采購績效評(píng)估的內(nèi)容
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為了決定應(yīng)該評(píng)價(jià)的內(nèi)容，首先要定義采購行為。為了更明確地闡述，我們把采購行為看做是由兩個(gè)因素決定的，即采購效果(purchasing effectives)與采購效率(purcha- sing efficiency)。
1．采購效果
采購效果可以定義為通過特定的活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)先確定的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)額的程度。承認(rèn)效果必然涉及人類活動(dòng)的預(yù)期目標(biāo)和實(shí)際效果之間的關(guān)系，這非常重要。采購效果與預(yù)先確定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度有關(guān)，一項(xiàng)策略或活動(dòng)要么有效果要么沒效果，目標(biāo)或?qū)崿F(xiàn)或沒實(shí)現(xiàn)，依目標(biāo)可以用期望達(dá)到的水平表示。能夠?qū)崿F(xiàn)更高的策略或活動(dòng)被認(rèn)為是更有效果的。
2．采購效率
采購效率可以定義為為了實(shí)現(xiàn)預(yù)先確定的目標(biāo)，計(jì)劃與耗費(fèi)之間的關(guān)系。采購效率與實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)所需要的資源以及實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的相關(guān)活動(dòng)有關(guān)，因此必然涉及計(jì)劃和實(shí)際成本之間的關(guān)系。
3．采購行為
采購行為可以定義為在耗費(fèi)公司最少資源的前提下，采購業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)的程度。
因此，測(cè)量和評(píng)價(jià)采購業(yè)務(wù)必須依據(jù)下面四個(gè)尺度：采購價(jià)格／成本尺度、采購產(chǎn)品／質(zhì)量尺度、采購物流尺度和采購組織尺度。
(1)采購價(jià)格／成本尺度
采購價(jià)格／成本尺度主要是指支付材料和服務(wù)的實(shí)際價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格之間的關(guān)系。在這里，必須區(qū)別下面兩個(gè)概念。
1)價(jià)格／成本控制
它主要是指連續(xù)不斷地監(jiān)控和評(píng)估供應(yīng)商分布的價(jià)格以及價(jià)格增長情況。使用的方法和參數(shù)主要有ROI測(cè)量、材料預(yù)算、通貨膨脹報(bào)告以及差異報(bào)告等。主要目的是監(jiān)控采購價(jià)格、防止價(jià)格失控。
2)價(jià)格／成本減少
它主要是指通過結(jié)構(gòu)化的方式，對(duì)與采購材料和服務(wù)相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行連續(xù)不斷的監(jiān)控，減少成本支出。主要措施有尋找新的供應(yīng)商和替代材料、價(jià)值分析、在公司之間協(xié)調(diào)采購需求等。主要目的是監(jiān)控那些減少材料成本的活動(dòng)。
(2)采購產(chǎn)品／質(zhì)量尺度
早期，人們對(duì)與采購物資的質(zhì)量有關(guān)或無關(guān)的采購責(zé)任的定義太過于狹隘。把采購在發(fā)展新產(chǎn)品中所扮演的角色和采購在整個(gè)質(zhì)量控制中所扮演的角色區(qū)別開來，使供應(yīng)商能夠遵從公司的產(chǎn)品清單和質(zhì)量要求及時(shí)可靠地運(yùn)送貨物。
1)采購活動(dòng)涉及新產(chǎn)品的發(fā)展
它主要是指采購活動(dòng)有利于產(chǎn)品的革新，很明顯這對(duì)于在所有的控制活動(dòng)中（包括供應(yīng)和采購），根據(jù)成本目標(biāo)和銷售時(shí)間來發(fā)展新產(chǎn)品項(xiàng)目是很重要的。使用的測(cè)量參數(shù)主要有：革新項(xiàng)目中采購活動(dòng)耗費(fèi)的勞動(dòng)時(shí)間、供應(yīng)商耗費(fèi)的工程設(shè)計(jì)時(shí)間以及項(xiàng)目的生產(chǎn)準(zhǔn)備時(shí)間。特殊的測(cè)量參數(shù)是技術(shù)規(guī)范程度（指必須同供應(yīng)商交流的工程技術(shù)的變化量）和初始樣本廢品率（例如，工程項(xiàng)目需要供應(yīng)商必須提供樣品的次數(shù)）。依據(jù)成本和銷售時(shí)間對(duì)這些參數(shù)進(jìn)行測(cè)量，可以使我們了解新產(chǎn)品發(fā)展項(xiàng)目為什么會(huì)失控。
2)采購活動(dòng)對(duì)整個(gè)質(zhì)量控制的貢獻(xiàn)
根據(jù)工程設(shè)計(jì)要求發(fā)出產(chǎn)品清單后，采購工作就要保證訂購的貨物能按照公司的要求及時(shí)到達(dá)，這時(shí)使用的參數(shù)主要有：即將到運(yùn)的貨物的廢品率、一線拒收率、認(rèn)可的供應(yīng)商數(shù)量、合格的供應(yīng)商數(shù)量、處理的廢品報(bào)廢數(shù)量等。這些參數(shù)表明企業(yè)能夠從供應(yīng)商處獲得無缺陷物資的程度。
(3)采購物流尺度
1)對(duì)需求材料進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確處理的控制
需要使用的度量參數(shù)是采購管理的平均訂貨時(shí)間、訂貨數(shù)量、訂購累計(jì)未交付額。改善這一領(lǐng)域績效的重要方法是使用電子訂貨系統(tǒng)，包括對(duì)國內(nèi)客戶和供應(yīng)商引入的電子商務(wù)解決方案和EDI。
2)供應(yīng)商及時(shí)供貨控制
這里需要使用的度量參數(shù)是供應(yīng)商供貨的可靠性、物資短缺數(shù)量、已交貨數(shù)量／尚未交貨數(shù)量、JIT交貨的數(shù)量。對(duì)這些參數(shù)進(jìn)行測(cè)量可以使我們了解到物資的流動(dòng)控制水平。
3)交貨數(shù)量控制
在某些情況下，采購活動(dòng)對(duì)決定和控制有效的存貨水平所需要的費(fèi)用負(fù)責(zé)。此時(shí)使用的參數(shù)為：存貨周轉(zhuǎn)率、已交貨／未交貨數(shù)量、平均訂貨規(guī)模、在途存貨總量等。
依據(jù)材料的質(zhì)量和交貨的可靠程度，可以使用對(duì)供應(yīng)商和賣方評(píng)級(jí)的方法來監(jiān)控和改善供應(yīng)商活動(dòng)。上面提到的許多采購績效將成為企業(yè)的供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)的一部分。
(4)采購的組織尺度
這一尺度包括了完成采購業(yè)務(wù)目標(biāo)所要使用的重要資源，即：
1)采購人員
采購人員主要指采購人員的背景、培訓(xùn)、發(fā)展程度以及積極性。
2)采購管理
采購管理主要指采購部門的管理方式，包括采購策略的質(zhì)量和有效性、行動(dòng)計(jì)劃、報(bào)告程序等，還涉及管理風(fēng)格和交流體系。
3)采購程序和指導(dǎo)方針
采購程序和指導(dǎo)方針主要是指采購程序和采購人員的工作指令，保證采購工作有效地進(jìn)行。
4)采購信息系統(tǒng)
這一主題與改善信息系統(tǒng)績效所付出的各種努力活動(dòng)有關(guān)。這些活動(dòng)應(yīng)該支持采購人員和其他部門人員的日常工作，并且能夠產(chǎn)生與采購活動(dòng)和績效有關(guān)的管理信息。