項目采購進貨過程與管理
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1．進貨過程
項目采購進貨過程，是將同供應商訂貨成交的貨物從供應商手中安全轉移到自己需求地的過程。主要表現(xiàn)在三個方面：一是物流過程，是大量物資實體轉移的過程，中間要經(jīng)過包裝、裝卸、搬運、運輸、儲存、流通加工等各種物流活動，從供應地轉移到需求地。每一種物流活動，如果不認真操作，都會造成物資的損壞、丟失或錯亂。如果物流方選擇、物流路徑的選擇不合理，就會造成費用的升高；二是大量物資金金的轉移過程，所有這些物資，都是貨幣的載體，占用著流動資金，目
些流動資金占用，在銀行要付銀行利息。進貨時間延長一天，就要翻一天銀行利息；三是大量物資的所有權的實質性的轉移過程。這個過程中，所發(fā)生的物資交接，是物資所有權的實質性轉移。最后的交接完成以后，所接受的物資的所有權就完全歸屬給項目采購部門。如果在交接時，項目采購部門不認真驗收，會造成數(shù)量欠缺、質量不好、物資破損，最終變成建筑企業(yè)的損失。
項目采購進貨過程十分復雜，特別是長途進貨就更加復雜：
第一，它要直接面對整個進貨過程中的復雜的物流基礎條件，鐵| 公路、水路、航空、橋梁、車站、碼頭、裝卸條件、包裝器具、倉月汽車、火車、輪船等，這些物流基礎設施的好壞，對物資的安全進j 準時進貨將有重要的影響。哪一個環(huán)節(jié)出一點兒事故，都會影響進貨全、延誤進貨時間；
第二，項目采購要直接面對整個復雜的自然環(huán)境，進貨過程中的候、地理條件、地質條件、災害、突發(fā)事件等，都能影響進貨過程，成物資損失、耽誤進貨時間、造成進貨風險；
第三，要直接面對復雜的現(xiàn)實社會環(huán)境和人類世界。社會的政治經(jīng)條件、政策約束、規(guī)章制度、管理水平、社會秩序、風俗習慣、公安、務、市場管理等，都直接影響進貨過程，社會中的各類人員的素質、德、工作作風、犯罪團伙、不正之風、腐敗行為等都直接影響進貨過程，因此，整個項目采購進貨過程十分復雜。要在這么復雜的情況i 要把進貨過程管理好，保證安全到貨、按時到貨，任務十分艱巨。
2．進貨管理
所謂項目采購進貨管理，是對采購進貨過程的計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制。整個進貨管理過程是一個系統(tǒng)工程，涉及多種因素，必對整個過程進行認真地策劃和計劃，妥善組織各種資源，進行統(tǒng)一的揮、協(xié)凋和控制。
由于進貨過程非常復雜、影響因素多，風險大，所以，進貨管理不但非常必要，也非常重要。
(1)進貨涉及大批量物資，大筆的物資資金，如果不認真進行進貨管理，就有可能不但造成重大財產(chǎn)損失，而且會影響企業(yè)正常生產(chǎn)所需的物資供應。
(2)進貨費用、采購費用、訂貨費用再加上物資的購買費用，構成了生產(chǎn)成本的絕大部分，如果項目采購部門不認真進行進貨管理和控制，不但會增加進貨費用，甚至會使這次采購的所有采購費用、訂貨費用、購買費用付諸東流。
(3)進貨時間控制是按時到貨滿足企業(yè)生產(chǎn)需要的保證，如果我們不認真進行進貨管理，使得進貨超過預定交貨期，不但增加了進貨費用，更重要的是有可能影響企業(yè)正常生產(chǎn)。
(4)進貨過程面對的因素很多、環(huán)境復雜，不認真進行進貨管理，不但會影響進貨的正常進行，甚至給社會造成損失或危害。例如，運輸事故，可能造成人員傷亡、公共設施破壞，環(huán)境污染等。操作人員行為不端，可能會造成違法操作、不正之風和腐敗、貽害社會，給企業(yè)留下后患。交接不清楚，責任不分明，手續(xù)不嚴格，可能留下糾紛和遺留問題等。這些都會給社會、給企業(yè)造成危害和隱患。
所以，項目采購進貨管理非常重要，企業(yè)一定要重視進貨管理、認真進行進貨管理，要仔細策劃、冷靜思考、認真處理，把每一個環(huán)節(jié)、每一種因素都處理好，做到萬無一失，才能保證把進貨物資安全無誤地運進自己的倉庫。
3．進貨管理的目標
項目采購進貨管理的目標主要有：
(1)保量：即保證進貨物資的品種數(shù)量準確無誤，盡量做到不發(fā)生少發(fā)生、丟失、遺漏、損壞等差錯，如果發(fā)生差錯，則要把收到的實際數(shù)量和差錯的數(shù)量搞清楚，有記錄，把發(fā)生差錯的環(huán)節(jié)和責任人弄清楚，對發(fā)生差錯的數(shù)量能夠追回或補償。
(2)保質：即保證進貨物資的品種質量，發(fā)貨時品種質量符合要求，
進貨途中不發(fā)生碰撞損壞、不淋雨、不潮濕、不霉變，一旦發(fā)生導致質量受損的情況，要把質量不合格的品種數(shù)量、質量事故的原因和責任人弄清楚，也要把證據(jù)文件、手續(xù)搞齊全，做到責任分明、追賠有源、賞罰有據(jù)。
(3)保安全：要防止途中發(fā)生安全事故。包括物資安全，也包括人身安全，也包括對社會、對環(huán)境的安全。對各項物流作業(yè)要明確提出安全要求，要事先做好各種安全保障措施、預防安全事故。要教育作業(yè)人員，注意安全。事前要同有關作業(yè)單位、作業(yè)人簽訂安全責任狀或安全協(xié)議，大宗貨物要買貨物保險。發(fā)生安全事故時，要妥善處理，不留問題。項目采購部門在選擇運輸部門和運輸人員時，也要注意對方的資質，不要隨意選用不可靠的單位和個人。
(4)保時間：要力求按時到貨。首先，項目
采購人員要督促供應商按交貨期交貨、及時發(fā)貨，不拖延時間，抓好運輸部門的運輸環(huán)節(jié)的運輸時間和轉運時間。爭取在途中不耽誤、不拖延，緊急情況下，要親自督促。
(5)保環(huán)境：確保運輸途中不危害環(huán)境。要控制運輸工具的污染源、對運輸或轉運環(huán)節(jié)發(fā)生的廢棄物要妥善處理，要教育作業(yè)人員樹立環(huán)境觀點，要建立適當?shù)呢熑沃疲瑢乐匚：Νh(huán)境的要追究責任。
(6)省費用：要精心策劃，使得運輸途中的總費用最省。首先要選擇運輸方式，采用最經(jīng)濟的運輸方式；其次要選擇運輸路徑，使得運輸費用最省。這就需要精心策劃進貨方案。
(7)無隱患：進貨途中，項目采購人員要和各種環(huán)境、各種人物、各種情況打交道，要妥善處理好和供應商、運輸單位、作業(yè)人員，以及有關部門之間的事情，杜絕各種矛盾的出發(fā)，不遺留問題、不產(chǎn)生隱患。事事注意掌握證據(jù)、留下記錄、公平合理、有理有利、徹底解決。
項目采購進貨管理是一個很復雜的工作，而且事關重大，所以，不能光靠一個人在外面單槍匹馬地干，要有主管人員親自過問，還要得到企業(yè)管理層的重視和支持。具體項目采購人員應該多請示匯報，發(fā)揮集體的力量，共同把進貨管理工作做好。
4．進貨管理方法
進貨管理大致可以分成以下幾個步驟：
(1)計劃和策劃。計劃和策劃是進貨管理最重要、也是最主要的工作。這個工作應該在制定項目采購計劃的時候就進行。在出發(fā)采購前，就應該在充分調查了解供應商的基礎上，制定采購計劃、選定供應商時就要計劃和策劃好進貨的方案、制定出進貨計劃。進貨計劃最主要的內容是：
(2)選擇進貨方式。進貨方式主要有四種方式：供應商包送：供應商負責將貨物送到買方。對項目采購部門來說，這是一種最省事的方式。這就是把運輸進貨的所有事務都推給了供應商，由供應商承擔運輸費用、貨損貨差和運輸風險。買方坐在家里，只等供應商送貨上門，省去了所有進貨的繁瑣業(yè)務，不承擔任何運輸風險、免去了途中或損貨差的損失，而且只要在家門口與供應商進行一次交接、只進行一次驗收工作就可以全部完成這次采購任務；托運：即委托運輸，即由供應商委托一家運輸商負責運輸，把貨物送到項目采購部門手中。這種方式項目采購部門也比較省事，只在家里等待運輸商送貨上門。這個運輸商通常是鐵路部門，或者是汽車運輸公司，這是項目采購部門需要和運輸商進行一次交接。不過這種方式比第一種方式麻煩，當運輸商的貨物出現(xiàn)差錯、或出現(xiàn)貨損貨差時，就需要取得運輸商的認證、或再找公證處公正之后，還要和供應商聯(lián)系、洽商補貨、退賠等事宜，要增添一些麻煩事情；外包：這是項目采購部門接受貨物以后，再把運輸進貨任務外包給第三方物流企業(yè)或運輸商。這時，項目采購部門要進行兩次交接、兩次驗貨，和供應商交接一次、和運輸商交接一次，并且還要根據(jù)與供應商簽訂合同的情況，決定項目采購部門是否還要承擔運輸損失和運輸風險。所以這種方式比較麻煩；自提：這種方式是項目采購部門到供應商處去提貨，并承擔運輸進貨業(yè)務。這種方式要和供應商進行一次交接、一次驗貨，承擔貨損貨差損失和運輸風險。而且在入庫時，還要進行一次入庫驗收。
這四種方式，最方便的是第一種。風險最大的是第四種。在制定項目采購計劃時就要選定進貨方式，并且在簽訂訂貨合同時，就要把選定的進貨方式寫進合同中，作為合同內容的一部分、必須執(zhí)行。
(3)選擇運輸方式。可供選擇的常用運輸方式有四種，包括鐵路、公路、水路和航空運輸。選擇運輸方式要考慮的因素主要由以下幾點：貨物的多少：一般大宗貨物用火車、輪船；中小宗貨物用汽車、飛機；路途的遠近：跨省長途運輸一般用火車、輪船、飛機，省內短途運輸一般用汽車；交通條件：有公路設施的地方，用公路運輸；有水路的地方，用水路運輸；沒有方便的陸上運輸，只好用飛機。當幾種運輸方式都有時，就要看哪種運輸方式更省錢、或更省時、或既省錢、又省時；
貨物的性質：例如一些急需品、貴重物品只能用飛機，砂石、煤炭只能用火車、輪船、汽車；貨物的急需情況：如非常急需的物品，長途用飛機、短途用汽車。從以上幾種因素綜合考慮，一般大宗貨物、長途運輸以選擇鐵路、水路運輸為好，短距離急需品運輸選擇汽車比較方便，長途、貴重品、急需品、生鮮物品選用飛機比較方便，大宗貨物、靠近水路則選用水運比較合適等；選擇最短路徑：在運輸方式確定以后，項目采購部門就要確定最短路徑。最近幾年，我國的運輸路網(wǎng)建設進展很快，初步形成了比較健全的運輸網(wǎng)絡，因此，運輸路徑的選擇余地增大了。在這種情況下，項目采購部門有必要選擇最短的路徑，以節(jié)省運輸費用和運輸時間。在比較簡單的路網(wǎng)中，項目采購部門可以用人工計算的方法求出最短路徑，在比較復雜的情況下，要用網(wǎng)絡圖模型求出最短路徑；選擇運輸商：運輸方式選定以后，項目采購部門就要選擇運輸
商。選擇運輸商的原則，是要重資質、重服務。一定要選擇正規(guī)的、有資質的、有實力的、服務好的企業(yè)，以避免運輸風險。
5．組織和指揮
組織和指揮，項目采購部門要按照既定的進貨計劃組織實施。首先根據(jù)既定的進貨計劃，要和供應商溝通、達成共識，然后在訂貨合同中要寫明進貨條款。合同中進貨條款的內容應當包括：進貨方式選擇，進貨進度計劃，責任承擔方式，雙方的責任和權利等。在訂貨合同簽訂以后，就可以按進貨條款實施。
例如，如果采用供應商包送方式進貨，項目采購部門就要按進貨進度計劃的要求，督促供應商落實進貨計劃的實施，包括組織人力、物力和財力，制定落實措施，準備貨物，初步查驗貨物質量和數(shù)量、準備運輸工具、監(jiān)督合適的包裝、搬運等，每一項活動都要一一落實，直到按時發(fā)出貨物。如果是委托運輸或外包，就要督促落實找到第三方運輸商，簽訂合同、領貨、驗貨：交貨、監(jiān)督包裝、裝運，直到發(fā)車等，項目采購部門更要認真組織和指揮。如果是自提，更要認真組織指揮有關作業(yè)單位、作業(yè)人進行操作。每一步都要自己組織、自己操作、自己負責、自己承擔全部費用和風險。
6．控制
整個項目采購進貨過程中，作業(yè)環(huán)節(jié)多、影響因素多、風險大，所以，在組織指揮各項活動時，要采取各種方式，加強對整個進貨過程中各種作業(yè)的控制。項目采購控制的目的，就是要使各項作業(yè)按照預定的計劃進度和目標進行，保證按時、安全到貨、降低進貨成本、降低運輸風險。