補充庫存和庫存盤點簡析
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補充庫存的方法
除了物料需求計劃(MRP)外，還有一些常用的庫存補充方法，這里著重介紹定貨點法和兩箱法。
1 定貨點法
定貨點法是一種補充庫存的計劃模式，始于20世紀30年代初期，它是一種使庫存量不得低于安全庫存的庫存補充方法。
人們習慣于把定貨點法作為MRP問世之前的定貨方法，使人會誤認為定貨點法已經(jīng)被MRP所替代，已經(jīng)過時。其實定貨點法在一些均衡消耗的場合，仍然被普遍采用ERP系統(tǒng)依然提供這種方法，如圖18．4所示。圖中最左側(cè)的三角圖形，說明物料逐漸消耗，庫存逐漸減少，當庫存量降到某個時刻，剩余的庫存量可供消耗的時間剛好等于定貨所需要的時間(定貨提前期)，就要下達定單(定單的含義包括加工單和采購單兩方面)來補充庫存，這個時刻的庫存量稱為定貨點。在均衡消耗的情況下，定貨點法采用的批量規(guī)則是固定批量。
在穩(wěn)定消費的情況下，定貨點是一個固定值。但是，當消費加快時，如果保持定貨點不變，就會消耗安全庫存。為了保持一定的安全庫存，就必須增加定貨量來補充消耗了的安全庫存。如果不增加定貨量，又不消耗安全庫存，就必須提高定貨點，這樣，定貨點就不再是一個固定值。因此，對需求量隨時間變化的物料，由于定貨點會隨消費速度的快慢而升降，無法設(shè)定一個固定的定貨點，就要用MRP來處理。所以說，定貨點法只適用于穩(wěn)定消耗的情況，如在超市貨架上銷售的某些日用消費品。
但是由于價格調(diào)整、促銷、節(jié)假日、食品安全、客戶購買行為的改變等原因，即使是超市的商品，也會有不規(guī)則的波動，這時，應(yīng)采用與電子收款機(POS)信息集成的技術(shù)，采用CPFR(協(xié)同計劃-預(yù)測-補庫)模式，取代定貨點法。
2 兩箱法
如果在定貨點法的基礎(chǔ)上，設(shè)定定貨量等于安全庫存量，就是一種“兩箱法(twobin system)”的補充庫存模式，可以說，兩箱法是定貨點法的一種變型。所謂“箱”就是一個容器；當一個容器內(nèi)的物料用完了，就去補充，此時使用另一個容器內(nèi)的物料，兩個容器交替使用。兩箱法通常用于價值低，供應(yīng)提前期短的物料，如緊固件。如圖18．5所示。
一些裝配車間往往有一種專用料架，同樣的物料(如螺釘、螺母、墊圈、開口銷之類的緊固件)放置在兩個料斗里，一個用完了，就到倉庫去補充，用另一個料斗里的物料。倉庫里同樣是兩個料箱，再交替采購補充。
庫存盤點
1 物料的ABC分類
MRP運用物料的ABC分類法，也就是帕拉圖原理(Pareto Principle)中的“20-80'’現(xiàn)象來區(qū)別處理不同物料的盤點。就是說，大多數(shù)企業(yè)中，占品種約20％的物料其總值約占全廠庫存物料總值的80％，而占品種約80％的物料，其總值只約占全廠庫存物料總值的20％。如圖18．6所示。
帕拉圖(Vilfredo Pareto)是意大利社會經(jīng)濟學家，他發(fā)現(xiàn)的“20-80現(xiàn)象”最初是指社會財富的80％集中在20％人口手中，而80％人口只擁有社會財富的20％。企業(yè)管理應(yīng)用帕拉圖原理，把管理的重點放在數(shù)量雖少但影響面大的事件上去。例如，通過ABC分類，只要對20％的物料進行盤點，就可以使80％的財務(wù)賬目避免重大差錯。ABC分類不僅用在庫存盤點上，在處理任何問題上都可以使用，諸如少數(shù)幾個零件使整個產(chǎn)品交貨脫期；少數(shù)幾種原因造成頻繁出現(xiàn)的設(shè)備故障；少數(shù)幾個質(zhì)量指標不妥造成大量返修等管理問題，都可以用帕拉圖原理來處理，它是一種“重點管理法”。
ABC分類除物料管理部門要參考外，其他管理部門在應(yīng)用重點管理法時也需要參考。如設(shè)計部門重點做A類零部件的價值分析：財會部門重點控制A類物料的成本等。對A類物料還要經(jīng)常核查它的需求情況，控制定貨批量和安全庫存，研究減少其提前期的措施。因此，在物料清單上單獨列出ABC分類欄目。
只要設(shè)定好品種數(shù)和價值各項百分數(shù)，一般B2B軟件都有自動劃分物料ABC分類的功能，這是一種最常用的劃分原則。但是有時還要考慮一些其他的因素，如單價、獲得該物料的提前期長短和難易程度、發(fā)生短缺帶來的損失等，因此，有時還必須可以進行必要的人工調(diào)整。
應(yīng)當看到，在不同時期，企業(yè)物料的ABC分類，由于數(shù)量或價值的變化，分類也會變化，需要注意維護。ABC分類對確定物料的批量也有參考意義，例如，價值很低的物料，必要時甚至可以一次投料完成半年或全年的計劃用量。有些價值較低的緊固件，在進行優(yōu)選分析減少規(guī)格品種和增加通用性以后，往往直接發(fā)往使用的車間現(xiàn)場，不一定要掛在物料清單上，也不一定要經(jīng)過MRP運算，以減輕系統(tǒng)的工作。這樣的庫存稱為作業(yè)現(xiàn)場庫存(floorstock或bulkitem)，往往采用“兩箱法”補充庫存。
2 循環(huán)盤點
庫存信息是運行MRP的3項基本輸入之一，準確性非常重要。為保證庫存信息的準確，要進行庫存盤點。
為了使盤點不要影響生產(chǎn)，并能隨時發(fā)現(xiàn)差錯，加強庫存管理人員的責任，在MRP系統(tǒng)中，除了通常采用的期末盤點方法以外，還可以采用循環(huán)盤點(cyclecounting)方法。循環(huán)盤點區(qū)別對待A、B、C不同類型的物料，規(guī)定不同的盤點間隔期和允許的盤點誤差，進行輪番盤點。循環(huán)盤點的好處是可以在不中斷生產(chǎn)的情況下進行盤點。為了保證盤點準確，定置管理是一個先決條件，倉庫、貨位、批號、容器或托盤同物料的關(guān)系都必須明確定義。循環(huán)盤點也可以稱作輪番盤點或周期盤點。
表18．3說明了A、B、C物料的劃分和盤點要求。表中的數(shù)字只是舉例，企業(yè)應(yīng)當有自己的規(guī)定。
庫存盤點時不僅要核對物料數(shù)量的準確性，而且要檢查物料的有效性。物料管理不能脫離計劃管理單獨進行。如果庫存物料不是計劃需要的，那么，即使物料的賬、物、卡再準，也沒有必要儲存。一般工作流軟件在物料主文件中可設(shè)定最長存儲天數(shù)，如果在這個天數(shù)內(nèi)，某個物料從未發(fā)生任何庫存事務(wù)(出入庫等)，系統(tǒng)會發(fā)出警告。
循環(huán)盤點發(fā)現(xiàn)差錯，在修訂數(shù)據(jù)之前需要有一個核實的步驟。例如，由于庫存事務(wù)沒有做到實時處理，或由于登錄疏忽造成數(shù)據(jù)不符等。此時，應(yīng)補做庫存事務(wù)，由系統(tǒng)自動更正數(shù)據(jù)，而不要用人工直接修訂數(shù)據(jù)。這種先核實再修訂的方法，通常稱為二步法。
循環(huán)盤點只是庫存盤點的一種方法，它的精神一是要減少盤點對正常生產(chǎn)的影響，二是根據(jù)物料的價值，有區(qū)別地對待盤點要求。但是，盤點僅僅是一種事后處理方法，只能發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤。從某種意義上講，它是一件既繁瑣又煩人的工作，是一種人力上的浪費。重要的是通過循環(huán)盤點，找出產(chǎn)生差錯的原因，改善和健全庫存管理制度，嚴格遵循工作規(guī)程，避免出現(xiàn)誤差。否則表18．3中盤點的間隔期即使再短些，也無濟于改善庫存記錄的準確性。
有的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，出現(xiàn)差錯的幾率往往發(fā)生在進行出入庫事務(wù)的時刻，或是收發(fā)料數(shù)量點錯，或是登錄記錯。而那些不去動用的物料，就很少出錯。于是做出規(guī)定，各類物料每發(fā)生若干次出入庫作業(yè)(比如說B類物料50次，C類物料100次)就進行一次盤點，由系統(tǒng)自動統(tǒng)計出入庫事務(wù)處理次數(shù)，而不采用循環(huán)盤點的方法。這種同出現(xiàn)差錯幾率聯(lián)系起來的盤點方法，值得ERP軟件開發(fā)人員借鑒。在確定處理(除出入庫外，也包括反沖之類的庫存記錄事務(wù)處理)次數(shù)時，可以做一些統(tǒng)計，列出差錯幾率同事務(wù)處理的關(guān)系，把差錯幾率大于ABC分類設(shè)定的允許值時的處理次數(shù)，作為盤點的間隔標準。實質(zhì)上這是一種“基于作業(yè)管理”思想指導(dǎo)下的管理方法。
除上面這個例子外，還有各種討論盤點時間的設(shè)想，如：每當下定單前或庫存接近于零(或一個最小的存儲量)時等等各種方案。任何方法的最終目的，都是為了保證運算MRP時有準確的輸入數(shù)據(jù)。
3 維護庫存信息的準確性
庫存信息是運行MRP的3項主要輸入數(shù)據(jù)之一，必須保證其準確性。通常的做法如下。
(1)培訓(xùn)和教育有關(guān)的管理人員，明確庫存記錄準確的必要性，知道如何做才能保證庫存數(shù)據(jù)的準確性。
(2)建立責任制，有嚴肅的工作準則與工作規(guī)程，每項庫存事務(wù)都必須在規(guī)定時間錄入零售系統(tǒng)。
(3)管好庫存事務(wù)處理的歷史檔案。
(4)庫區(qū)布置得當，庫存設(shè)施便于存儲清點，管理嚴密。人、物出入庫有嚴格的規(guī)定和制度。
(5)有條件的庫房，要盡量采用條形碼和自動識別設(shè)施，在線自動記錄出入庫數(shù)量。
(6)定期評議、審查，公布各責任人員負責庫區(qū)的庫存數(shù)據(jù)準確率，獎罰分明。
保證庫存信息準確，物料管理部門有責任維護，設(shè)計、計劃、成本部門也要注意維護。設(shè)計部門要維護好物料清單，計劃部門要維護物料需求量，成本部門要維護物料的標準成本，這些都同庫存信息準確性有直接關(guān)系。在一個集成電子商務(wù)系統(tǒng)中，庫存管理不是孤立的作業(yè)。
倉庫與貨位
所有庫存信息都會聯(lián)系到物料存儲的倉庫與貨位，倉庫和貨位是運行MRP的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，若定義不清，將無法實施庫存管理。如圖12．1所示。
定義倉庫與貨位是企業(yè)定置管理的重要內(nèi)容。所有倉庫必須有專人負責、嚴密保管，有整潔的通道和區(qū)域劃分，方便存取。倉庫應(yīng)當有嚴格的管理和登記制度，未經(jīng)批準不得隨意出入。
在ERP系統(tǒng)中，倉庫和貨位不僅有物理性的，即有實際的廠房建筑，也有邏輯性的，如對運輸途中的物料(包括管道輸送的流體)可定義為存放在邏輯的“在途倉庫”中，并與會計科目的“在途材料”相對應(yīng)。根據(jù)需要，也可以把車間作為一個“邏輯倉庫”來處理存放在車間的物料。一個邏輯倉庫也可以代表多個物理庫。所有企業(yè)庫存事務(wù)涉及的倉庫，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點的庫房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。所有物理性或邏輯性的倉庫都必須編碼，一般倉庫代碼為2位字符型，可以滿足200多個倉庫的編碼要求。
倉庫內(nèi)的每個貨區(qū)(如地面)、貨架、貨柜等都可作為貨位對待。對立體倉庫的貨位可以用長、寬、高3個方向的坐標來編碼(6位字符型)。國內(nèi)有不少企業(yè)習慣于用存放的物料作為貨位的標識，由于存放物是會不斷變化的，因此，不要用變動的狀態(tài)作為編碼的依據(jù)，物料名稱只能作為一種補充標識，而不能作為代碼。這個道理就像住宅的門牌號不能用住戶姓名來標識一樣，住戶會搬家，但是門牌號不會變。國內(nèi)相當多企業(yè)還沒有按這個要求來管理。
倉庫和貨位在系統(tǒng)中的作用是：
(1)說明物料存在的位置，數(shù)量、狀態(tài)(如是否可以用于需求計算)、與資金占用。
(2)說明在制品庫存與工序之間的關(guān)系。
(3)跟蹤物料(如批號跟蹤)。
(4)確定領(lǐng)料、提貨的順序(特別是先進先出的場合)。
(5)必要時可同會計科目對應(yīng)。
一種物料可能存儲于多個倉庫或貨位。例如，一個物料號有多種性能允差時(如尺寸、電工參數(shù))，可按公差范圍分別存放和發(fā)料。又如，同一種成品經(jīng)常需要在幾個地區(qū)的倉庫中存儲。有時，不同的物料還會存放在同一貨位中，一個貨位有多個料箱。
有的行業(yè)在貨位之下還需要設(shè)置“料箱”或“儲罐”等更細一級的存儲單位，需要按照先進先出的原則來存儲和發(fā)放物料，軟件設(shè)計要能夠滿足不同的要求。
在計算機管理模式下，傳統(tǒng)定置管理的概念，不須局限于某個貨位對應(yīng)某種物料，只要在系統(tǒng)記錄上說明物料和存儲位置的對應(yīng)關(guān)系，只要存儲空間能夠滿足，就可以隨機存放。這將大大提高倉儲空間的利用率，減少對倉庫設(shè)施的投資。無論對高架、立體倉庫，或地面(或托盤)存放，只要存放位置有正確的編碼，都可以這樣處理。但是，只有保證倉庫的通道有足夠的寬度和回旋余地，便于搬運作業(yè)，才能做到隨機存取。