工作背景調查操作實務
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隨著我國企業(yè)對人力資源的重視，在把人力資源作為第一資源的同時，也注重對人力資源源頭的把關和審視。特別是隨著2008年《
勞動合同法》的正式實施，越來越多的企業(yè)在進行招聘時開始或者已經(jīng)將工作背景調查納入到招聘程序中，但是還存在以下幾個主要問題。
1.完全忽略工作背景調查
國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)的招聘流程主要包括以下幾個方面：確定招聘計劃—招聘信息發(fā)布—篩選簡歷—筆試面試—確定錄取。在整個招聘流程中，都沒有設置工作背景調查這一環(huán)節(jié)。造成這一問題的原因在于兩個方面：一是企業(yè)根本就沒有認識到工作背景調查對于企業(yè)的重要性；二是人力資源部精力有限，也沒有委托第三方機構進行調查的預算計劃。
2.形式化的工作背景調查
部分國內(nèi)企業(yè)在招聘管理中借鑒了國外先進的管理經(jīng)驗，在招聘過程中也的確采用了工作背景調查的流程。但是由于自身精力以及工作背景調查設計與實施的環(huán)節(jié)設置存在弊端，導致整個工作背景調查成為了形式化的過程。例如筆者曾工作過的某知名企業(yè)，由于本身人力資源人員有限，而公司的招聘政策又要求對所有入職的新員工進行工作背景調查，這導致在招聘高峰期，人力資源部根本無法按照規(guī)定進行工作背景調查，往往是馬虎了事，工作背景調查因為成了“雞肋”而變得形式化。同時，由于我國個人信息制度并沒有完全建立起來，因此開展背景調查的成本較高。在某些情況下，掌握了應聘者過去工作信息的其它公司或者組織由于并不了解工作背景調查，而表現(xiàn)得非常謹慎甚至不配合。更為常見的是，由于應聘者專業(yè)和工作經(jīng)驗的限制，在同行業(yè)企業(yè)中流動較大，如果應聘者來自競爭對手，很可能無法獲得前任雇主的配合支持，也無法獲得對應聘候選人最真實的評價。這直接加大了工作背景調查的難度和強度，很多公司由于時間的關系，最后只能無果而終，但是為了應對公司內(nèi)部的管理規(guī)范，只好以降低信息的準確度來完成工作背景調查，有的甚至工作背景調查中往往還摻雜招聘者個人的主觀因素。
3.缺乏差異性的工作背景調查
常用的工作背景調查主要有四種方式：檔案查詢、電話調查、商業(yè)信函和傳真調查、面談法。檔案查詢方便快捷，但可能無法獲得企業(yè)需要的信息；電話調查經(jīng)濟快速，但信息的準備率不高；商業(yè)信函和傳真調查便于記錄歸檔，但反饋的時間和效果不能保證；而面談法可以深入全面地了解應聘者的能力及之前的績效表現(xiàn),但是成本較高，而且非常依賴于對方的配合程度。國內(nèi)企業(yè)大多采用上面的三種方式，但存在的問題是很多企業(yè)在進行工作背景調查時，為了工作的便捷性，大多企業(yè)對所有應聘者的調查采用某一種方式。特別是在全面推行工作背景調查的企業(yè)里，從基礎崗位到
中高層管理者的應聘者，企業(yè)的調查方式?jīng)]有任何差異，這就有可能導致信息價值的降低。例如基礎崗位的應聘者側重于工作技能的考察，而中高層管理者側重于工作績效和管理能力的考察，如果大而化之采用統(tǒng)一的調查方式很可能難以真實的反映應聘者的情況。而且對于企業(yè)的某些重要職位，如果采用簡單的電話調查或是商業(yè)信函調查，那么一旦出現(xiàn)差錯，對于企業(yè)來說損失將是巨大的。
4.工作背景調查與招聘測評的分離
工作背景調查作為企業(yè)招聘環(huán)節(jié)中的重要組成部分，理應與其他流程共同作用，為企業(yè)的招聘決策提供支持。但是目前很多企業(yè)將工作背景調查分化，即與招聘測評的其他流程分離。工作背景調查的目的在于更加深入地了解應聘者的能力并且核實信息的真實性。但是目前企業(yè)的做法上，在招聘前就已經(jīng)確定了工作背景調查的內(nèi)容，這導致工作背景調查并沒有建立在招聘測評的基礎上，測評所獲取的信息無法通過工作背景調查進行核實，從而降低了工作背景調查的信度和效度，最終本末倒置。
工作背景調查的實務操作建議
雖然目前國內(nèi)很多企業(yè)在招聘時，開始或者已經(jīng)建立了工作背景調查這一流程，但是由于經(jīng)驗、方法以及其他原因，這一環(huán)節(jié)還存在很多亟待改善的地方。筆者結合自己從事招聘工作的一些思考，并在借鑒國內(nèi)外其他同行經(jīng)驗的前提下，就工作背景調查的實務操作方面提出如下的一些觀點。
1.建立企業(yè)信息共享機制
國際上最大入職前背景調查服務提供商First-Advantage公司的一項調查顯示，在中國的求職者中，有10%左右的職位申請人的實際情況，會與其簡歷存在“出入”，而在這10%的人當中，99%都是在就職經(jīng)歷或者教育經(jīng)歷方面做手腳。同時它們認為，在中國開展背景調查比美國費用更高，因為美國的犯罪記錄、信用狀況等信息的數(shù)據(jù)庫比較完善，檢索起來要容易得多。
一方面是企業(yè)無法掌握應聘者真實的信息，招聘存在風險；另一方面即使進行工作背景調查，也顯得非常困難。工作背景調查困難的原因除了我國并沒建立起完善的個人信息的數(shù)據(jù)庫外，同時還來自于企業(yè)獨自開展工作背景調查時，其他公司或者機構的不配合。不配合的原因在于與受訪企業(yè)存在競爭關系，或者對方覺得我沒有義務也沒有時間向你提供信息。
導致這一困境的根源在于企業(yè)間缺乏橫向溝通和合作關系。隨著工作背景調查的廣泛開展，越來越多的企業(yè)在招聘時需要來自于其他企業(yè)的信息支持。但是大多企業(yè)在進行市場調查時都是各自為戰(zhàn)，只是為了獲得應聘者的信息才會與其他企業(yè)進行溝通和聯(lián)系，很自然，別的企業(yè)也不會樂意與你合作。
解決這一問題的方法在于建立企業(yè)信息共享機制，即通過建立企業(yè)間的信息聯(lián)盟機制，聯(lián)盟內(nèi)的企業(yè)秉著坦誠合作的態(tài)度，相互支持和配合其他企業(yè)的市場背景調查。即凡是加入這一信息共享機制的企業(yè)，既需要為其他企業(yè)提供信息支持，也同時享有從其他企業(yè)獲得信息反饋的權利。而且建立這一企業(yè)信息共享機制，既可以依托所在地區(qū)的知名企業(yè)，也可以由當?shù)氐娜肆Y源學會牽頭。
2.差異化的工作背景調查
工作背景調查方法的采用應該建立在工作崗位的基礎之上，而不能“一視同仁”的采取對所有的職位都用某種方法進行調查。
一般而言，工作職位的層級越高，工作所賦予的重要性越大，那么對工作背景調查的要求就應該更為詳盡和全面。企業(yè)在制定工作背景調查的SOP（工作規(guī)范流程）時，應該樹立差異化管理的思想。如對一般員工，可以采用方便快捷且成本較低的電話調查法；但是對于高管，由于其涉及到公司的整個發(fā)展，就應該采取更為全面且信息更為準備的面談法。如許多國外大企業(yè)，針對高管進行背景調查的方法通常是：人力資源部通過各種渠道與應聘者過去所在企業(yè)的同事、領導甚至下屬取得聯(lián)系，并盡量與他們進行面談，請他們就應聘者的工作績效、管理風格，以及個人信息等問題進行交流。顯然,這種方法從多個層面入手,不同層面之間又互相補充、印證，因此對管理高層整個調查結果就會比較全面、準確，從而降低招聘風險。
3.基于勝任力和工作分析的工作背景調查
在勝任力模型和工作分析的基礎上開展工作背景調查是差異管理思想的體現(xiàn)和運用。很多企業(yè)建立了崗位人員的勝任力模型以及工作分析，但是在進行工作背景調查時，往往忽略了崗位本身所要求的核心能力和任職條件，而工作背景調查的內(nèi)容又是“千篇一律，無關痛癢”的內(nèi)容。
因此在進行工作背景調查時，應該根據(jù)該崗位的勝任力模型和工作分析來確定所要調查的核心和重點內(nèi)容。也就是在羅列所要調查的內(nèi)容時，重點考慮空缺職位所需要的技能和資格條件,尤其是理想
任職資格條件中的一些關鍵勝任能力因素,還包括與任職者工作績效有直接因果關系的能力、個性、工作風格等因素。只有這樣，才能編制合理有效的背景調查的問題。
4.基于招聘測評的工作背景調查
工作背景調查與招聘測評的分離是很多企業(yè)招聘環(huán)節(jié)中的一個常見問題。無論是采用何種人力資源測評的方法，其都應該作為工作背景調查的基礎。
這是因為在測評環(huán)節(jié)中，人力資源部在與應聘者的面談中已經(jīng)獲取了很多來自于應聘者提供的信息，這些信息對最終確定招聘決策非常重要，但是也存在風險。雖然面試官可以通過自己的經(jīng)驗以及相關技能對應聘者提供的信息給予判斷，但仍然存在誤差的可能。而建立在測評基礎上的工作背景調查，可以將這些信息通過第三方進行再次檢驗，如果與前面的信息有出入，那么就應該深入調查存在分歧的原因，到底是應聘者提供了不真實的信息，還是受訪者的問題。
將工作背景調查看做人力資源測評的后續(xù)過程能夠更好的為企業(yè)招聘降低風險，同時也是對在測評中某些方面考察不足的一次補充。反過來，人力資源測評的結果對于確定和編制有效的工作背景調查提供了具有重要價值的信息和方向。
5.工作背景調查外包
很多企業(yè)明白工作背景調查對于招聘的重要性，也開展了這一工作。但一些企業(yè)受精力和行業(yè)競爭限制,往往無法自己展開背景調查。在這種情況下，如果資金允許，可以通過工作背景調查外包的形式解決這一問題。目前，國內(nèi)很多企業(yè)通過專業(yè)化的工作背景調查公司為其入職員工進行工作背景調查。First Advantage 公司的亞太區(qū)副總裁Tollemache認為：很多中國本土企業(yè)已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，花幾百元到上千元人民幣來核實員工的任職資格是值得的，因為不進行核實的后果會讓企業(yè)付出更高代價，所以他相信越來越多的企業(yè)將通過外包這一形式進行工作背景調查。
當然，工作背景調查外包會給企業(yè)帶來一定費用，但一個好的背景調查，能夠有效降低企業(yè)招聘風險，實際上公司反而降低了招聘成本。