項(xiàng)目采購的基本流程
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
項(xiàng)目采購流程，主要包括采購認(rèn)證、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同跟蹤、付款操作等幾個(gè)方面。一個(gè)完整的項(xiàng)目采購流程應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)：
1．確認(rèn)需求：采購的起點(diǎn)是確認(rèn)需求。在采購之前，應(yīng)先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時(shí)需要、何時(shí)采購、由誰決定等。采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測(cè)物料需求。要求生產(chǎn)部門在填寫采購訂單時(shí)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)訂單，盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單。
2．需求說明：即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。 一般的需求說明應(yīng)包含下列內(nèi)容：
(1)采購日期。
(2)采購品編號(hào)。
(3)采購申請(qǐng)的發(fā)出部門。
(4)采購所涉及的金額。
(5)對(duì)于所需采購品本身的型號(hào)、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述。
(6)采購品需要的日期。
(7)任何特殊的發(fā)送申請(qǐng)。
(8)授權(quán)申請(qǐng)人的簽字。
3．選擇供應(yīng)商：選擇供應(yīng)商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應(yīng)商的素質(zhì)直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價(jià)格和售后服務(wù)等。供應(yīng)商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、通信、位置和供應(yīng)柔性等也是采購部門要關(guān)注的。為了更有效地進(jìn)行采購，項(xiàng)目采購部門必須做到以下幾點(diǎn)：
(1)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控。
(2)提供所購貨品項(xiàng)目的分類表。
(3)做好供應(yīng)商記錄。
(4)提供合同樣本。
4．確定價(jià)格：確定所需支付的價(jià)格是采購過程中的一項(xiàng)重要決策。選定可能的供應(yīng)商后，項(xiàng)目采購部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，與供應(yīng)商談判，選擇好供應(yīng)商，最后發(fā)出訂單。為此
采購人員必須了解各種定價(jià)方法及其使用時(shí)機(jī)，并能利用價(jià)格談判技巧來取得滿意的支付價(jià)格。
5．訂單安排：價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，必須予以說明。一份詳細(xì)的項(xiàng)目采購訂單應(yīng)包括以下幾個(gè)要素：
(1)采購品序列編號(hào)。
(2)采購訂單發(fā)出的日期。
(3)接受訂單的供應(yīng)商名稱和地址。
(4)所需貨品的數(shù)量和描述。
(5)發(fā)貨日期。
(6)運(yùn)輸要求。
(7)價(jià)格。
(8)付款條件。
(9)對(duì)訂單有約束的各種條件。
由于合同形式使用不當(dāng)，很可能帶來嚴(yán)重的法律爭(zhēng)議。所有企業(yè)都有備好的采購訂單，但究竟是使用企業(yè)的自備訂單還是使用供應(yīng)商的銷售協(xié)議，取決于項(xiàng)目采購部門和供應(yīng)商相互協(xié)商后所制定的戰(zhàn)略。
6．貨物跟催：采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按時(shí)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)合同規(guī)定，督促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)。跟蹤是對(duì)訂單所作的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能履行其發(fā)貨的承諾。如果產(chǎn)生了問題，如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，企業(yè)就需要對(duì)此盡快了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤通常需要詢問供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里走訪。這就是項(xiàng)目采購人員對(duì)訂單的跟蹤。催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初所作的發(fā)運(yùn)承諾，提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。催貨應(yīng)僅適用采購訂單的一小部分，因?yàn)槿绻髽I(yè)對(duì)供應(yīng)商能力已經(jīng)作過全面分析的話，那被選中的供應(yīng)商就應(yīng)是那些能遵守合同的可靠的供應(yīng)商。當(dāng)然在物資匱乏的時(shí)候，催貨具有重要的意義。
7．核對(duì)發(fā)票：廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對(duì)，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。
8．驗(yàn)收貨物：貨物驗(yàn)收的基本目的是為了確保貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。這樣才能將貨物送往下一地方進(jìn)行儲(chǔ)存檢驗(yàn)或使用。接受部門要將與接收手續(xù)有關(guān)的文件進(jìn)行登記并送往相關(guān)人員。凡供應(yīng)商所交貨物與合同不符的或驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨并立即辦理重購。對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象，若有此類情況發(fā)生，項(xiàng)目采購部門要及時(shí)向供應(yīng)商提交貨物短少報(bào)告。
9．記錄并保存檔案
經(jīng)過上述所有步驟后，對(duì)于一次完整的采購活動(dòng)而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購事項(xiàng)均應(yīng)列入檔案、登記編號(hào)分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題時(shí)查考。需要保存的項(xiàng)目采購檔案有以下幾種：
(1)采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號(hào)并說明結(jié)案與否。
(2)采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本都被順序編號(hào)后保管在里面。
(3)商品文件。記錄所有的主要商品或主要項(xiàng)目的采購情況（日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購訂單編號(hào)等）。
(4)供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行的所有采購事項(xiàng)。
(5)
合同管理。指明所有主要供應(yīng)商與企業(yè)所簽合約的狀況（合約到期日）。
(6)投標(biāo)歷史文件。指明主要貨品項(xiàng)目所邀請(qǐng)的投標(biāo)商、投標(biāo)額、投標(biāo)的次數(shù)、成功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下串通。
(7)工具和壽命記錄。指明采購的工具、使用壽命、使用歷史、價(jià)格、所有權(quán)和存放的位置等。
注：采購檔案的保管應(yīng)有一定的時(shí)限規(guī)定。如：一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購訂單一般要保存7年，而作為備忘錄的采購申請(qǐng)單保存的時(shí)間更長。