采購規(guī)劃的工具與技術(shù)
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1．自制或外購分析
自制或外購分析是一種通用的管理技術(shù)，是項(xiàng)目采購規(guī)劃過程的一部分，用以確定某項(xiàng)具體產(chǎn)品或服務(wù)是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行生產(chǎn)還是采購。在進(jìn)行自制或外購決策過程中，應(yīng)考慮項(xiàng)目預(yù)算的任何制約因素。如果決定購買，則應(yīng)繼續(xù)做出購買或租賃決策。此項(xiàng)分析包括直接費(fèi)用與間接費(fèi)用。
例如，在考慮“外購” 時(shí)，分析應(yīng)包括購買該項(xiàng)產(chǎn)品的實(shí)際支出的直接費(fèi)用，也應(yīng)包括管理采購過程所需的間接費(fèi)用。
在自制或外購分析中，如果決定外購，則反映了實(shí)施組織的長遠(yuǎn)規(guī)劃和項(xiàng)目的當(dāng)前需要。例如，決定購置某項(xiàng)固定資產(chǎn)（包括任何物品，如從施工吊車到個(gè)人電腦），而不是租用或者租賃，從項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益上看可能合算，也可能不合算。但是如果實(shí)施組織需要長期使用該項(xiàng)固定資產(chǎn)，則分?jǐn)偟巾?xiàng)目上的那部分購置費(fèi)用就有可能低于租賃費(fèi)用。可根據(jù)邊際分析進(jìn)行成本的分?jǐn)偂?br />
實(shí)施組織的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略也是自制或外購分析中應(yīng)考慮的內(nèi)容。組織內(nèi)可能不具備實(shí)施項(xiàng)目所需的產(chǎn)品。然而，組織可能預(yù)期將來需要這些產(chǎn)品，或組織計(jì)劃將來生產(chǎn)這種產(chǎn)品。盡管現(xiàn)有項(xiàng)目可能存在相關(guān)的制約因素或要求，上述考慮可能會促使做出自制決策。在這種情況下，記入項(xiàng)目的費(fèi)用可能少于實(shí)際費(fèi)用，其間的差值代表了組織為未來做出的投資。
2．專家判斷
評估該過程的依據(jù)或成果往往需要專家的技術(shù)判斷，也可依據(jù)專家采購判斷制定或修改評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。專家法律判斷可能要求律師提供相關(guān)服務(wù)，協(xié)助做出非標(biāo)準(zhǔn)采購條款和條件方面的判斷。該判斷和專業(yè)特長（包括商業(yè)和技術(shù)特長）不僅適用于采購的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的技術(shù)細(xì)節(jié)，而且也適用于
采購管理過程的各個(gè)方面。
3．合同類型
大體說來，不同類型的合同適用于不同類型的采購。所選擇的合同類型以及具體的合同條件和條款，將界定買賣雙方各自承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)水平。合同通常為以下3大類型之一；
固定總價(jià)或者總包合同
此類合同為定義明確的產(chǎn)品規(guī)定一個(gè)固定總價(jià)。固定總價(jià)合同也可以包括為達(dá)到或超過規(guī)定的項(xiàng)目目標(biāo)（如進(jìn)度目標(biāo)）時(shí)而采取的獎勵(lì)措施。固定單價(jià)合同最簡單的格式即是一項(xiàng)規(guī)定在特定日期，按照規(guī)定的價(jià)格交付規(guī)定的產(chǎn)品的采購訂單。
費(fèi)用償還合同
此類合同向賣方支付（報(bào)銷）實(shí)際費(fèi)用，通常并加上一筆酬金作為賣方的利潤。費(fèi)用通常分為直接費(fèi)用與間接費(fèi)用。直接費(fèi)用指專用于本項(xiàng)目開支的費(fèi)用（例如，全職項(xiàng)目人員的薪金）。間接費(fèi)用又稱管理費(fèi)用或者雜項(xiàng)開支，指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分?jǐn)偟巾?xiàng)目名下的經(jīng)營費(fèi)用（例如，間接參與項(xiàng)目的管理人員的薪金，辦公室的水電費(fèi)等公用事業(yè)費(fèi)用）。間接費(fèi)用通常按直接費(fèi)用的某個(gè)百分比進(jìn)行計(jì)算。成本償還合同通常包括達(dá)到或超過預(yù)定的項(xiàng)目目標(biāo)（例如，進(jìn)度目標(biāo)或總成本目標(biāo)）時(shí)的賣方獲得獎金或紅利的獎勵(lì)措施。
最常見的3種成本償還合同分別是成本加酬金合同（CPF）、成本加固定酬金合同（CPFF）、成本加激勵(lì)酬金合同（CPIF）。
成本加酬金合同（CPF）或成本加按成本百分比合同（CPPC）為賣方報(bào)銷賣方實(shí)施合同工作發(fā)生的允許成本，同時(shí)賣方獲得一定酬金，通常按照商定的百分比以成本為基數(shù)計(jì)算。酬金因?qū)嶋H成本的不同而異。
成本加固定酬金（CPFF）為賣方報(bào)銷賣方實(shí)施合同工作發(fā)生的允許成本，同時(shí)賣方獲得固定酬金。固定酬金通常按照商定的百分比以項(xiàng)目成本估算為基數(shù)計(jì)算。除非項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，否則固定酬金不隨實(shí)際成本的變化而變化。
成本加鼓勵(lì)酬金（CPIF）為賣方報(bào)銷賣方實(shí)施合同工作發(fā)生的允許成本，同時(shí)如果實(shí)現(xiàn)合同中規(guī)定的特定績效目標(biāo)水平，賣方將獲得預(yù)定酬金，即鼓勵(lì)酬金。在有些CPIF合同中，如果最終成本低于預(yù)期成本，則買賣雙方之間可基于預(yù)定的分?jǐn)偙壤餐碛泄?jié)省的成本。
時(shí)間與材料合同（T＆M合同）T＆M合同是具有成本償還合同與固定總價(jià)合同兩者的某些特點(diǎn)的混合型合同。T＆M合同與成本償還合同相似之處在于它們同屬敞口合同，在授標(biāo)時(shí)并未確定其合同總價(jià)和應(yīng)交付產(chǎn)品的確切數(shù)量。因此，T＆M合同的合同價(jià)值可以增長，就像成本償還合同一樣。相反，買方與賣方可以事先就特定資源類型商定某些單價(jià)，在這個(gè)意義上，T＆M合同可能與固定總價(jià)合同相仿。
買方規(guī)定的要求（例如，標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品版本或訂制產(chǎn)品版本、績效報(bào)告、費(fèi)用數(shù)據(jù)提交）以及其他規(guī)劃因素（例如，市場競爭水平和風(fēng)險(xiǎn)水平）也將決定合同類型的選擇。另外，賣方可將這些具體要求作為需要額外費(fèi)用的項(xiàng)目。另外，還要考慮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將來購買該產(chǎn)品或服務(wù)的潛在可能性。如果存在很大的潛力，則賣方將更傾向于或更愿意報(bào)出更低的價(jià)格。雖然這可以降低項(xiàng)目費(fèi)用，但是，如果買方就這種潛在的購買做出承諾但并未實(shí)現(xiàn)的情況下，將產(chǎn)生相關(guān)的法律影響。
采購規(guī)劃的成果
1．采購管理計(jì)劃
采購管理計(jì)劃描述如何管理從制定采購文件到合同收尾的采購過程，其內(nèi)容可包括：
采用的合同類型；
如果評估標(biāo)準(zhǔn)要求有獨(dú)立的估算，由誰進(jìn)行估算；
如果實(shí)施組織設(shè)有采購或發(fā)包部門，
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)本身應(yīng)采取的行動；
標(biāo)準(zhǔn)的采購文件（如果需要）；
管理多個(gè)供應(yīng)商
協(xié)調(diào)采購與項(xiàng)目的其他方面，如進(jìn)度制定與績效報(bào)告；
能夠?qū)σ?guī)劃的采購造成影響的制約因素和假設(shè)條件；
處理從賣方購買產(chǎn)品所需的提前訂貨期，并就其與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定過程進(jìn)行協(xié)調(diào)；
處理自制或外購決策，并與活動資源需求和進(jìn)度計(jì)劃制定過程相關(guān)聯(lián)；
制定每個(gè)合同中規(guī)定合同可交付成果的進(jìn)度，并與進(jìn)度計(jì)劃制定過程和控制過程相協(xié)調(diào)；
確定履約保函或保險(xiǎn)合同，以降低一些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；
制定提供給賣方的有關(guān)如何制定和維持合同工作分解結(jié)構(gòu)的指導(dǎo)說明；
確定合同工作說明書應(yīng)使用的格式和形式；
確定經(jīng)過資格預(yù)審的優(yōu)選賣方（如有）；
管理合同和評估賣方使用的采購衡量指標(biāo)。
根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的，可詳可略。它是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一個(gè)從屬組成部分。
2．合同工作說明書
每項(xiàng)
采購合同工作說明書僅說明與合同相關(guān)的部分項(xiàng)目范圍。根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)和工作分解結(jié)構(gòu)詞匯表制定每項(xiàng)合同的工作說明書。合同工作說明書對所采購產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的描述，以便讓潛在的賣方確定他們能否提供該項(xiàng)目。至于合同工作說明書（SOW）詳細(xì)到何種程度，根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、買方的需要或者所預(yù)期的合同形式而異。合同工作說明書描述了將由賣方供應(yīng)的產(chǎn)品、服務(wù)或成果，包含的信息有規(guī)格、希望的數(shù)量、質(zhì)量水平、性能數(shù)據(jù)、履約期限、工作地和其他要求。
合同工作說明書應(yīng)力求清晰、完整、簡練。它應(yīng)包括對所有附帶服務(wù)的描述，例如，與所采購物品相關(guān)的績效報(bào)告和售后技術(shù)支持等。某些應(yīng)用領(lǐng)域?qū)贤ぷ髡f明書有內(nèi)容和格式上的具體要求。每項(xiàng)采購項(xiàng)目都要求有合同工作說明書，但也可將多個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)歸集為一個(gè)采購項(xiàng)目，并入一個(gè)合同工作說明書中。
隨著采購過程的績效，在合同簽署之前工作說明書可以根據(jù)要求做進(jìn)一步的修訂和明確化。例如，某個(gè)未來的賣方可以建議采用比原規(guī)定效率更高的方法，或費(fèi)用更低的產(chǎn)品。
3．自制或外購決策
對產(chǎn)品、服務(wù)或成果由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自制或外購形成文檔的決策，包括為應(yīng)對識別的風(fēng)險(xiǎn)而決定購買保險(xiǎn)或履約保函。自制或外購決策文件可以比較簡單，只需簡要列明做出決策的原因和依據(jù)。如果隨后的采購活動表明需要采用不同的方法，則這一決策過程將是迭加的過程。
4．請求的變更
采購規(guī)劃過程可能會導(dǎo)致就項(xiàng)目管理計(jì)劃及其從屬計(jì)劃和其他組成部分提出變更請求。通過整體變更控制過程對請求的變更進(jìn)行審查和處理。