采購管理策略：采購作業(yè)基本步驟
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由上述采購作業(yè)流程設(shè)計應(yīng)注意的各項要點，可以了解采購流程對采購作業(yè)的影響及重要性。現(xiàn)將美國采購學(xué)者威斯汀(J.H．Westing)等所主張的采購作業(yè)基本步驟，介紹如下：
1．確認(rèn)需求
在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料、買多少、何時買、由誰決定等。
2．需求說明
確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便順利選擇來源及進(jìn)行價格談判等作業(yè)。
3．選擇可能的供應(yīng)來源
根據(jù)需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實績良好廠商，通知其報價；或以登報公告等方式，公開征求。
4．決定合適的價格
確定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價格談判。
5．安排訂單
在價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單或合同，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利義務(wù)，須予以列明。
6．訂單追蹤與稽核
簽約訂貨之后，為求銷售廠商的如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合同規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運，并予以嚴(yán)格驗收入庫。
7．核對發(fā)票
廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。付清貨款時，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對發(fā)票的內(nèi)容是否正確，財務(wù)部門才能辦理付款。
8．不符與退貨處理
凡廠商所交貨品與合同規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)按照合同規(guī)定退貨。并立即辦理重購，予以結(jié)案。
9．結(jié)案
凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失以及績效好壞等，簽報高層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。
10．記錄與檔案管理
凡經(jīng)結(jié)案批示后的購案，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題的查考。注意：檔案都有一定保管期限的規(guī)定。