精益辦公--消除數(shù)據(jù)處理過程中的浪費
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精益生產(chǎn)的運用除了在辦公室實施５Ｓ管理外，消除辦公流程中也存在七種浪費是精益辦公的精髓，其中過量生產(chǎn)也是常見的浪費之一．這段時間和一些企業(yè)開展精益辦公的課題，其中談到一些很有意思的案例．就以數(shù)據(jù)處理為例吧.
有人需要用數(shù)據(jù)做一份報告,于是向相關(guān)單位索取數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)上報之后發(fā)現(xiàn)竟然是如此一大堆,典型的過量生產(chǎn),只好埋頭收尋了.費了九牛二虎之力總算提煉出來一些,但好象還不夠,向有關(guān)單位再要吧.這一來一回除了損失效率之外,寫報告的流程好象很長了,領(lǐng)導(dǎo)要生氣了!為了能在規(guī)定的時間上交報告,只好把準(zhǔn)備時間提前,規(guī)定相關(guān)單位提交數(shù)據(jù)的時間提前,但往往那時那些單位的數(shù)據(jù)還沒有完成或不完整,結(jié)果就是這種往返的過程增加了.
如果在收集數(shù)據(jù)的時候能提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式,一方面可以避免相關(guān)單位提供過量數(shù)據(jù)(額外的工作量來提供盡可能多的數(shù)據(jù)),另一方面可以減少這種往返的工作(返工的浪費).如果能在收集數(shù)據(jù)之前進(jìn)行充分的溝通,說明數(shù)據(jù)的用途,那提供數(shù)據(jù)的人應(yīng)該可以更準(zhǔn)確的提供數(shù)據(jù),減少缺陷的損失.
除此之外,在數(shù)據(jù)處理過程中還有一個典型的問題--作為下屬單位,很多部門可能向他們要數(shù)據(jù),每個部門需要的數(shù)據(jù)都有些差異,因此每次都需要專門應(yīng)對,比如設(shè)計不同的表頭來收集數(shù)據(jù).其實在這些部門需要的數(shù)據(jù)中有些只是說法不一樣但內(nèi)容是一樣的,當(dāng)然也有些不一樣,而在不同的數(shù)據(jù)收集過程中出現(xiàn)大量重復(fù)勞動;或者是出現(xiàn)另一種現(xiàn)象,A和B都向C部門要數(shù)據(jù),但A是向C部門的王先生要的,B是向C部門的王小姐要的,雖然這些數(shù)據(jù)可能有很多重復(fù),但王小姐和王先生都各自處理了一遍;這些應(yīng)該都可以看作是過量生產(chǎn)的浪費.
數(shù)據(jù)處理在辦公流程中大量存在,如果這個過程能夠更規(guī)范一些,那效率將大大提高,流程將大大縮短,浪費將大大的減少.
其實數(shù)據(jù)處理完之后還有浪費,寫報告的人花了很多經(jīng)歷,作出了一份很漂亮的報告,結(jié)果老板看著皺眉頭,因為花了很長時間看,他想要關(guān)注的可能只是其中的一兩個重點,雙方都浪費時間.尤其是在一些大型國有企業(yè),據(jù)說在報告的開篇總是要繳盡腦汁的歌功頌德,從國家形勢到政府政策到領(lǐng)導(dǎo)英明到大家團(tuán)結(jié)上下齊心.