以六西格瑪為管理工具惠普助力3M公司
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六西格瑪(six sigma)理念，作為一項(xiàng)基于事實(shí)、數(shù)據(jù)和測(cè)量工具進(jìn)行管理的程序改進(jìn)方法，正在日益受到越來越多國(guó)際國(guó)內(nèi)廠商的關(guān)注。事實(shí)上，六西格瑪不僅是行之有效的質(zhì)量管理工具，更能應(yīng)用到包括文印管理在內(nèi)的企業(yè)價(jià)值鏈各環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約、效率改善和用戶滿意度提升等多種收益。3M作為全球創(chuàng)新企業(yè)的佼佼者，通過在文印管理中全面落實(shí)六西格瑪理念，與惠普簽署打印服務(wù)管理協(xié)議，實(shí)現(xiàn)了巨大收益。
3M公司IT打印服務(wù)經(jīng)理懷特先生表示，應(yīng)用了惠普打印管理服務(wù)，平均每頁成本比過去降低90%之多。在簽訂的五年期合同中的前兩年就已經(jīng)節(jié)省開支逾300萬美元。在能耗開支方面更節(jié)省了120萬美元。
管理混亂造成的文印困境
和大多數(shù)企業(yè)一樣，此前3M公司為文檔輸出服務(wù)支付了太高成本，而且還經(jīng)常無法滿足員工對(duì)于文印輸出的需求。由于缺乏合理的中央規(guī)劃，3M公司各部門或辦公室需要打印機(jī)或復(fù)印機(jī)時(shí)就隨意決定購(gòu)買一臺(tái)，有些辦公室甚至是人手一臺(tái)打印機(jī)。這樣做的結(jié)果是，3M的各個(gè)辦公室里散布了多達(dá)101種型號(hào)的打印機(jī)，不僅維護(hù)管理困難，IT經(jīng)理們對(duì)這些設(shè)備耗費(fèi)的總成本也幾乎一無所知。
對(duì)于當(dāng)日的混亂情形，3M公司IT基礎(chǔ)設(shè)施總監(jiān)彼得?高弗雷深有感觸。他表示，“幾年前，我們將大把大把的錢投向操作成本極其高昂的個(gè)人打印機(jī)，更換這些打印機(jī)硒鼓的大筆開支也令它們使用起來非常昂貴，每年幾乎要浪費(fèi)數(shù)百萬美元。”
文印系統(tǒng)分散而又缺乏管理的混亂狀況，顯然與追求持續(xù)改進(jìn)的六西格瑪理念背道而馳。2005年，在3M公司CEO的支持下，IT部門推出了辦公室打印的“六西格瑪”項(xiàng)目，以提高質(zhì)量和力爭(zhēng)持續(xù)改善，并降低成本。
惠普“輸出快車”破解3M難題
3M公司衡量了所有合作伙伴，最終選擇惠普來幫助它來實(shí)施文印管理的“六西格瑪”項(xiàng)目，“惠普在評(píng)估和設(shè)計(jì)階段均擁有彌足珍貴的專業(yè)技術(shù)，擅長(zhǎng)調(diào)研我們使用什么設(shè)備，如何使用這些設(shè)備以及使用成本。他們確實(shí)為此類分析描繪了一幅廣闊的藍(lán)圖。”3M公司與惠普簽訂了一份五年期的打印管理服務(wù)協(xié)議，他們所需支付的月費(fèi)包括使用打印機(jī)和多功能一體機(jī)的基本費(fèi)用以及基于實(shí)際業(yè)務(wù)的使用費(fèi)，協(xié)議還同時(shí)涵蓋了打印硒鼓耗材與維修維護(hù)費(fèi)用。
惠普打印管理服務(wù)給3M帶來了巨大收益。3M在全球范圍統(tǒng)一采用由惠普多功能一體機(jī)和激光打印機(jī)構(gòu)成的“輸出快車”取代陳舊的個(gè)人打印機(jī)和復(fù)印機(jī)，全球設(shè)備總量減少了47%，型號(hào)更是從101種降至9種。這些設(shè)備型號(hào)、數(shù)量的減少不僅可大幅減少打印硒鼓和零件儲(chǔ)備，還使技術(shù)人員能更統(tǒng)籌地診斷和解決問題。對(duì)此，高弗雷先生表示，“不僅節(jié)約了維護(hù)費(fèi)用，還改善了服務(wù)質(zhì)量。”
惠普基于網(wǎng)絡(luò)的管理工具HP WebJetAdmin幫助3M公司的IT管理人員更好地管理打印設(shè)備。懷特先生表示，“憑借WebJetAdmin，我們就能監(jiān)控打印機(jī)和多功能一體機(jī)運(yùn)行的所有方面，包括性能和可靠性問題。它發(fā)出的警報(bào)能協(xié)助我們?cè)跈C(jī)器故障之前及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，這樣我們就可以積極解決問題，讓用戶免受影響。”
惠普打印服務(wù)管理還大大提高了用戶使用滿意度。自從應(yīng)用了惠普設(shè)備，3M員工再也不用忍受輸出質(zhì)量低劣、運(yùn)行緩慢的個(gè)人打印機(jī)和經(jīng)常故障的復(fù)印機(jī)。惠普設(shè)備更新更可靠，輸出質(zhì)量更完美，重要資料也不需要再跑到外面的打印店輸出。多功能一體機(jī)還帶來了業(yè)務(wù)流程改善，用戶還可在多功能一體機(jī)上同時(shí)實(shí)現(xiàn)高速打印、復(fù)印、傳真和掃描，無須奔走于不同設(shè)備，甚至不同辦公室之間，這大大提高了辦公效率。
超越3M的環(huán)境收益
在與惠普簽訂5年期合同的前兩年，3M就因此節(jié)約了超過300萬美元。事實(shí)上，3M和惠普簽署的打印管理服務(wù)，不僅給3M帶來了巨大收益，還有利于改善環(huán)境。惠普打印管理服務(wù)預(yù)計(jì)可降低能耗19.9%，減少3億5千3百萬張打印紙消耗，由于能源和紙張節(jié)省而降低CO2排放量高達(dá)8,240噸，這相當(dāng)于978輛小汽車一年的排放量。此外，3M還加入了惠普地球合作伙伴回收計(jì)劃，百分之百地回收公司的打印硒鼓，一年期間回收利用17,000只硒鼓，避免了硒鼓對(duì)環(huán)境的污染。
以六西格瑪為管理工具，3M攜手惠普在文印管理上取得了巨大成功。作為一家追求持續(xù)改進(jìn)的公司，3M正在評(píng)估采用全新噴墨技術(shù)的大印量、高質(zhì)量的惠普安捷打印機(jī)。展望未來，懷特先生表示，“安捷技術(shù)是最新實(shí)例，向我們證明了惠普在打印及成像領(lǐng)域占據(jù)的領(lǐng)軍地位，而且也是我們打印管理環(huán)境的最佳伙伴。我們期望與惠普繼續(xù)攜手，共同前進(jìn)。”