采購管理經(jīng)驗：項目采購調(diào)查
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項目采購調(diào)查是為更好地制定采購決策而進行的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集、分類和分析。采購調(diào)查中主要包括以下調(diào)查項目：第一是所購材料、產(chǎn)品及服務（價值分析）；第二是商品市場和商品；第三是所需物資的供應商；最后是采購系統(tǒng)。作為制定決策的一個必不可少的部分，市場調(diào)查通常容易被所有大中型建筑施工企業(yè)所接受，并且使用那些系統(tǒng)地進行市場調(diào)查的公司獲益匪淺。過去有許多企業(yè)都忽略了采購調(diào)查，實踐證明，建筑企業(yè)能有組織地進行采購調(diào)查，會極大地改進采購決策。
1．采購調(diào)查組織，一個企業(yè)可以按以下三種方法之一組織采購調(diào)查。
(1)指定專職工作人員負責此工作。
(2)組織正式的采購及管理人員兼職進行采購調(diào)查。
(3)讓對調(diào)查過程具有廣泛知識的跨職能的信息團隊進行調(diào)查。
建筑企業(yè)可以安排專職工作人員進行采購調(diào)查。但是，很多企業(yè)具有實際運行及戰(zhàn)略基礎(chǔ)意義的供應部門，在項目采購調(diào)查中，已經(jīng)越來越多地開始使用跨職能的信息團隊或戰(zhàn)略合作的商品主管。但他們僅作調(diào)查和計劃，不進行實際采購。這是因為：
第一，從始至終地收集分析數(shù)據(jù)的工作需要大量的時間，但是在許多采購部門中，
采購人員及管理人員卻沒有這個時間，因為他們的時間完全被解決緊急問題所占用。
第二，采購調(diào)查人員必須對采購決策所產(chǎn)生的后果進行全面的分析。從另一方面來講，采購人員有可能過于關(guān)注他（她）自己的責任范圍，以至于對未來沒有全面的把握。
第三，采購調(diào)查的許多領(lǐng)域需要高層次的調(diào)查技術(shù)知識，而這種調(diào)查技術(shù)是一些采購人員所不具有的技能，采購部門中的日常事務也不要求將這種技能作為基本技能。
第四，采購決策由采購人員或管理人員作出，采購調(diào)查人員僅僅掬l
供數(shù)據(jù)及建議。在一些情況下，調(diào)查人員與決策者之間會產(chǎn)生矛盾
此調(diào)查人員的建議有可能受到不公正的對待。
第五，采購人員對按項目要求所采購的貨物是相當熟悉的，但調(diào)查人員最初可能沒有這種經(jīng)驗，并因此忽視重要的數(shù)據(jù)。需要調(diào)查人員花費大量時間向賣方或管理人員尋求數(shù)據(jù)的方法很可能效率極低。最后一個原因，專職采購調(diào)查人員的工資及相關(guān)費用增加了采購部門運轉(zhuǎn)的管理費用，如果分析的結(jié)果不能有效地改進采購決策，那么這些費用就不該發(fā)生。因此，為在使用專職采購調(diào)查人員與采購人員兼顧調(diào)查工作之間達成某種妥協(xié)，可利用從事不同工作的跨職能小組。這些小組有不同的名稱，如信息小組、商業(yè)主管小組或價值分析小組等所以采購人員和調(diào)查不能分割，在采購過程做到了市場全面的分解信息，反饋到項目采購計劃中去。
2．商品調(diào)查，在制定項目采購計劃之前，有必要進行實地的商品調(diào)查。因為，商品調(diào)查有助于對一個主要的采購商品未來長期及短期的采購環(huán)境作出預測。這些信息構(gòu)成了制定正確決策及現(xiàn)有的
采購管理方法的基礎(chǔ)，并且為最高管理部門提供了有關(guān)這些貨物未來供應與價格的相對完整的信息。通常來說，商品調(diào)查的焦點集中在那些需要大宗采購的貨物上。但是，它也運用于那些被認為嚴重供應短缺的小筆采購貨物中。主要的原材料，例如鋼筋或水泥及混凝土澆灌設(shè)備，通常也是調(diào)查的對象，另外一些產(chǎn)成品如木材或裝修裝飾材料也可能是調(diào)查對象。較復雜的商品調(diào)查包括以下幾個主要方面的分析：企業(yè)作為采購方現(xiàn)在及未來的狀況；生產(chǎn)過程的替代性；該貨物的用途；需求；供應；價格；削減成本和（或）確保供應的戰(zhàn)略。一些公司做了非常復雜的商品調(diào)查，制定出一份相當有戰(zhàn)略眼光的采購計劃，一般是5～10年的計劃，也有長達15年的預測計劃，每年更新。如果一個公司制定了15年的戰(zhàn)略性市場計劃，它可以附帶一份戰(zhàn)略性的供應預測計劃。因為就長期而言，獲得關(guān)鍵原材料的充足供應可能是公司成功地實現(xiàn)其市場目標的決定性因素。公司需要對價格趨勢作出實際的預測以便制定調(diào)整原材料供應的戰(zhàn)略計劃。
3．所購材料、產(chǎn)品或服務的調(diào)查，所購材料、產(chǎn)品或服務的調(diào)查，即是價值分析，這是將所購貨物所體現(xiàn)的功能與其成本相比較，從而找到成本更低的替代品的過程。價值分析的第一步是選擇一種零件、原材料或服務進行分析，然后組織一個跨職能的價值分析小組（通常包括一個供應商），最后用一個動賓詞組定義貨物或服務的功能。例如選擇一只裝軟飲料的易拉罐作為分析對象，它的功能可以被定義為“裝液體”這種方法鼓勵創(chuàng)造性思維并且使價值分析小組不要陷入現(xiàn)有的結(jié)論，即將鋁易拉罐作為惟一結(jié)論。價值分析是一種系統(tǒng)性方法，它是供應管理過程中不可缺少的部分。價值分析技術(shù)同樣也適用于服務，價值分析技術(shù)與處理信息及通信的電子方法相結(jié)合，形成了流程再造的基礎(chǔ)。因此，價值分析是削減
采購成本的一種有效方法。項目采購部門可以根據(jù)需采購貨物各方面的詳細信息在替代品之間作出明智的選擇，從而更有效地利用采購資金。價值分析調(diào)查的主要內(nèi)容包括如下8個方面：
(1)自制或外購以及繼續(xù)自制或外購。比較每一方案的經(jīng)濟及管理效果以便作出明智的選擇。
(2)產(chǎn)品規(guī)格。對現(xiàn)有規(guī)格進行分析以確保滿足需要的功能，避免采購具有不必要的屬性或不必要的高性能的商品，能保證有競爭力的采購行為。
(3)投資回收。分析處理方法（包括再循環(huán)）、渠道及技術(shù)，以確定什么可以為公司創(chuàng)造最大利潤。
(4)租借或采購。收集每一種替代品優(yōu)缺點的數(shù)據(jù)以制定最佳決策。
(5)替代品。使用不同的貨物替代現(xiàn)在所采購的貨物，對其技術(shù)及至濟效果進行分析。
(6)標準化。考察所使用的具體產(chǎn)品的用途，考慮可否能用一種貨勿來滿足眾多要求的可能性。
(7)包裝方式。調(diào)查工序及原材料以確定能以最低成本滿足要求的宇法。
(8)更換供應商。考慮專業(yè)供應商能夠增加的效益。
價值分析的標準方法包括上述的大多數(shù)內(nèi)容，可以給項目采購貨物所產(chǎn)生的一系列問題提供詳細的答案。
4．采購系統(tǒng)調(diào)查，盡管對所購貨物及可能的供應商有足夠的了解對在采購活動中獲取最大的價值很重要，但不能確保采購會以最有效的方式進行。高效的管理過程不僅能夠減少部門運轉(zhuǎn)的費用，而且有利于對所購商品及其來源作出明智的決定。采購方面的調(diào)查項目主要涉及如何改進采購系統(tǒng)的管理，也就是以材料管理為中心的系統(tǒng)及過程調(diào)查。采購系統(tǒng)調(diào)查主要包括以下11個方面：
(1)總定單。通過調(diào)查
采購合同，分析采購杠桿作用和減少管理費用的方式，并利用長期協(xié)議作為手段確保持續(xù)供應可能會特別有效。
(2)貨物總體成本。用于確認涉及采購成本、管理成本和占有成本等每件貨物成本的所有方面的一套系統(tǒng)和方法。例如一套建筑機械的總成本包括各種因素的估計值，如停工、廢料及返工成本。
(3)付款或現(xiàn)金折扣的程序。調(diào)查和改進向供應商付款或采用現(xiàn)金折扣的系統(tǒng)。例如一些建筑公司簡單地通過對此采購定單副本與收貨報告來完成采購定單。如果它們同意，采購部門會按先前所商定的金額在現(xiàn)金折扣期末簽一張支票付給供應商。
(4)供應商追蹤系統(tǒng)。建立一套程序化系統(tǒng)，建筑企業(yè)及項目采購部門可以定期獲取或收集來自供應商控制的關(guān)于材料狀況或定單完成進度的信息。這些信息能夠?qū)痰臉I(yè)務完成情況進行追蹤，從而保證定單更好更及時地完成。
(5)收貨系統(tǒng)。出于付款的需要，收貨系統(tǒng)可用以證明供應商交貨的數(shù)量。該系統(tǒng)可以在貨物或材料確定沒有收到時，作為領(lǐng)料部門通知，供應商裝運的證明。
(6)少量或緊急采購系統(tǒng)。是項目采購部門為處理少量和緊急定單而設(shè)計的一種新穎方法，以便以最低的管理成本實現(xiàn)采購需要。
(7)系統(tǒng)合約。為滿足建筑公司每年對特定貨物的需求，調(diào)查單一供應商或一組供應商并與之簽訂維護、修理及輔助用料合約。供應商甚至可以按采購方的要求儲備貨物。
(8)與供應商的數(shù)據(jù)共享。確定供應商和采購商材料信息交換的領(lǐng)域，例如用途、需求預測、生產(chǎn)率、時間安排、報價及存貨，這樣對雙方都有利。通常是建立采購方一供應商計算機信息交換系統(tǒng)，以便定期交換信息。
(9)評價采購人員績效的方法。建立衡量采購人員工作績效的系統(tǒng)。
(10)評價采購部門績效的方法。建立將采購部門共同努力的實際績效與先前確定的標準相比較的系統(tǒng)，在此評價的基礎(chǔ)上，可以采取一些行動去糾正不足。
(11)評價供應商績效的方法。建立一個系統(tǒng)來評價供應商是否履行了它們的責任，最終的數(shù)據(jù)對于重新制定采購決策很關(guān)鍵，并可據(jù)此將需改進的方面反饋給供應商。