如何做好設(shè)備采購管理工作?
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設(shè)備采購中，即時(shí)采購成本，也就是單件購買成本，因?yàn)閿?shù)額一般較大，而且是一次性開支，往往很受關(guān)注；而采購之后使用成本，因?yàn)槭墙?jīng)常性開支，每次開支相對即時(shí)成本并不很大，往往得不到足夠重視。此外，采購成本和使用成本的負(fù)責(zé)部門可能不同，“鐵路警察，各管一段”，部門利益驅(qū)動下，有意無意地做出“一葉障目，不見森林”的決策，也屢見不鮮。
設(shè)備的使用成本與其使用過程、使用壽命密切相關(guān)，其成本構(gòu)成是多方面的，包括維修、耗材、耗電以及操作人員成本等。例如對專用設(shè)備復(fù)印機(jī)或打印機(jī)而言，就有紙張、碳粉或墨盒、耗費(fèi)電能、維修服務(wù)成本以及專職操作人員的工資等使用成本；對專業(yè)設(shè)備鍋爐、儀器而言，有耗材、耗能、維修及專職人員的工資等使用成本。而使用成本在設(shè)備采購后發(fā)生，在使用壽命內(nèi)隨即發(fā)生，并未計(jì)入即時(shí)采購成本，采購人習(xí)慣性地在其它費(fèi)用中列支，通常發(fā)生次數(shù)頻繁但金額較小，往往不為人所注意。不過“小刀子割死人”，長期累積，相當(dāng)可觀。
作為采購人，切不可顧此失彼，撿了芝麻丟了西瓜，僅僅局限于節(jié)約一次性單個(gè)實(shí)體采購成本，而應(yīng)著眼于設(shè)備的全壽命成本控制。作為采購的監(jiān)管部門，也要站在全局高度，綜合研究采購成本體系，建立健全的采購成本控制平臺，把握好采購后的使用成本，真正將設(shè)備的價(jià)值和使用價(jià)值融為一體，以節(jié)約采購成本，提高資金使用效率。
此外，在實(shí)際的比價(jià)中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)都是自己的格式，同樣一個(gè)產(chǎn)品，各個(gè)供應(yīng)商對其的分解都不一樣，很多部件叫法也不一樣。做為采購人，這種情況該怎么辦呢？
一 學(xué)習(xí)些有關(guān)所設(shè)備的基本技術(shù)，了解設(shè)備的組成，比如除塵器，主要是鋼結(jié)構(gòu)（特別是靜電除塵器），儀表（壓力，差壓，溫度，液位，煙氣濃度等），管道部件（閥門，管道）以及設(shè)備的核心部件。這些知識可以通過多查詢產(chǎn)品資料，多與不同公司的資深
銷售人員溝通，不恥下問，必能有所收獲。
二 做好對項(xiàng)目的前期整體把握，做好準(zhǔn)備。可考慮從以下一些方面著手：
1 預(yù)先閱讀、了解可行性報(bào)告、進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目定位等基礎(chǔ)資料；
2 閱讀技術(shù)交底資料，圈定看不懂的專業(yè)名詞、參數(shù)，通過技術(shù)人員、網(wǎng)絡(luò)事先進(jìn)行初步了解和有針對性的學(xué)習(xí)；
3 大型工程項(xiàng)目設(shè)備通常采用招投標(biāo)，招標(biāo)前，采購可能有很多機(jī)會接觸到廠商的產(chǎn)品介紹以及到工廠考察。采購可在此環(huán)節(jié)帶著問題上門考察，這樣往往不虛此行。
三 規(guī)避報(bào)價(jià)中的風(fēng)險(xiǎn)
1 統(tǒng)一商業(yè)條款：采購可要求供應(yīng)商采用統(tǒng)一商業(yè)條款，如CIF XX報(bào)價(jià)/付款周期 T/T 60天等。
2 明確告知所有供應(yīng)商的具體需求時(shí)間、數(shù)量、安裝及售后要求等，以保證了價(jià)格的可比性（apple to apple comparison）。如對所采購的產(chǎn)品不了解，又是第一次買這類東西，可先找?guī)准冶容^知名的廠家來談技術(shù)問題，搞清設(shè)備主要成本構(gòu)成（cost driver），然后根據(jù)情況把報(bào)價(jià)表分成幾大部分詢價(jià)。比如除塵器可以分為儀表、鋼結(jié)構(gòu)、管道、核心等部分。如果詢價(jià)單（RFQ）是按以上要求做好的，供應(yīng)商按照同樣格式去報(bào)價(jià)，那么，多份報(bào)價(jià)就容易逐項(xiàng)對比，采購方的決策就相對容易了。
對讓設(shè)備采購，還有一個(gè)行業(yè)通病：預(yù)算資金常常不能及時(shí)到位，可進(jìn)度又一定得確保。這就如一位同行形容說，設(shè)備采購其實(shí)是一項(xiàng)帶著鐐銬跳舞的工作。這樣的情況下怎么辦呢？采購需要事先了解公司內(nèi)的資金計(jì)劃，然后確定合同付款方式，事前慎重考慮，事中嚴(yán)格執(zhí)行。盡量兼顧供應(yīng)商利益，供應(yīng)商也會盡量配合保證設(shè)備和項(xiàng)目的如期交付。