yīng)商庫的目的與作用
采購需要建立供應(yīng)商庫，簡(jiǎn)單的說，目的有三：１）采購事務(wù)的招標(biāo)等采購方式需要建立數(shù)據(jù)庫以供查詢和使用；２）采購單位需要對(duì)供應(yīng)商經(jīng)過一段時(shí)期的合作和交流后進(jìn)行評(píng)價(jià)；３）從長(zhǎng)遠(yuǎn)來說，有必要加強(qiáng)是對(duì)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商庫只是第一步。
建設(shè)供應(yīng)商庫的作用就是：科學(xué)有效管理數(shù)據(jù)信息，提高采購部門的管理和工作效率。
二、供應(yīng)商的資格審查和登記
供應(yīng)商登記資格審查和登記入庫是建立供應(yīng)商信息庫的基礎(chǔ)工作，考慮到登記入供應(yīng)商庫后就平等地進(jìn)入成為采購對(duì)象，因此資格審查工作務(wù)必嚴(yán)格認(rèn)真。實(shí)際操作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
１）登記方必須是具備獨(dú)立的法人資格并且能獨(dú)立行使民事權(quán)利、獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的單位，盡量避免有某些公司的個(gè)別部門或不具備法人資格的分公司、辦事處來進(jìn)行供應(yīng)商登記；
２）《供應(yīng)商登記表》應(yīng)經(jīng)登記單位蓋章確認(rèn)，登記的供應(yīng)商名稱應(yīng)與印章名稱一致，防止有某部門或分公司、辦事處以大公司的名義登記，從而在有條件抽取供應(yīng)商時(shí)占有利地位；
３）供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和勞務(wù)范圍應(yīng)與其營業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營范圍相一致；其提供的產(chǎn)品或勞務(wù)盡量詳細(xì)，為軟件實(shí)現(xiàn)查詢、抽取和篩選某一特定的產(chǎn)品或勞務(wù)提供依據(jù)，舉例來說，如果選擇銷售Ｘ品牌計(jì)算機(jī)的供應(yīng)商，而具有這種條件的供應(yīng)商的記錄中登記的僅僅是 “計(jì)算機(jī)產(chǎn)品”，選擇余地就十分有限。
４）登記進(jìn)行資格審查時(shí)，對(duì)供應(yīng)商提供的企業(yè)法人證、營業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)先確認(rèn)與登記名稱一致對(duì)應(yīng)，其他提供的代理證書、資信證明和獲獎(jiǎng)證書等等也應(yīng)與登記供應(yīng)商名稱一致對(duì)應(yīng)，在實(shí)際中，常有供應(yīng)商登記時(shí)交付一些與本公司無關(guān)的資格證明證書，而這些不應(yīng)該成為該單位的資格證明數(shù)據(jù)。
三、供應(yīng)商庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)
供應(yīng)商庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則一是考慮目前實(shí)際應(yīng)用的需要，二是考慮數(shù)據(jù)庫以后繼續(xù)開發(fā)和管理，可以做如下設(shè)計(jì)方案：
１）基本信息：基本信息包括供應(yīng)商的名稱、編號(hào)、地址、地域、成立日期、注冊(cè)編號(hào)、注冊(cè)資金、國稅證號(hào)、地稅證號(hào)、法人代表、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、手機(jī)、傳呼、電子信箱）等。其中編號(hào)是區(qū)分供應(yīng)商的關(guān)鍵字段，它標(biāo)志了供應(yīng)商的基本類別和唯一編碼；例如編號(hào)００１１００２１它所代表的意義為：前四位００１１代表了供應(yīng)商類別，可能為空調(diào)類，后四位００２１代表它在整個(gè)供應(yīng)商庫中唯一編號(hào)。這種設(shè)計(jì)有利于對(duì)數(shù)據(jù)庫的分類查詢。由于注冊(cè)資金是條件篩選的因素，應(yīng)為數(shù)值型，所以應(yīng)該增加 “注冊(cè)資金幣種”這一字段，可以為人民幣萬元、美元萬元、港元萬元等。而地域只限于本地企業(yè)、外地企業(yè)在本地有分支機(jī)構(gòu)和外地企業(yè)在本地?zé)o分支機(jī)構(gòu)三種情況。
２）經(jīng)營信息
供應(yīng)商的經(jīng)營信息包括是生產(chǎn)廠家還是銷售型公司、企業(yè)提供產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍、主營產(chǎn)品（服務(wù)）、企業(yè)資質(zhì)、所獲的榮譽(yù)、代表性的工程（或項(xiàng)目）等。其中企業(yè)提供的產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍盡量全面、它將是供應(yīng)商信息庫中最有價(jià)值的字段，也是實(shí)現(xiàn)查詢和隨機(jī)抽取的重要依據(jù)。企業(yè)資質(zhì)是現(xiàn)在指企業(yè)能夠證明其經(jīng)營能力、水平、資格和等級(jí)等狀況，如通過ＩＳＯ９０００質(zhì)量體系認(rèn)證；而榮譽(yù)是指以前得到過的證明其能力、水平、等級(jí)的狀況，如某行業(yè)評(píng)獎(jiǎng)的獎(jiǎng)項(xiàng)。
３）財(cái)務(wù)信息
供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況可以反映該供應(yīng)商具備的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和履行合同的能力。供應(yīng)商庫中的財(cái)務(wù)信息包括：供應(yīng)商的資產(chǎn)總額、凈資產(chǎn)、去年銷售額、去年利稅額，等。
４）參加項(xiàng)目信息
供應(yīng)商以往的交易信息是供應(yīng)商參與未來交易及相關(guān)活動(dòng)的數(shù)據(jù)，可以成為評(píng)價(jià)該供應(yīng)商的依據(jù)之一。它包括：以往交易對(duì)象、參加過的數(shù)量、合作的時(shí)期長(zhǎng)短、合作中止的原因、合同履行情況等。
５）其他信息
其他如登記時(shí)間、審查時(shí)間、審查人和備注等可以作為供應(yīng)商庫的組成字段。
四、數(shù)據(jù)庫查詢和隨機(jī)抽取的實(shí)現(xiàn)方式
對(duì)供應(yīng)商庫的基本應(yīng)用就是采購業(yè)務(wù)中要求按照某種或者某類商品或者服務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和隨機(jī)抽取符合一定條件的供應(yīng)商名單。根據(jù)以上的庫結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)可以采取幾種方式；
１）根據(jù)編號(hào)選擇和隨機(jī)抽取供應(yīng)商
前面說過編號(hào)的前四位是類別號(hào)，所以供應(yīng)商的編號(hào)體現(xiàn)的是該供應(yīng)商提供產(chǎn)品或勞務(wù)的類別不同。例如，把以提供計(jì)算機(jī)產(chǎn)品為主的供應(yīng)商都分為一類，編號(hào)的前四位都為００２０；在查詢或隨機(jī)抽取時(shí)，就是對(duì)前四位編號(hào)為００２０的所有供應(yīng)商進(jìn)行查詢和隨機(jī)抽取。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單有效，但也有明顯的不足，那就是：某個(gè)供應(yīng)商實(shí)際上很難絕對(duì)地把它劃分為計(jì)算機(jī)類還是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成類，或是軟件開發(fā)類。之所以劃分為計(jì)算機(jī)產(chǎn)品類是因?yàn)樗拇_以銷售計(jì)算機(jī)及相關(guān)產(chǎn)品為主，而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成和軟件開發(fā)在其經(jīng)營中不占優(yōu)勢(shì)。
２）根據(jù)提供的產(chǎn)品和勞務(wù)選擇和抽取供應(yīng)商
供應(yīng)商登記的提供產(chǎn)品和勞務(wù)應(yīng)該是對(duì)其經(jīng)營范圍最全面的描述。依據(jù)該字段的內(nèi)容進(jìn)行的應(yīng)該是最準(zhǔn)確的查詢、和隨機(jī)抽取。例如，繼續(xù)前面哪個(gè)例子，以“Ｘ品牌微機(jī)”甚至是“Ｘ”為條件就可以在所有經(jīng)營此品牌微機(jī)的供應(yīng)商中進(jìn)行查詢和隨機(jī)抽取。它的優(yōu)點(diǎn)是選擇全面，克服了第一種方式的缺點(diǎn)，同時(shí)又有自身的不足，即：未考慮到該供應(yīng)商的此種商品是否具有競(jìng)爭(zhēng)力，是主要經(jīng)營還是兼營或是一般的代售等問題。
３）編號(hào)與提供產(chǎn)品和勞務(wù)兩個(gè)條件組合方式
從前面的討論可以看出，單純以供應(yīng)商編號(hào)或者供應(yīng)商提供產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍其中任一個(gè)條件進(jìn)行查詢和隨機(jī)篩選都有各自克服不了的缺陷，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行這兩個(gè)條件的組合就可以保證查詢和隨機(jī)抽取的結(jié)果在一些要求較嚴(yán)格的采購中比較合適。
４）更多條件的組合方式
供應(yīng)商庫結(jié)構(gòu)中許多字段都具有成為查詢條件的特點(diǎn)，如：是生產(chǎn)廠家還是銷售公司這一條件可以把競(jìng)爭(zhēng)約束在廠家之間，地域條件可以限制條件未只在本地企業(yè)或外地在本地有分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)之中篩選，等等。這樣可以得到非常實(shí)用的限制條件，例如，可以在滿足如下條件的供應(yīng)商中隨機(jī)抽取參加某項(xiàng)目的招標(biāo)采購：電梯類、注冊(cè)資金為１０００萬元人民幣或者１００萬美元以上、本地企業(yè)或者在本地有分支機(jī)構(gòu)，通過ＩＳＯ９０００質(zhì)量體系認(rèn)證、生產(chǎn)自動(dòng)扶梯的生產(chǎn)廠家、等等。
五、數(shù)據(jù)庫配套軟件的功能
供應(yīng)商的管理和操作應(yīng)用服務(wù)器／客戶機(jī)模式，即：數(shù)據(jù)庫在服務(wù)器后臺(tái)運(yùn)行，通過前臺(tái)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析。前臺(tái)應(yīng)用軟件采取模塊化設(shè)計(jì)，應(yīng)具備的基本功能模塊包括：供應(yīng)商數(shù)據(jù)的錄入、修改和刪除模塊、按照需要條件對(duì)供應(yīng)商的查詢和隨機(jī)抽取模塊、供應(yīng)商數(shù)據(jù)的定期統(tǒng)計(jì)和評(píng)價(jià)模塊等等。
１）供應(yīng)商數(shù)據(jù)的錄入實(shí)際是與供應(yīng)商登記相關(guān)的，它的操作界面應(yīng)該和登記表的格式相一致。
２）而在前面討論的基礎(chǔ)上，查詢的功能實(shí)際上是一種“模糊查詢”語句的應(yīng)用，它基于對(duì)庫結(jié)構(gòu)中相應(yīng)字段的特定文字進(jìn)行搜索。