精益辦公之訂單處理流程優(yōu)化
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為了在一家大型上市公司的年中總結(jié)會議中講解精益管理，用了兩天的時間調(diào)研該公司的業(yè)務(wù)流程，也算有點(diǎn)眉目，除了能夠在課堂中探討該公司的精益運(yùn)營模式，也讓我自己對貿(mào)易型業(yè)務(wù)模式有了更進(jìn)一步的認(rèn)識和思考，相比之下，我學(xué)到得可能比他們多。
一家大型國有企業(yè)，其業(yè)務(wù)包含貿(mào)易、制造、物流等模塊，而且貿(mào)易是其核心的部分，在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，在其業(yè)務(wù)訂單意向到發(fā)貨或者貨款回收的周期中，從客戶訂單意向到與客戶簽訂合同周期時間（稱之為訂單處理）就占了非常重要的一部分，因此把訂單處理流程的精益方式作為此次課堂闡述的重點(diǎn)之一。
客戶需求與業(yè)務(wù)人員初步達(dá)成意向后，業(yè)務(wù)人員需要就意向內(nèi)容能否成交向有關(guān)部分協(xié)商，這部分稱之為訂單審核流程，協(xié)調(diào)部門包括生產(chǎn)單位、商務(wù)部門、法務(wù)部分、財(cái)務(wù)部等，生產(chǎn)單位主要評估交付時間是否能達(dá)成，商務(wù)部分評估相關(guān)條款是否規(guī)范，法務(wù)部分評估是否符合法律法規(guī)要求，財(cái)務(wù)部門評估客戶信用等級。協(xié)調(diào)過程中經(jīng)常出現(xiàn)人員在不在，有沒有時間立即處理，需要更多的資源綜合評估等，過程中出現(xiàn)最多的可能是尋找（找人）和等待的浪費(fèi)，涉及部門或人員越多，流程越長。
訂單審核流程之后是訂單審批流程，又涉及到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字過程，其中一部分問題和訂單審核流程一樣，更典型的問題出現(xiàn)在訂單審批流程中就是經(jīng)常出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室或者是出差，以至于有時候一張訂單需要等待好長的時間，如果急也只能是干著急啊。
對于等待領(lǐng)導(dǎo)的問題可能比較好解決，比如在摩托羅拉就有很好的授權(quán)制度，當(dāng)某位主管不在公司時，就會發(fā)出一個授權(quán)郵件信息給相關(guān)部門，不會因此影響正常業(yè)務(wù)流程。
但授權(quán)之后流程周期還是很長，有沒有更好的解決方案呢？用精益的原則思考應(yīng)該是能不能不要做？訂單審核和訂單審批流程就取消，我們可以思考以下問題：
1.分析為什么需要這些流程、目的是什么？
2.除了這種業(yè)務(wù)流程方式有沒有其它的方式也可以達(dá)成目的？
這些流程主要的目的或許有兩個:1生產(chǎn)部門主要考慮能力和交貨期能否滿足顧客需求；2業(yè)務(wù)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)主要考慮內(nèi)容和條款是否能夠符合公司相關(guān)規(guī)定。
首先我在互聯(lián)網(wǎng)中找到了靈感，經(jīng)常在注冊和申請過程中不能成功，因?yàn)槟稠?xiàng)填寫信息不符合其要求，這是一種典型的
防錯法。如果能把這種方法運(yùn)用到訂單處理流程中，如果業(yè)務(wù)人員所填信息不能符合公司相關(guān)要求就不能進(jìn)入下一步，合同條款不符合規(guī)定就不能打印出合同，非生產(chǎn)業(yè)務(wù)部分的審核環(huán)節(jié)就可以大量減少，流程周期將大大縮短，同時工作效率將大幅提高。
而生產(chǎn)部門的審核我想到了一種訂單處理系統(tǒng)，這是由GR的系統(tǒng)中的顧問時間表，全球有很多顧問，每個顧問某個時間在哪里都很清楚，業(yè)務(wù)人員根據(jù)這個時間表就可以與客戶直接確定合同時間，如果能演變成工廠訂單處理系統(tǒng)：
訂單分配跟蹤系統(tǒng)能夠顯示幾個月每個工廠的能力和訂單匹配信息，在業(yè)務(wù)單位一列中顯示工廠單位和每天的能力，每一個日期格中可輸入和查看訂單信息，不用顏色代表不同的狀態(tài)（如圖中說明）。業(yè)務(wù)人員在與客戶洽談中能實(shí)時查看最新信息，自行按排訂單排成（前提是所有業(yè)務(wù)人員必須遵循小批量均衡排程原則）對客戶要求作出立即回應(yīng)。同時工廠也不需要很多精力來應(yīng)付多個業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)工作。
對于新客戶，公司還沒有相關(guān)信息標(biāo)準(zhǔn)的，可以成立訂單審核小組，以單件流作業(yè)方式迅速處理，而非部門職能模式。（如圖辦公流程中的單件流模式）
訂單處理速度和周期應(yīng)該是或者將成為貿(mào)易公司的核心競爭力之一，雖然很多客戶目前必須忍受大公司的所未正規(guī)的流程運(yùn)作的長周期，但客戶可以一直忍嗎？
精益的結(jié)果就是既正規(guī)又迅速，讓大公司也擁有中小企業(yè)的靈活性。