編制邀標(biāo)書的步驟
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一旦確定了來源戰(zhàn)略，采購方就必須決定是向供應(yīng)商采購，還是采用邀標(biāo)的方式。邀標(biāo)書的書寫方法不是惟一的。供應(yīng)商的標(biāo)書在提交前、提交期間和提交之后，標(biāo)書的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理信息的方法，一般都以道德準(zhǔn)則、公平采購的原則和企業(yè)政策為指導(dǎo)。采購方也應(yīng)該了解所在國或行業(yè)的商業(yè)文化。有些招標(biāo)形式可能不適用于所有場合。一些邀標(biāo)的形式如IFB，用供應(yīng)方的方案來替代就是不允許的，并且可能使招標(biāo)失去資格。在招標(biāo)文件中應(yīng)該明確指出這一點，而用建議替代標(biāo)書在RFP中就被大家普遍接受。
生成邀標(biāo)書的步驟是：確定招標(biāo)的類型；建立具有組合功能的團隊；定義流程的目標(biāo)；形成評估矩陣和加權(quán)計劃；形成文件；開一個供應(yīng)商信息會議；評估方案。
1.招標(biāo)的類型
復(fù)雜性高和交易金額大的交易通常需要規(guī)范的招標(biāo)流程。通常是通過郵件把規(guī)范、交易和投標(biāo)要求傳遞給可能的供應(yīng)商，但是也可以使用傳真或電子郵件。采購方也可能選擇通過在貿(mào)易出版物、報紙或因特網(wǎng)上刊登廣告來招標(biāo)。這些交易通常包括大量的招標(biāo)包裝和廣泛的分析和比較。規(guī)范的招標(biāo)流程通常需要在特定的日期和時間把投標(biāo)書密封好再提交。
比較簡單和金額小的交易可能通過非規(guī)范的方式完成。比如通過電話或傳真就足夠了，供應(yīng)商比較和合同／訂單的授予相對也比較簡單。
普通的招標(biāo)流程可以是兩階段流程。在兩階段流程中，首先僅僅根據(jù)技術(shù)特點來評估方案而不考慮價格因素。參照事先確定的采購方技術(shù)需求等級來對每個方案進行評估和打分。只有當(dāng)那些方案能夠滿足第一步中所要求的最低技術(shù)水平時，它們才可以被考慮進入第二步，這個時候才考慮成本。這種方法的優(yōu)點是對每項方案的評估首先依賴于技術(shù)特點；存在的問題是進入第二輪的方案所提出的報價可能會高于采購資金的預(yù)算，并因此導(dǎo)致商品規(guī)格的改變和整個流程的重復(fù)。
研究表明：
● 原材料采購的復(fù)雜度主要取決于原材料規(guī)范和SOW的清晰度和詳細(xì)程度。
● 一般來講，原材料規(guī)格比服務(wù)的工作說明要更加完整一些。
● 服務(wù)的成本分析和談判要比原材料的成本分析和談判更困難。
服務(wù)特點是難以確定的，這使服務(wù)很難被定義和評估。無論采購方是采購產(chǎn)品還是采購服務(wù)，流程都是一樣的。比如，湯普森列出了用于加拿大政府的雇員援助計劃和醫(yī)療服務(wù)合同的簽訂流程，下圖給出了加拿大政府所使用的該流程。
2.組建團隊
對大量的和復(fù)雜的采購而言，組建一個多功能的團隊來監(jiān)督采購過程是非常有用的。這個團隊?wèi)?yīng)該由采購人員、合同管理者和來自技術(shù)、質(zhì)量保證、操作人員和其他任何在采購中承擔(dān)風(fēng)險的人員組成。團隊的首要工作是定義采購流程的目標(biāo)并負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。
3.規(guī)范的形成
采購流程的下一個階段是規(guī)范及其相關(guān)資料的準(zhǔn)備。采購中應(yīng)該避免向某些供應(yīng)商產(chǎn)生傾斜的規(guī)范。除產(chǎn)品規(guī)范和工作說明外，下面這些信息也應(yīng)該包含在邀標(biāo)書中：
● 數(shù)量
數(shù)量可能被表述為一個固定數(shù)量或者最小的數(shù)量。數(shù)量也可以表述為供應(yīng)商能力的百分比。
● 交貨的條件和時間
應(yīng)該包括對準(zhǔn)時交貨的定義。比如，某企業(yè)把準(zhǔn)時交貨定義為可以提前3天但不能延遲。如果交貨是隨時間逐一進行的，那么方案中應(yīng)該指出所規(guī)定的數(shù)量和相應(yīng)的交貨時間。
● 最終用途
如果采購方是依賴于供應(yīng)商的專家決定產(chǎn)品規(guī)格，那么在使用成果規(guī)范時，指明貨物的用途就是很重要的。
● 招標(biāo)的條款和條件
性能保證、價格調(diào)整流程、支付條款、投標(biāo)合同、性能合同和投標(biāo)前會議都應(yīng)該被包括在內(nèi)。
● 投標(biāo)評估準(zhǔn)則
這些因素是用于評選中標(biāo)的供應(yīng)商的。評選中標(biāo)供應(yīng)商的主要因素有交貨日期、技術(shù)支持、價格、質(zhì)量、供應(yīng)商過去的表現(xiàn)、服務(wù)和技術(shù)水平。
● 質(zhì)量的定義
對所要采購的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量可以根據(jù)市場等級、商標(biāo)或商品名、商品標(biāo)準(zhǔn)、化學(xué)和物理規(guī)范、績效規(guī)范、原材料和制造方法的規(guī)范、設(shè)計圖或圖樣、樣品、合格品的清單的或上述方法的組合來進行定義。標(biāo)明評估供應(yīng)商質(zhì)量的評估方法也是十分必要的。
● 最終期限
它指的是收到投標(biāo)和建議的時間和場所。采購方在規(guī)定截止時間時應(yīng)該考慮到供應(yīng)商所需要的分析過程和投標(biāo)準(zhǔn)備。采購方所規(guī)定的時間不應(yīng)該太短，以至于一些供應(yīng)商因為不能在指定時間內(nèi)投標(biāo)而被排除。
當(dāng)發(fā)出邀標(biāo)書時應(yīng)該注意一些問題。發(fā)出的日期影響收到的日期和截止的日期。如果可能，發(fā)出邀標(biāo)書的日期不應(yīng)該使結(jié)束的日期在節(jié)假日，因為這個時候郵件的遞送就會受到影響，或者因為采購方不辦公而影響標(biāo)書的送達(dá)。同樣，如果可能，應(yīng)該避免在供應(yīng)商供貨的高峰季節(jié)發(fā)出邀標(biāo)書。這可能會減少響應(yīng)的投標(biāo)數(shù)量并且增加價格。通過需求部門和采購人員的合理規(guī)劃可以幫助企業(yè)避免這些情況。另一方面，在供應(yīng)商的淡季發(fā)出邀標(biāo)書可以使供應(yīng)商提供較低的定價和其他方面的讓步。
4.編制邀標(biāo)書
邀標(biāo)書有兩個使用方，分別為供應(yīng)商和采購方。供應(yīng)商希望邀標(biāo)書容易滿足，采購方希望邀標(biāo)書容易理解。為了實現(xiàn)這些目標(biāo)，邀標(biāo)書應(yīng)該是有條理的、有吸引力的、可讀的、可理解的和可改進的。
企業(yè) 邀標(biāo)書應(yīng)該是有條理的。附錄c提供了一個根據(jù)實際RFP形成的邀標(biāo)書的樣例。本例闡明了以下要點：
●采購方需要避免多余的條款。在一個文件中，一個條款和問題應(yīng)該只被闡述一次。這樣可以避免由于在一個文件中的不同地方對某項條款的闡述差異而引起理解上的差異。
●相關(guān)的問題和主題應(yīng)該集中在一起進行闡述。
●邀標(biāo)書的內(nèi)容應(yīng)包括下面幾項：
標(biāo)題頁 標(biāo)題頁應(yīng)該被合理地劃分為若干部分，邀標(biāo)書中的數(shù)據(jù)應(yīng)該包括開始時間、交貨地點說明和招標(biāo)文件的概要。
引言 引言指出了項目或需求、接收標(biāo)準(zhǔn)、評估流程和訂單的授予流程的總述。
主要規(guī)范 這是邀標(biāo)書的實質(zhì)內(nèi)容，提供了與需求相關(guān)的詳細(xì)信息。
輔助規(guī)范 這個部分包括的條款：發(fā)貨流程、折扣、包括運載工具的規(guī)范在內(nèi)的交貨細(xì)則、FOB地點和訂購變更流程。
通用條款和條件本部分給出了通用條款和條件，并附有實際的文件，還包括了邀標(biāo)書所需要的說明和補充。
投標(biāo)信息和評估標(biāo)準(zhǔn) 這一部分首先為投標(biāo)者詳細(xì)說明了所需要的信息和信息的表達(dá)形式。其次，這部分還向投標(biāo)者表明了采購方將使用什么標(biāo)準(zhǔn)來評估投標(biāo)和選擇中標(biāo)者。
表格 本部分提供了所需要的全部表格。表格應(yīng)該為投標(biāo)留下充足的空白部分。提供的文字處理平臺或電子數(shù)據(jù)表可以減少收集數(shù)據(jù)的時間，但是在前期需要投入較多的時間。
進度表和其他附件 本部分包括邀標(biāo)書所涉及的補充文件，并且應(yīng)該對每一項進行標(biāo)注。
外觀 盡管這個問題看起來似乎不重要，但是邀標(biāo)書的外觀可以提高投標(biāo)率和投標(biāo)質(zhì)量。頁眉和頁腳可以在整個文件中幫助讀者進行查找。可以為讀者提供他們正在閱讀部分的信息，比如頁碼和日期。印刷字體的大小不應(yīng)該小于10磅，文件應(yīng)該使用段落標(biāo)題。總體上，應(yīng)該避免把過多的信息集中到某一頁上。空白部分的使用可以把讀者的注意力集中到文件的重要部分。
可讀性 邀標(biāo)書的可讀性越強，采購方獲得清楚的投標(biāo)文件的可能性就越大，誤解的可能性就越小，應(yīng)避免使用費解的法律條款。
文件的每個部分都應(yīng)該用法律的編號方法進行標(biāo)注，也就是說應(yīng)清楚地標(biāo)示文件中的所有號碼，以便清楚地顯示應(yīng)答者所處理的是哪一部分（比如，I-C-l-a-iii）。當(dāng)提供目錄時，除了要提供目錄的編號還要提供這一部分的標(biāo)號。這樣可以防止采購方錯誤地理解投標(biāo)人正在處理的那一部分。
容易回應(yīng)的投標(biāo) 投標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)化對提高投標(biāo)的比較程度是很重要的。實現(xiàn)這一目標(biāo)的最好辦法就是提供打印的表格，或使用電子數(shù)據(jù)處理結(jié)構(gòu)化供應(yīng)商的投標(biāo)。要求供應(yīng)方很好地識別規(guī)范的變動和偏差是很有用的。如果電子郵件和傳真都可以用來投標(biāo)，那么本部分的提交程序中應(yīng)該包括交貨地址、郵寄地址、電子郵件地址或者傳真地址等。如果采購方提供表格，那么應(yīng)該保證為投標(biāo)方留有足夠的空白部分。
可改進的 應(yīng)該不斷地尋找辦法改進邀標(biāo)書。ISM的網(wǎng)站上就有這方面的例子，它有一個部分專門介紹招標(biāo)規(guī)范。這種規(guī)范清單提供與最初的開發(fā)者聯(lián)系的信息以便取得規(guī)范。此外，ISM的網(wǎng)頁上可以通過Info Online搜索引擎取得大量的合同范例。
5.供應(yīng)商會議
隨著項目的復(fù)雜性和規(guī)模的增加，供應(yīng)商會議的重要性也在增加。在招標(biāo)前的會議中，由跨職能部門組成團隊與所有潛在的供應(yīng)商會談。供應(yīng)商會議的主題一般包括設(shè)計圖和規(guī)范、工作說明、條款和條件、報價的預(yù)計日期、交貨時間表、發(fā)布程序、貨品計價程序和文件（包括激勵因素）、中標(biāo)的要求（比如報表、保護性措施、背景檢查、安全調(diào)查和執(zhí)照）、其他的采購方和供應(yīng)商的要求。如果在會議當(dāng)中邀標(biāo)書發(fā)生變動，采購方應(yīng)該向所有的參加人員發(fā)出書面的補充。
招標(biāo)前的會議是有益的，因為會議為采購方和供應(yīng)商之間提供了一種雙邊論壇，以討論招標(biāo)流程的起始階段（邀標(biāo)書）的細(xì)節(jié)。在會議之前讓參加者取得招標(biāo)文件是很重要的，這樣就可以使他們有充足的時間研究內(nèi)容。通過公開的論壇，采購方可以快速了解招標(biāo)文件中的矛盾和錯誤。任何的修正都應(yīng)該以書面的形式作為原招標(biāo)文件的補充。這有利于加速招標(biāo)流程，并且確保收到的信息滿足需要。
應(yīng)該由采購方來決定是否必須召開招標(biāo)前的會議。為了確保采購方收到有用的和可比的投標(biāo)，當(dāng)方案的復(fù)雜性和技術(shù)的先進性越大，或者規(guī)范的清晰度越差時，對招標(biāo)前會議的需求就越大。如果招標(biāo)前的會議是必要的，并且出席會議是參與投標(biāo)的一個條件，那么在將要發(fā)出的招標(biāo)前的通知中向投標(biāo)者提醒這一點就是非常重要的。在規(guī)劃必需的招標(biāo)前會議時，應(yīng)該確保供應(yīng)商有足夠的時間收到資料并為出席會議做好準(zhǔn)備。
6.供應(yīng)商的預(yù)審和事后審查
有些企業(yè)要求對所有參加投標(biāo)的供應(yīng)商進行預(yù)審。也就是，供應(yīng)商必需被證明是有投標(biāo)能力的和可靠的。這種方法對于那些從來沒有被使用過的供應(yīng)商來說需要大量的工作和時間。事后審查只調(diào)查收到訂單的供應(yīng)商。
7.對方案的評估
對方案的評估是通過一些在方案形成前就存在的標(biāo)準(zhǔn)來評估的。標(biāo)準(zhǔn)的表格和電子數(shù)據(jù)表的使用可以大大提高評估流程的效率。然而，評估標(biāo)準(zhǔn)可能只適用于惟一的一個方案。影響標(biāo)準(zhǔn)選擇的因素有所需要的產(chǎn)品或服務(wù)、規(guī)范的類型、邀標(biāo)的類型。
8.自動化招標(biāo)流程的工具
招標(biāo)流程是最基本的交流方式。一些企業(yè)通過電子郵件發(fā)送即將發(fā)生的招標(biāo)通知，甚至發(fā)送邀標(biāo)書。科技發(fā)展可以減少文件的生成和發(fā)送的成本，以及相應(yīng)完成的成本。流程自動化的利益包括周期的縮短、沒有附加值的作業(yè)量減少、生產(chǎn)率的提高和流程成本的減少。企業(yè)使用電子郵件系統(tǒng)所需要的資源包括公用的加密系統(tǒng)，使用因特網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和Adobe文件識別器。