供應(yīng)鏈協(xié)同采購(gòu)的七大需求三點(diǎn)方法
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采購(gòu)成本的高低，直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的定價(jià)和公司獲利能力，甚至可能影響到整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利狀況。如果能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間協(xié)同及與外部供應(yīng)商之間的采購(gòu)協(xié)同，企業(yè)就能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上合作伙伴步調(diào)一致，及時(shí)響應(yīng)市場(chǎng)變化，同時(shí)有效降低整個(gè)供應(yīng)鏈的運(yùn)作成本。
提高效率降低成本 協(xié)同采購(gòu)優(yōu)勢(shì)明顯
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的壓力下，一些企業(yè)不顧供應(yīng)商的實(shí)際情況和利益，采用VMI方式，用零部件供應(yīng)商大量的庫(kù)存積壓，來(lái)?yè)Q取自身的“零庫(kù)存”；也有一些企業(yè)引入精益制造思想，采用JIT生產(chǎn)方式，要求供應(yīng)商根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排送貨。這一方式對(duì)于計(jì)劃頻繁變更的企業(yè)來(lái)說(shuō)，存在很大的管理難度，尤其是那些以小批量、多批次、按訂單生產(chǎn)為主的企業(yè)。
目前，這些企業(yè)跟供應(yīng)商溝通的手段和工具還相對(duì)落后，大部分仍采用電話、傳真和電子郵件等傳統(tǒng)方式與供應(yīng)商進(jìn)行信息交流。由于信息不能及時(shí)傳達(dá)，導(dǎo)致企業(yè)的采購(gòu)效率低下，同時(shí)供應(yīng)商因?yàn)樾畔@取不及時(shí)，反饋速度很慢，進(jìn)一步影響了企業(yè)自身對(duì)生產(chǎn)和市場(chǎng)的反應(yīng)速度。為了應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，企業(yè)不得不加大庫(kù)存量。
以上種種問(wèn)題導(dǎo)致許多企業(yè)希望建立一個(gè)協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)，將信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給供應(yīng)商，而供應(yīng)商能夠利用這一采購(gòu)平臺(tái)及時(shí)做出反饋，在提高運(yùn)作效率的同時(shí)，有效整合供應(yīng)商，降低總體采購(gòu)成本。
搭建平臺(tái)莫忘七大需求
認(rèn)識(shí)到協(xié)同采購(gòu)的重要性之后，那么，實(shí)現(xiàn)協(xié)同采購(gòu)究竟需要做什么？不同的企業(yè)有不同的需求，就筆者經(jīng)驗(yàn)而言，制造企業(yè)搭建協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)，莫忘以下常見(jiàn)需求。
①信息發(fā)布。這是最低層次的協(xié)同。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)能做到信息發(fā)布和信息交流，比如發(fā)布最新采購(gòu)訂單、計(jì)劃調(diào)整信息或緊急采購(gòu)等，讓供應(yīng)商及時(shí)了解采購(gòu)訂單的最新動(dòng)態(tài)，并及時(shí)做出反饋。在技術(shù)上，企業(yè)希望最好是實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息發(fā)布和反饋，并能附帶傳遞一些文檔信息，這樣可以減少傳統(tǒng)溝通方式的運(yùn)用。
②計(jì)劃發(fā)布。通過(guò)協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)發(fā)布各種計(jì)劃信息，比如中長(zhǎng)期采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)測(cè)，供應(yīng)商根據(jù)這個(gè)預(yù)測(cè)進(jìn)行發(fā)貨準(zhǔn)備和生產(chǎn)規(guī)劃。
③VMI庫(kù)存。目前，很多企業(yè)推行VMI管理方式，由供應(yīng)商備庫(kù)存，并放在制造企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)中。通過(guò)協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)，制造商可以及時(shí)出庫(kù)追蹤和上線結(jié)算，幫助供應(yīng)商及時(shí)了解各自的庫(kù)存狀況，及時(shí)補(bǔ)貨。同時(shí)，這個(gè)協(xié)同平臺(tái)還可以設(shè)置警戒庫(kù)存，對(duì)于出現(xiàn)低于安全庫(kù)存水平的物料，及時(shí)給制造商和供應(yīng)商發(fā)出警示。
④缺料計(jì)算與生產(chǎn)排程管理。對(duì)于實(shí)行JIT采購(gòu)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)訂單對(duì)于供應(yīng)商而言只是一個(gè)交貨憑證。在實(shí)際運(yùn)作中，制造商需要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃計(jì)算送貨日程，要求供應(yīng)商按照交貨日程送貨。
因此，協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)必須能基于最新的生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存等信息，計(jì)算缺料，并能對(duì)計(jì)劃進(jìn)行缺料的模擬核算，一旦確定下來(lái)所需要的物料數(shù)量，系統(tǒng)能根據(jù)供應(yīng)商的采購(gòu)比重自動(dòng)轉(zhuǎn)換成交貨排程信息發(fā)布給供應(yīng)商。這一功能對(duì)于制造企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要，因?yàn)樗麄兊奈锪虾凸?yīng)商數(shù)量較多，計(jì)劃變更頻繁，采用手工方式工作量太大。
⑤排序送貨。這一功能對(duì)于汽車行業(yè)的制造商非常重要，因?yàn)樗麄兌嗖捎肰MI和精益生產(chǎn)的方式，且要求在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)不能擺放過(guò)多的庫(kù)存，因此他們要求，能根據(jù)生產(chǎn)順序安排從中轉(zhuǎn)庫(kù)到生產(chǎn)線的補(bǔ)貨，即必須根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、物料所需工位、投放時(shí)間和工位器具的存放量等，生成排序送貨計(jì)劃，指導(dǎo)供應(yīng)商配送。
⑥供應(yīng)商送貨管理。這一功能可以對(duì)供應(yīng)商的送貨進(jìn)行規(guī)范管理。前面已經(jīng)談到通過(guò)協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)，可以同供應(yīng)商交換采購(gòu)訂單信息、送貨排程信息和庫(kù)存補(bǔ)貨信息，供應(yīng)商根據(jù)送貨排程安排送貨。通過(guò)供應(yīng)鏈送貨管理，供應(yīng)商可以創(chuàng)建送貨單據(jù)，制造商的采購(gòu)人員可以及時(shí)了解供應(yīng)商是否及時(shí)發(fā)貨，倉(cāng)庫(kù)管理也可以根據(jù)此信息提前做好收貨準(zhǔn)備，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的送貨加強(qiáng)控制。
⑦往來(lái)賬務(wù)信息查詢。制造商與供應(yīng)商的對(duì)帳也是采購(gòu)和財(cái)務(wù)很大的一塊工作。通過(guò)與ERP系統(tǒng)的整合，協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)可以將信息及時(shí)發(fā)布給供應(yīng)商，減少采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的手工工作量。筆者曾經(jīng)接觸到一家企業(yè)，原來(lái)每月20多筆對(duì)帳，幾乎每個(gè)采購(gòu)員都要將大部分精力，花在打印傳真、開(kāi)票通知上。后來(lái)通過(guò)協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)，每月底系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布最新開(kāi)票信息，供應(yīng)商自行上網(wǎng)打印，大大減輕了采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的工作量。
每家企業(yè)的狀況不同，對(duì)協(xié)同采購(gòu)所關(guān)注的重點(diǎn)會(huì)有所不同。有的企業(yè)訂單穩(wěn)定，使用采購(gòu)訂單管理就可以管得很好；有的企業(yè)物料繁多，且計(jì)劃變更頻繁，多數(shù)物料采用JIT方式管理，缺料模擬和排程管理對(duì)他們來(lái)說(shuō)變得非常重要。
做好協(xié)同采購(gòu)的三大注意事項(xiàng)
同其它信息化項(xiàng)目類似，要成功構(gòu)建協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)，首先要弄清楚企業(yè)的問(wèn)題在哪里，想要達(dá)到什么樣的目標(biāo)？只有目標(biāo)明確才能清楚地定義項(xiàng)目的范圍，選擇合適的解決方案。
協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)不同于其它IT項(xiàng)目，在導(dǎo)入之前，企業(yè)必須具備一定的IT基礎(chǔ)，比如已經(jīng)實(shí)施了ERP系統(tǒng)。而且，協(xié)同采購(gòu)項(xiàng)目的啟動(dòng)，通常會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)和優(yōu)化原有作業(yè)流程。有的企業(yè)雖然上了ERP系統(tǒng)，但并沒(méi)有按照系統(tǒng)的要求運(yùn)作，比如協(xié)同采購(gòu)平臺(tái)要求物料清單(BOM)必須準(zhǔn)確，而很多企業(yè)并不準(zhǔn)確，這將極大影響協(xié)同采購(gòu)系統(tǒng)的應(yīng)用效果。
筆者曾經(jīng)碰到過(guò)一家企業(yè)，雖然上了ERP系統(tǒng)，但系統(tǒng)卻連采購(gòu)訂單都跑不出來(lái)，這種狀況下，導(dǎo)入?yún)f(xié)同采購(gòu)平臺(tái)的難度可想而知。但換個(gè)角度來(lái)看，上協(xié)同采購(gòu)系統(tǒng)，往往能暴露企業(yè)之前信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，所以這一過(guò)程也是對(duì)原有IT項(xiàng)目的完善和加強(qiáng)。
此外，協(xié)同采購(gòu)系統(tǒng)不只是對(duì)內(nèi)的系統(tǒng)，也是一個(gè)對(duì)外的系統(tǒng)，所以要做好供應(yīng)商的宣傳和培訓(xùn)工作，幫助他們認(rèn)識(shí)到使用系統(tǒng)的重要性。必要的時(shí)候可以采取一些獎(jiǎng)懲措施，加強(qiáng)對(duì)使用系統(tǒng)的管理和監(jiān)督，避免半途而廢。
同時(shí)，選擇合適的產(chǎn)品和實(shí)施伙伴，對(duì)于成功實(shí)現(xiàn)協(xié)同采購(gòu)也非常重要。選擇的產(chǎn)品方案要適合自己的需求，不要貪大貪多，立足自己的需要將現(xiàn)有功能用好用活。在選擇項(xiàng)目合作伙伴時(shí)，要選擇對(duì)自己行業(yè)熟悉的伙伴，共同的語(yǔ)言可以減少溝通的障礙。此外，要多考慮選擇相對(duì)成熟的產(chǎn)品，因?yàn)槌墒斓男袠I(yè)應(yīng)用模式可以讓企業(yè)少走彎路。