精確管理思想在圖書館管理中的具體應(yīng)用
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一、精確管理平臺的建立
精確管理思想的核心是精確管理平臺的建立。一個(gè)好的精確管理平臺能夠充分展現(xiàn)精確管理思想的價(jià)值，發(fā)揮精確管理的作用。精確管理平臺就是一個(gè)辦公自動化系統(tǒng)、輔助決策系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的綜合性系統(tǒng)平臺。各個(gè)子系統(tǒng)間有緊密的數(shù)據(jù)、信息關(guān)聯(lián)，擁有共用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和信息通道。整個(gè)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動化辦公、綜合管理、輔助決策以及資源信息交流共享等多種功能。目前，市場上有很多辦公自動化系統(tǒng)、專家輔助決策系統(tǒng)等等相關(guān)產(chǎn)品。其功能和系統(tǒng)效率參差不齊，其中不乏功能強(qiáng)大，應(yīng)用廣泛的軟件。在百度上以oa系統(tǒng)為檢索關(guān)鍵字，檢索到885000條檢索結(jié)果。以免費(fèi)oa系統(tǒng)為檢索關(guān)鍵字，可以檢索到199000條結(jié)果記錄。也曾嘗試統(tǒng)計(jì)oa系統(tǒng)產(chǎn)品的種類數(shù)量，但很遺憾沒有辦法得到近似準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。辦公自動化系統(tǒng)、專家輔助決策系統(tǒng)等產(chǎn)品可以說是很泛濫，這間接說明了全社會對相關(guān)產(chǎn)品的需求和認(rèn)可。相信很多高?；蚋咝D書館都建立了相應(yīng)的系統(tǒng)。但是高校圖書館畢竟是一個(gè)很特殊的部門，其工作方式、運(yùn)行機(jī)制、服務(wù)范圍等主要特征與其他企事業(yè)機(jī)關(guān)單位都有著很鮮明的區(qū)別。這也決定了，市場上多數(shù)產(chǎn)品并不能滿足高校圖書館的需要，因而高校圖書館就有必要建設(shè)適合自身情況、實(shí)用的、功能足夠強(qiáng)大的管理平臺系統(tǒng)。將以沈陽師范大學(xué)圖書館為例，探討高校圖書館精確管理平臺的建設(shè)。
沈陽師范大學(xué)圖書館充分分析了自身需求，結(jié)合本館業(yè)務(wù)特點(diǎn)，開發(fā)了自己的管理平臺系統(tǒng)。該系統(tǒng)除了具有通常的辦公自動化功能外，特別重視數(shù)據(jù)分析輔助決策功能和館員信息交流平臺。另外該系統(tǒng)還吸收了即時(shí)通信軟件的優(yōu)點(diǎn)，將即時(shí)通信能力集成到系統(tǒng)平臺中。在新的指令或信息下達(dá)的時(shí)候，系統(tǒng)會自動提醒館員，極大的減少了漏過的幾率。在數(shù)據(jù)方面，廣泛采集數(shù)據(jù)，包括讀者到館量、借閱量、流通量、讀者總量波動、讀者網(wǎng)絡(luò)訪問量、數(shù)字資源下載量、更新量等等，為充分分析數(shù)據(jù)、做出正確決策奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。圖書館領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)分析結(jié)果，客觀評價(jià)資源價(jià)值，確定工作要點(diǎn)，以便更合理的分配資金和人力資源。內(nèi)部交流平臺以Blog、BBS以及即時(shí)通信等形式為主，在方便實(shí)用的基礎(chǔ)上，從使用習(xí)慣方面照顧了不同館員的個(gè)性需求。每個(gè)館員每工作日都要記錄工作日志并統(tǒng)一上傳至數(shù)據(jù)庫中保存，即方便了館員對前段工作的總結(jié)，又為領(lǐng)導(dǎo)考查館員的工作狀態(tài)和跟蹤工作任務(wù)進(jìn)展提供了方便的渠道。館員也可以方便的對比彼此之間的工作量和工作狀態(tài)，利于館員自我評定和互相評定，做到了公開和透明。除此之外，該系統(tǒng)還有很多靈活而不失實(shí)用的特色功能，這里就不一一敘述了?？偟恼f來，該系統(tǒng)充分發(fā)揚(yáng)了精確管理思想的核心理念，發(fā)揮了巨大的作用，是成功的典型。
二、基于精確管理的信息反饋與決策
輔助決策是精確管理平臺的重要功能。大到組織的發(fā)展戰(zhàn)略、未來規(guī)劃，小到具體工作事務(wù)的處理，都需要決策者進(jìn)行決策、確定方案或者指導(dǎo)、干預(yù)。精確管理的決策就是借助精確管理平臺的數(shù)據(jù)分析能力，將復(fù)雜的數(shù)據(jù)整理分析，在千頭萬緒中，理出清晰的脈絡(luò)。決策者再以此為參考，制定具體方案，由此規(guī)避決策失誤的風(fēng)險(xiǎn)。精確管理以計(jì)劃、任務(wù)、考核為核心，將戰(zhàn)略分解成若干計(jì)劃、任務(wù)，并在績效的
KPI中集中體現(xiàn)。[5]精確管理平臺有功能條塊的劃分，把員工的工作管理與組織事務(wù)管理區(qū)分開來，使決策者可以在紛繁的管理事務(wù)中理出頭緒，思路清晰的處理員工工作與組織事務(wù)。
基于精確管理思想，圖書館領(lǐng)導(dǎo)在決策中要獲得充分的準(zhǔn)確的信息。主要包含三個(gè)方面：一是，人員的組成。人員的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，這些能一定程度地反映人員的能力、思想理念等個(gè)體差異。人員的優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)、工作狀態(tài)、心理狀態(tài)等信息。在精確管理平臺的幫助下，通過館員的工作日志、BLoG等交流平臺都可以獲得上述信息。圖書館領(lǐng)導(dǎo)就可以據(jù)此來合理安排調(diào)配人力資源，充分發(fā)揮每個(gè)人的最大作用，從而提高整個(gè)組織的人力資源配置效率。二是，館藏資源體系。包括實(shí)體資源(書、刊、報(bào)、專利文獻(xiàn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等實(shí)體文獻(xiàn))、數(shù)字資源(電子書刊、音像視頻、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源等等)。這些資源的利用情況、價(jià)值體現(xiàn)(書刊等實(shí)體資源的數(shù)量、流通閱覽率、更新剔舊頻度，數(shù)字資源的數(shù)量、下載量、瀏覽量、更新量等等)、資金占有率等情況是評價(jià)資源性價(jià)比的基本因素，決定了圖書館資金分配的比例。精確管理平臺通過廣泛的數(shù)據(jù)采集和分析，可以形成詳盡、真實(shí)、直觀的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、線圖等結(jié)果形式，供圖書館決策者參考。
三是，讀者需求。包括讀者的構(gòu)成(學(xué)歷、專業(yè)、科研水平等等)、對圖書館的利用頻次(到館率)、讀者普遍需求等。滿足讀者需求是圖書館存在的價(jià)值所在，因此讀者需求決定了圖書館業(yè)務(wù)工作的走向和重點(diǎn)。根據(jù)讀者的需要開展新的業(yè)務(wù)、提高服務(wù)能力和水平，進(jìn)一步吸引讀者利用圖書館。這樣圖書館的價(jià)值就真正的體現(xiàn)出來，相信這也是每個(gè)圖書館領(lǐng)導(dǎo)希望看到的。
在精確管理平臺的幫助下，圖書館幾乎所有的人員、資源、服務(wù)都盡在決策者的掌握之中。決策者可以根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整整個(gè)圖書館系統(tǒng)，保證了系統(tǒng)的閉環(huán)控制，使整個(gè)圖書館系統(tǒng)保持較高的效率。
三、基于精確管理的執(zhí)行
執(zhí)行是系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的主要過程和手段，是系統(tǒng)運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)。也可以這樣表達(dá)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程就是執(zhí)行。精確管理思想認(rèn)為，過程決定結(jié)果，結(jié)果是過程的必然反映[6]。完善的、合理的、穩(wěn)健的過程，決定了結(jié)果的完美程度。組織的發(fā)展過程就是組織不斷的自我總結(jié)歸納的過程。通過不斷的總結(jié)、積累組織的行為，把這些行為變成組織專門的業(yè)務(wù)過程，最終實(shí)現(xiàn)組織期許的結(jié)果。精確管理平臺的辦公自動化子系統(tǒng)具有下達(dá)指令、監(jiān)督執(zhí)行等功能?；诰_管理平臺，圖書館領(lǐng)導(dǎo)可以方便的下達(dá)指令，同時(shí)也可以方便的實(shí)時(shí)查看工作的進(jìn)程。
在進(jìn)程中，便捷的修改指令，以適應(yīng)實(shí)際情況的變化。這種進(jìn)程監(jiān)控，就是對過程的控制。通過不斷下達(dá)修正指令，修正圖書館的業(yè)務(wù)行為，最終完善成為圖書館業(yè)務(wù)能力。實(shí)際上，過程主要包含三個(gè)方面。一是，決策者根據(jù)系統(tǒng)反饋信息，修正指令以適應(yīng)實(shí)際情況的過程。這個(gè)過程是決策者的決策行為完善的過程，長期積累、總結(jié)歸納后，可以形成圖書館決策的原則，很大程度上提高決策能力。
二是，業(yè)務(wù)工作的過程。這個(gè)過程是業(yè)務(wù)工作自身的客觀需要。任何業(yè)務(wù)工作都有其必然的規(guī)律，工作人員圍繞這個(gè)規(guī)律完成業(yè)務(wù)的過程，也是總結(jié)歸納規(guī)律本身的過程。通過一定時(shí)間的積累，必然會形成符合這個(gè)客觀規(guī)律的業(yè)務(wù)流程規(guī)范。
三是，工作人員的歸納總結(jié)的過程。在業(yè)務(wù)工作的過程中，需要人員發(fā)揮主觀能動性，來探求業(yè)務(wù)工作的規(guī)律，總結(jié)人員自身的行為規(guī)范和準(zhǔn)則。最終這些歸納總結(jié)的結(jié)果就會形成一套專有的業(yè)務(wù)工作規(guī)范，人員也會提高業(yè)務(wù)能力。而這一切的過程，最終影響的是整個(gè)組織要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，是組織系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果。圖書館的現(xiàn)代化建設(shè)也是一個(gè)過程，包含了決策、業(yè)務(wù)和人員三個(gè)方面。這三個(gè)方面是相輔相成的，缺一不可。
四、量化考核體系
精確管理就離不開量化考核。所謂的量化，不是把組織的運(yùn)行結(jié)果用阿拉伯?dāng)?shù)字表示出來，阿拉伯?dāng)?shù)字并不代表量化。量化就是讓組織中的每個(gè)成員都能將他所需要的信息與其他信息區(qū)分開來，無論這個(gè)成員的崗位、素質(zhì)、其所處空間、時(shí)間位置。組織中本來就有以量化形式存在的數(shù)據(jù)，但這不代表實(shí)現(xiàn)了量化控制。
組織中還存在大量非數(shù)據(jù)形式的、模糊的信息，這些信息能否量化、如何量化；組織中各個(gè)職能部門的量化信息能否被及時(shí)獲取。[7]這是量化的關(guān)鍵。圖書館工作量化的道理是相通的。很多數(shù)據(jù)例如：藏書量、電子資源量、網(wǎng)站點(diǎn)擊量、讀者接待量、電子資源下載量等等都是直接以數(shù)據(jù)的形式反映的，不存在量化的問題；但是有些數(shù)據(jù)是沒辦法量化的，例如：讀者咨詢。讀者咨詢的方式、途徑很多，沒有固定的時(shí)間和地點(diǎn)，特別是網(wǎng)絡(luò)全方位融入日常工作生活以后，通過網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行咨詢的讀者就更多。讀者咨詢的問題也千差萬別，有的是簡單的咨詢，比如：某個(gè)書庫藏書的類別或者某個(gè)類別的藏書在哪個(gè)書庫等；有的是事務(wù)方面的咨詢，可能會復(fù)雜一點(diǎn)；有的是專門的咨詢，通常都是信息檢索方面的問題。
面對各種各樣的咨詢，工作人員不可能把所有的咨詢都記錄下來，有些確實(shí)沒有價(jià)值(比如問路)。那么這項(xiàng)工作的量化就需要具體考量，先要確定一個(gè)判斷咨詢問題價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，然后在根據(jù)其價(jià)值來決定是否有記錄的必要。這樣就實(shí)現(xiàn)了咨詢工作的合理量化。量化的目的是為了根據(jù)量化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。但是圖書館不同部門間工作性質(zhì)存在很大差異，考核必須考慮到這種差異。不同部門要有不同的考核辦法，不同圖書館的業(yè)務(wù)和部門設(shè)置也存在差別，怎樣做到考核的合理化，就要靠領(lǐng)導(dǎo)者的智慧。
圖書館為讀者提供的是服務(wù)，不同業(yè)務(wù)部門提供的服務(wù)不同。因此，量化考核要從總體上區(qū)分層次，不同層次的確立相應(yīng)的考核辦法。圖書館服務(wù)大體上可以分為三個(gè)層次：一是，重復(fù)性勞動，例如：借書還書、圖書上架、讀者上機(jī)等等。這一層次對應(yīng)的服務(wù)基本上都直接面對讀者，尤其是學(xué)生讀者。由于學(xué)生讀者群體龐大，工作人員要大量進(jìn)行重復(fù)性的勞動，量化考核標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以數(shù)量為基準(zhǔn)，輔以服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度等標(biāo)準(zhǔn)。二是，編目、分類等工作。這類工作，直接的對象是書刊等，其自身具有重復(fù)性勞動的特點(diǎn)，又兼具技術(shù)性，是圖書館工作中重要的基礎(chǔ)工作，對館員的業(yè)務(wù)技術(shù)水平要求較高。對這類工作考核應(yīng)以數(shù)量和質(zhì)量為基準(zhǔn)。三是，參考咨詢或者稱為學(xué)科館員工作。這個(gè)層次的工作，主要面向具有一定科研能力和信息資源需求的高級讀者，讀者量不多，但需求多，需求層次高。這個(gè)層次的服務(wù)更能體現(xiàn)圖書館信息資源中心的地位和價(jià)值，做好此類工作更容易提升圖書館的地位，改善圖書館的形象。這個(gè)層次的考核應(yīng)以服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度和數(shù)量等因素為基準(zhǔn)。
五、圖書館實(shí)施精確管理的具體實(shí)效
圖書館實(shí)施精確管理的具體效果還是非?？上驳?。主要可以概括為三個(gè)方面：
(一)管理水平
管理水平體現(xiàn)了一個(gè)組織的效率。實(shí)行精確管理后，圖書館的管理水平大幅度提高。在管理指令下達(dá)、過程控制等方面，充分體現(xiàn)了精確管理的高效率。各個(gè)管理層信息流動更加規(guī)則；信息傳遞過程更加穩(wěn)定高效；信息表達(dá)的精確程度大大提高。極大的減少了管理工作中因信息不暢帶來的諸多混亂。
圖書館系統(tǒng)的綜合效率顯著提升，部門間推諉扯皮等不良現(xiàn)象明顯減少，為圖書館這個(gè)有機(jī)整體注入了活力。
(二)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與人才培養(yǎng)
精確管理引入圖書館后，每個(gè)館員都能通過精確管理平臺交流能力獲知自身和其他相關(guān)人員的情況，對自身的業(yè)務(wù)能力和水平做出正確的判斷，進(jìn)而擺正自己的位置。通過館員間的自我對比，館員們不再人浮于事，轉(zhuǎn)而努力提高自身修養(yǎng)，積極參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，展開了自發(fā)性業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，建立了良性的競爭機(jī)制?？梢赃@樣定論，精確管理的引入，改造了圖書館的團(tuán)隊(duì)，配合合理的激勵(lì)制度，極大的提高了圖書館的凝聚力。同時(shí)，各個(gè)崗位、各種業(yè)務(wù)人才不斷涌現(xiàn)，圖書館貯備了豐厚的人才基礎(chǔ)，進(jìn)一步厚積薄發(fā)，大力開展新業(yè)務(wù)、拓展服務(wù)范圍。
(三)圖書館形象改善和地位的提高
由于服務(wù)能力和水平的提升，服務(wù)范圍的擴(kuò)大，圖書館對高校整體的科研和教學(xué)支持能力得到充分體現(xiàn)?？蒲信c教學(xué)單位也改善了對圖書館的態(tài)度，進(jìn)一步扭轉(zhuǎn)了對圖書館過往的印象與認(rèn)識，對圖書館的相關(guān)工作的配合也積極起來。圖書館在經(jīng)費(fèi)申請、人事編制申請等方面阻力越來越小。最主要的原因，就是對圖書館投入能夠看到明顯的效果，這種價(jià)值不言而喻。沈陽師范大學(xué)圖書館就是明顯了例證。該館2008年的設(shè)備經(jīng)費(fèi)占全校設(shè)備經(jīng)費(fèi)總額的70％，而其他教學(xué)、科研單位對此也無怨言。這樣成績的取得，是該館經(jīng)過幾年努力，從學(xué)科館員工作到嵌入式教學(xué)，一項(xiàng)一項(xiàng)、一步一步走出來的成果。這是高校圖書館形象和地位的代表。