編制和執(zhí)行采購計(jì)劃時(shí)注意的問題
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采購計(jì)劃是指項(xiàng)目中整個(gè)采購工作的總體安排。采購計(jì)劃包括項(xiàng)目或分項(xiàng)采購任務(wù)的采購方式、時(shí)間安排，相互銜接以及組織管理協(xié)調(diào)安排等內(nèi)容。
(1)在制定采購計(jì)劃時(shí)，要把貨物、工程和咨詢服務(wù)分開。編制采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意的問題有：采購設(shè)備、工程或服務(wù)的規(guī)模和數(shù)量，以及具體的技術(shù)規(guī)范與規(guī)格，使用性能要求；采購時(shí)分幾個(gè)階段或步驟，哪些安排在前面，哪些安排在后面，要有先后順序，且要對每批貨物或工程從準(zhǔn)備到交貨或竣工需要多長時(shí)間做出安排；一般應(yīng)以重要的控制日期作為里程碑式的橫條圖或類似圖表，如開標(biāo)、簽約日、開工日、交貨日、竣工日等，并應(yīng)定期予以修訂；貨物和工程采購中的銜接；如何進(jìn)行分包份段，分幾個(gè)包／合同段，每個(gè)包給同段中含哪些具體工程或貨物品目。
對一個(gè)規(guī)模大、復(fù)雜、工期有限的項(xiàng)目，準(zhǔn)備階段一定要慎重研究并將整個(gè)項(xiàng)目劃分成合理的幾個(gè)合同段，分別招標(biāo)和簽訂合同。在招標(biāo)時(shí)對同時(shí)投兩個(gè)標(biāo)的標(biāo)價(jià)要求提出一個(gè)折減百分比，可以節(jié)省籌備費(fèi)（調(diào)遣費(fèi)、臨時(shí)工程費(fèi)），也使同時(shí)對這一項(xiàng)目投幾個(gè)標(biāo)的公司中標(biāo)的機(jī)會加大，對業(yè)主的花費(fèi)（付出的總標(biāo)價(jià)）較少，雙方都有利。如我國南方某水電站，將輸水洞單獨(dú)進(jìn)行國際競爭性招標(biāo)，京津塘高速公路將全線公路和中小橋分成三個(gè)合同段招標(biāo)，高架橋?yàn)橐粋€(gè)合同段，全線交通工程設(shè)施為一個(gè)合同段，共分五個(gè)合同招標(biāo)。這樣既便于使承包商可以同時(shí)投幾個(gè)標(biāo)，增加奪標(biāo)的機(jī)會，也便于使不同內(nèi)容的標(biāo)的可以根據(jù)需要在不同的時(shí)間招標(biāo)。目前，國內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主，為了使更多的施工單位得到工程，傾向于把標(biāo)段劃分得偏小，但是世界銀行要考慮對國際大承包商的投標(biāo)商的吸引力，總是傾向于把合同規(guī)模劃分得大些，這就需要在具體項(xiàng)目上具體分析和商定，即：做項(xiàng)目采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意分包與分段的問題；采購工作如何進(jìn)行組織協(xié)調(diào)等。采購工作時(shí)間長、敏感性強(qiáng)、支付量大、涉及面廣，比如工程采購中業(yè)主的征地拆遷工作，配套資金的到位等都與各級政府部門關(guān)系密切；與設(shè)計(jì)部門、監(jiān)理部門的協(xié)調(diào)工作，
合同管理工作，也占很大比重。組織協(xié)調(diào)工作的好壞，對項(xiàng)目的實(shí)施有很大影響。
(2)實(shí)際工作中應(yīng)該注意的有關(guān)事項(xiàng)：為更好地組織好采購工作，要建立強(qiáng)有力的管理機(jī)構(gòu)，并保持領(lǐng)導(dǎo)班子的穩(wěn)定性和連續(xù)性。切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證項(xiàng)目采購工作的順利進(jìn)行；要根據(jù)市場結(jié)構(gòu)、供貨能力或施工力量，以及潛在的競爭性來確定采購批量安排、打捆分包及合同段劃分。土建合同在采用ICB方式招標(biāo)時(shí)，規(guī)模過小則不利于吸引國際上實(shí)力雄厚的承包商和供貨商投標(biāo)，合同太多、太小也不便于施工監(jiān)理和合同管理；在確定采購時(shí)間表時(shí)，要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施安排，權(quán)衡貸款成本，采購過早、提前用款，要支付利息；過遲會影響項(xiàng)目執(zhí)行。因此，項(xiàng)目采購部門及
采購人員要權(quán)衡利弊，做出統(tǒng)籌安排。
(3)及早做好采購準(zhǔn)備工作。根據(jù)采購周期以及項(xiàng)目周期和招標(biāo)采購安排的要求，一般來說，在采購計(jì)劃制定完畢之后，下一步要做的工作就是編制招標(biāo)文件（包括在此之前的資格預(yù)審文件），進(jìn)入正式采購階段。通常，最理想的安排是，在項(xiàng)目準(zhǔn)備和評估階段就要開始準(zhǔn)備招標(biāo)文件，同時(shí)進(jìn)行資格預(yù)審，到貸款協(xié)議生效之前，就完成開標(biāo)、評標(biāo)工作，待協(xié)議一生效就可以正式簽訂合同。這樣做可以避免因采購前期準(zhǔn)備工作不充分，而影響采購工作如期進(jìn)行。世界銀行曾指出，采購進(jìn)度tif{J快慢主要取決于項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段采購計(jì)劃和合同包的詳細(xì)程度。同時(shí)，盡早編寫招標(biāo)文件，也對采購進(jìn)度有相當(dāng)大的促進(jìn)作用。
(4)選擇合適的采購代理機(jī)構(gòu)。采購代理機(jī)構(gòu)的選擇要根據(jù)項(xiàng)目采購的內(nèi)容、采購方式以及國家的有關(guān)規(guī)定來確定。通常，屬于國際競爭性招標(biāo)的，要選擇國家批準(zhǔn)的有國際招標(biāo)資格的公司承擔(dān)。對屬于詢價(jià)采購、國內(nèi)競爭性招標(biāo)、直接采購的，要視情況而定，可以選擇國際招標(biāo)公司，也選擇外貿(mào)公司作為代理，還可以由項(xiàng)目單位自行組織采購。在世行項(xiàng)目中選擇采購代理機(jī)構(gòu)，既是國家有關(guān)部門的明文規(guī)定，也是我國現(xiàn)行體制決定的，在絕大多數(shù)項(xiàng)目中，業(yè)主往往只是接觸自己一個(gè)項(xiàng)目，幾乎所有的工作都是從頭開始，而采購代理機(jī)構(gòu)則介入了許多項(xiàng)目，對世行各方面的規(guī)定和程序都有深刻的了解，實(shí)踐證明業(yè)主完全可以借此加快項(xiàng)目進(jìn)度，并避免產(chǎn)生不必要的錯(cuò)誤。
項(xiàng)目單位在選擇和確定采購代理機(jī)構(gòu)時(shí)，要認(rèn)真評比選擇那些人員素質(zhì)高、內(nèi)部管理嚴(yán)密、服務(wù)態(tài)度好的，真正能夠?yàn)轫?xiàng)目單位工作和服務(wù)的代理機(jī)構(gòu)，要簽訂明確的代理或委托協(xié)議書，規(guī)定雙方的權(quán)利和義務(wù)。代理公司的確定最好能夠在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段確定，最遲也應(yīng)在評估之前完成，以便能讓代理公司盡早參與項(xiàng)目采購準(zhǔn)備工作，同時(shí)項(xiàng)目單位還可以得到一些必要的幫助，以共同完成采購工作。